Акт о несоответствии веса поставленного товара

Согласно ст. 506 ГК РФ, при заключении договора поставки продавец обязуется передать товар покупателю в сроки, прописанные в договоре. Договор также определяет ассортимент, количество и качество товара. Однако при приёмке товара могут возникать случаи, когда обнаруживаются расхождения с условиями договора или данными, указанными в сопроводительных документах.

Электронный документооборот с контрагентами — обыденность для многих компаний. В основе трафика между бухгалтериями организаций сейчас лежит обмен первичкой. А вот один из часто используемых документов — акт о расхождениях при приемке товарных материальных ценностей — до сих пор оформлялся в бумаге.

Вместе с бизнес-аналитиком Synerdocs Рушаной Губаевой разбираемся, в связи с чем был утвержден электронный формат документа, и какие возможности для бизнеса он открыл.

Если при поставке товара нашли в заказе расхождения по качеству или количеству, заполняется форма ТОРГ-2. Образец заполнения 2023 и бланк — ниже на странице.

Скачать бесплатно в excel

Форма ТОРГ-2 — это юридическое основание для предъявления претензий поставщику. Отнеситесь к ее заполнению внимательно. Смотрите наш образец акта по форме ТОРГ-2 — в нем цветом выделены все обязательные поля и графы.

Разберем, когда надо заполнять форму ТОРГ-2. Вначале укажите:

• Сведения о компании, которая принимает товар: название, адрес, реквизиты, вид деятельности.
• Номер акта и дату составления.
• Место приемки: адрес получения товара, дату привоза. Здесь же надо указать способ вызова представителя поставщика.

Далее унифицированная форма ТОРГ-2 должна содержать:

• Информацию о документах, на основании которых привезли товар: сведения о договоре, номер счета-фактуры и т.д.
• Способ доставки.
• Дату отправления.

Смотрите наш актуальный в 2023 году образец заполнения ТОРГ-2 — не ошибетесь при заполнении. Далее разберем, как заполнять вторую часть документа — таблицу. В ней укажите:

• Информацию о грузе: оттиск, количество мест.
• Вид упаковки: ящик, контейнер и т.д.
• Название товара.
• Данные о весе ТМЦ: единица измерения, брутто / нетто.

Если есть дополнительные сведение о товара, впишите их в последний столбик.

Далее в унифицированной форме ТОРГ-2 идет еще одна таблица, в которой отмечают информацию о расхождении. Здесь надо перечислить реальные характеристики товара и те, которые указаны в сопроводительных документах.

Затем идет таблица, в которой нужно подробно описать товар:

• название,
• номер места в транспортном средстве,
• единицу измерения,
• сорт, количество, артикул,
• цену за единицу и общую сумму.

На третьей странице документа указывают:

• сведения об условиях хранения и перевозке, например, температуру, влажность и т.д.,
• данные о состоянии упаковки,
• дату, в которую открыли упаковку,
• информацию о проверке: выборочная или полная.

Смотрите наш образец заполнения акта ТОРГ-2: в накладную вписаны все необходимые данные.

Образец заполнения ТОРГ-2 при браке

Если вы нашли брак, информацию о нем надо вписать в специальную таблицу. В ней же указывают сведения о битом товаре. Нужно отметить артикул, количество, цену ТМЦ. Внимательно посмотрите образец заполнения ТОРГ-2 при браке — в этой таблице нельзя допускать ошибки.

В этой же таблице указывают недостачи или излишки: количество и суммы разницы.

На четвертой странице формы ТОРГ-2 надо отметить:

• какие именно расхождения нашли: недовес, дефекты, плохое качество и т.д.,
• каким образом проверