Вопрос: Как при внедрении электронного документооборота оформить передачу полномочий на право подписи первичных документов электронной подписью материально ответственному лицу? Нужно ли вносить изменения в кадровые документы?(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2023)Доверенность оформляется в соответствии с требованиями ГК РФ. Ее представляют в том числе в электронной форме в машиночитаемом виде с соблюдением Единых требований к формам доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи, утвержденных Приказом Минцифры России от 18.08.2021 N 857 (далее — Единые требования). Операторы государственных и муниципальных информационных систем, для использования в которых представляются документы, могут размещать на своих сайтах формы доверенностей. Банк России, а также Федеральная нотариальная палата могут разместить на своем сайте формы для использования отдельными лицами. В этих случаях доверенность должна им соответствовать. Если формы не определены и не размещены, доверенность следует составить по форме, размещенной Минцифры России на Едином портале госуслуг (ч. 1 ст. 17.5 Закона N 63-ФЗ).
Что такое классификатор полномочий?
В машиночитаемой доверенности нужно указать полномочия сотрудника. Например, тендерному специалисту будут нужны полномочия по участию в закупках, а юристу — по взаимодействию с налоговой. У каждого сотрудника может быть свой набор. А можно доверить сразу все полномочия. Они прописаны в классификаторе. Частично он уже размещен в Единой системе нормативной справочной информации. Но Минцифры его еще дополняет. Когда будет готова финальная версия, неизвестно. Но если в классификаторе пока нет полномочий, например, по участию в торгах, то и создать МЧД с такими полномочиями не получится.
Внутри организации можно создать свой классификатор для внутреннего ЭДО и обмена документами с контрагентами.
Чтобы подписать документ от имени компании или предпринимателя, сотрудник должен использовать свою электронную подпись. К подписанному документу нужно приложить машиночитаемую доверенность.
Если у компании большой документооборот, не обязательно прикладывать доверенность к каждому пакету документов. Можно подписать соглашение с контрагентом о том, что достаточно сделать это один раз. И указать, в какой системе хранится доверенность и как ее найти.
1. С сентября 2023 года сотрудники организаций и предпринимателей должны подписывать документы своей электронной подписью, а не подписью организации или ИП. Для этого нужна машиночитаемая доверенность.
2. Машиночитаемую доверенность должно подписать лицо, которое может действовать без доверенности от имени юридического лица, или предприниматель.
3. Машиночитаемую доверенность можно не прикреплять к каждому пакету документов, подписанных электронной подписью. Достаточно заключить соглашение с контрагентом о том, в какой системе хранится доверенность.
Электронная подпись для любых задач
В комплекте сертификат, сертифицированный токен и лицензия КриптоПро — все, что нужно для работыЗаказать подпись
Доверенность на получение электронной цифровой подписи
Необходимость в предоставлении доверенности при получении электронной подписи (ЭП) указана в ст. 18 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи». Для получения сертификата ключа проверки электронной подписи в УЦ ООО «Такском», необходимо предоставить:
- доверенность пользователя удостоверяющего центра, за исключением случаев, когда обращается лицо, имеющее право действовать без доверенности от имени юридического лица (руководитель организации);
- доверенность на получение ключей электронной подписи и сертификата
- ключа проверки электронной подписи, кроме случаев, если в УЦ обращается лично владелец сертификата (то есть лицо, на чье имя выдан сертификат ключа проверки электронной подписи).
Доверенность должна содержать следующие обязательные реквизиты:
- указание наименования документа — «Доверенность»;
- место и дату совершения доверенности;
- полное наименование организации, включая организационно-правовую форму;
- должность руководителя юридического лица или уполномоченного сотрудника;
- фамилия, имя, отчество руководителя юридического лица или уполномоченного лица и основание его полномочий;
- фамилия, имя и отчество человека на которого оформляется доверенность;
- удостоверение подписи поверенного, если доверенность выдается для получения ЭП;
- срок действия доверенности;
- подпись лица, внесенного в сертификат ЭП.
Доверенность необходимо заверить подписью руководителя и печатью организации.
Если документы подписало уполномоченное лицо, действующее на основании доверенности (передоверие) или иного документа, подтверждающего его полномочия, необходимо предоставить заверенную копию данного документа. В том случае, если индивидуальный предприниматель действует без печати, копии подтверждающих документов и доверенность полномочного представителя необходимо заверить нотариально. Проект доверенности мы отправляем вам при получении сертификата. Комплект документов, включающий доверенность, приходит на ваш абонентский ящик или электронный адрес контактного лица, вместе с памяткой с описанием дальнейших действий.
(введена Федеральным законом от 27.12.2019 N 476-ФЗ)
1. Указанные в статьях 17.2, 17.3 настоящего Федерального закона доверенности оформляются в соответствии с требованиями Гражданского кодекса Российской Федерации. Доверенность представляется в том числе в электронной форме в машиночитаемом виде в соответствии с формами доверенностей, которые могут быть определены и размещены на официальных сайтах операторами государственных и муниципальных информационных систем, для использования в которых представляются документы, Центральным банком Российской Федерации на официальном сайте Центрального банка Российской Федерации в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» в отношении доверенностей, выдаваемых кредитными организациями, операторами платежных систем, некредитными финансовыми организациями и индивидуальными предпринимателями, осуществляющими виды деятельности, указанные в части первой статьи 76.1 Федерального закона от 10 июля 2002 года N 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)», кредитными рейтинговыми агентствами, бюро кредитных историй, лицами, осуществляющими актуарную деятельность, а также Федеральной нотариальной палатой на официальном сайте Федеральной нотариальной палаты в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» в отношении доверенностей, удостоверенных нотариусами. Если формы доверенностей не определены и не размещены, применяется форма доверенности, формируемая и размещаемая уполномоченным федеральным органом на едином портале государственных и муниципальных услуг. Указанные формы доверенностей должны соответствовать единым требованиям, устанавливаемым уполномоченным федеральным органом. Полномочия, удостоверенные такими доверенностями, определяются в соответствии с классификатором полномочий, указанным в статье 17.1 настоящего Федерального закона. Федеральные органы исполнительной власти, являющиеся операторами федеральных государственных информационных систем, вправе определить дополнительные требования к предоставлению доверенностей в электронной форме при функционировании таких федеральных государственных информационных систем.
(часть 1 в ред. Федерального закона от 14.07.2022 N 339-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
2. Организационно-технические требования к порядку хранения, использования и отмены указанных в статьях 17.2 и 17.3 настоящего Федерального закона доверенностей устанавливаются Правительством Российской Федерации.
Машиночитаемые доверенности должны были стать обязательными с 1 января 2022 года. Но власти отложили изменения — правила вступят в силу в 2023 году. В 2022 году руководители организаций и сотрудники могут использовать машиночитаемые доверенности по желанию. Это так называемый переходный период.
Что известно на декабрь 2022 года
Использование МЧД станет обязательным с 1 января 2023 года, утвержден законопроект о продлении переходного периода до 31 августа 2023 года
В статье расскажем, кому нужна машиночитаемая доверенность, как ее создать и использовать. Правила будут актуальны с 2023 года, но начать готовиться к изменениям лучше уже сейчас.
В 2022 году у сотрудников будет два варианта, как получить подпись, чтобы подписывать документы организации.
- По-старомуСотрудники подписывают документы электронной подписью, которая получена на организацию.
Владельцы сертификата такой подписи — юридическое лицо и сотрудник, который действует по обычной бумажной доверенности. - По-новомуСотрудник получает подпись на свое имя как физическое лицо. Машиночитаемая доверенность передает ему право подписывать документы организации своей подписью физического лица. Такие документы будут действительны.
Такая схема подойдет для работы в офисе и удаленно.
Чтобы получить подпись, сотрудники могу обратиться в любой аккредитованный удостоверяющий центр. Продлевать уже выпущенные подписи удобно в корпоративном удостоверяющем центре. Также в сервисе можно следить за сроками действия сертификатов и вести реестр выданных подписей сотрудникам.
Специалисты на аутсорсе, которые официально не трудоустроены в организации, тоже могут действовать от лица компании по МЧД. Для этого им нужна электронная подпись физического лица и МЧД, подписанная руководителем организации, от лица которой действует специалист.
Требования к машиночитаемым доверенностям определены Приказом Минцифры России. Документ вступит в силу с 1 января 2022 года. Самые важные положения:
- Формат доверенности — XML. Это означает, что система, в которую загружается такая доверенность, должна поддерживать автоматизированную обработку данных.
- Руководитель организации или предприниматель должны подписать машиночитаемую доверенность своей электронной подписью.
- Система, в которой создается доверенность, должна давать возможность отозвать ее. Это может сделать руководитель организации или предприниматель.
- Форма машиночитаемой доверенности будет устанавливаться государственными и муниципальными системами, в которые возможно загрузить документы. Если они не установят правила, нужно применять форму, размещенную на Едином портале государственных и муниципальных услуг.
Доверенность на получение сертификата электронной подписи (образец)
Доверенность потребуется только в случае, если в сертификат вносятся сведения о представителе юридического лица, не являющемся его руководителем.
Доверенность должна содержать информацию о:
- Компании-владельце ЭЦП: название, адрес, ИНН, телефон.
- Физлице-получателе ЭЦП: паспортные данные, адрес проживания, образец подписи.
- Полномочиях доверенного лица.
- Сроках действия доверенности.
- Дате выдачи, подписи (печати при наличии) доверителя.
Применение доверенностей с электронной подписью
Подборка наиболее важных документов по запросу Применение доверенностей с электронной подписью (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Формы документов
Статья: Внедрение инструментов цифрового права в предпринимательскую деятельность в России(Токар Е.Я.)(«Право и цифровая экономика», 2019, N 3)Наряду с указанными формами допустимо в конструкции представительства применение доверенности, удостоверенной посредством электронной подписи. В пункте 1 ст. 6 Федерального закона «Об электронной подписи» содержится следующее положение: «Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе».
Нормативные акты
Электронный документооборот (ЭДО) пришел на смену бумажных носителей информации и находит всё большее применение. Для наделения электронных документов юридической силой их необходимо заверять электронно-цифровой подписью (ЭЦП).
ЭЦП — это сведения о подписанте, присоединяемые к подписываемой информации. Документ, скрепленный ЭЦП, равнозначен бумажному, завизированному подписью (и печатью).
Выделяют 2 вида ЭЦП: простую и усиленную (она подразделяется на неквалифицированную и квалифицированную).
Простая подпись — это подпись, содержащая последовательность символов и паролей.
Неквалифицированная подпись генерируется при помощи криптографического преобразователя информации и позволяет определить подписанта, а также выявить, изменялся ли документ после подписания или нет.
Квалифицированная подпись обладает всеми свойствами неквалифицированной, но в обязательном порядке выдается вместе с сертификатом ключа проверки ЭЦП.
Подробнее об ЭЦП узнайте в статье «Какая ЭЦП подходит для использования юридическим лицом?».
Квалифицированная подпись соответствует подписи владельца ЭЦП и печати предприятия, простая и неквалифицированная — только визе подписанта.
Получить ЭЦП можно в удостоверяющем центре (УЦ), в территориальном отделе Федерального казначейства (для участия в госторгах), в личном кабинете налогоплательщика (для физлиц), на портале госуслуг.
ВНИМАНИЕ! С 2022 года квалифицированные ЭЦП от имени компании можно оформить бесплатно, но только в ФНС и нескольких доверенных центрах. На новый порядок можно было перейти досрочно с 01.07.2021. Параллельно до конца 2021 года действовал прежний порядок выдачи подписей юрлицам в коммерческих удостоверяющих центрах (но только в тех, которые прошли аккредитацию в 2021 году). ЭЦП, полученные в аккредитованных центрах, действительны до окончания их срока действия. Квалифицированные сертификаты удостоверяющих центров, не прошедших аккредитацию в 2021 году, были действительны до 31.12.2021 (если аккредитация или срок действия сертификата не кончились раньше). С 1 июля 2021 года такие удостоверяющие центры не могут выдавать сертификаты ключа проверки.
Подробнее о новшествах, действующих с июля 2021 года и в течение 2022 года, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный демо-доступ бесплатно.
Алгоритм получения ЭЦП для работы на сайте госуслуг узнайте в материале «Как получить электронную подпись для портала госуслуг?».
С 01.07.2021 получить ЭЦП для юрлица может только директор или ИП лично придя в УЦ или в УЦ ФНС с паспортом. По доверенности такую подпись никому не выдадут.
Обычные работники смогут подписывать служебные документы личными электронными подписями по доверенности от организации. Личные подписи физлица смогут получить в коммерческих удостоверяющих центрах.
То есть подпись сотрудника будет сопровождаться машиночитаемой доверенностью. Это значит, что при каждом подписании документа работник должен прикладывать отдельный файл доверенности, и только после этого легитимно совершать действия по подписанию. Каждая машиночитаемая доверенность при этом заверяется сертификатом электронной подписи юридического лица — то есть, по сути, директором компании. Получается, что сотрудник сможет использовать в работе личную электронную подпись, а мандатом на право действовать от имени организации станет машиночитаемая доверенность. Аналогичным образом — с помощью машиночитаемой доверенности — смогут подписывать отчетность организаций бухгалтеры-аутсорсеры. Для этого у них также должны быть своя ЭЦП.
Для получения сертификата ключа проверки ЭЦП в УЦ необходимо предоставить пакет бумаг, включающий:
- Копию паспорта, ИНН, СНИЛС лица — владельца ЭЦП.
- Заявление на получение ЭЦП.
- ИНН организации.
- Выписку из ЕГРЮЛ (ЕГРИП).
- Документ, подтверждающий полномочия владельца ЭЦП подписывать документы (доверенность/приказ о праве подписи и т. п.).
Получить сертификат проверки может владелец ЭЦП лично или его представитель, уполномоченный совершать юридически значимые действия доверенностью.
Где работает машиночитаемая доверенность?
На данный момент МЧД принимают только сервисы ФНС России и ФСС. Налоговая работает по правилам, утвержденным в Приказе от 30.04.2021. ФСС опубликовал правила работы с МЧД на сайте. Остальные госпорталы, электронные торговые площадки и системы, которые принимают документы, подписанные электронной подписью, должны настроить функционал для приема МЧД до 1 января 2023 года, утвержден законопроект о продлении переходного периода до 31 августа 2023 года. Правило относится, в том числе, к ЭДО.
Для обмена документами с контрагентами, МЧД можно создать в сервисе оператора ЭДО.
Если система еще не принимает МЧД, рекомендуем работать с электронными подписями, выпущенными на сотрудников организации и бумажными доверенностями.
Генеральный директор компании или предприниматель должен создать машиночитаемую доверенность в формате XML. Это можно сделать в конструкторе документов 1С или в системе ЭДО.
Если система, куда вы будете загружать документы, подписанные электронной подписью, не поддерживает автоматическую обработку машиночитаемых доверенностей и визуализацию данных, вероятно, нужно использовать доверенность в формате PDF.
Готовую доверенность нужно подписать электронной подписью руководителя организации или предпринимателя в формате XMLDSIG. Руководитель может выдать неограниченное число доверенностей. Срок каждой не должен превышать три года. Конкретный срок действия указывается в доверенности.
- Наименование документа.
- Сведения о доверителе: предпринимателе или организации.
- Сведения о сотруднике, которого наделяют полномочиями.
- Дата выдачи.
- Срок действия.
- Перечень полномочий сотрудника, которые он вправе осуществлять от имени организации или предпринимателя.
- Коды полномочий из классификатора полномочий или их текстовое описание.
- Сведения об информационной системе,в которой хранится информация о досрочном прекращении действия доверенности.
- Номер доверенности;
- Указание на возможность передоверия.
- Электронная подпись, которой подписана доверенность.
- В какую систему будет загружаться доверенность — указывается по желанию.
Итоги
Для получения сертификата ключа проверки ЭЦП в УЦ нужно предоставить полный пакет документов, включающий доверенность на электронную подпись — образец ее, представленный в нашей статье, вы можете использовать для заполнения собственной документации.
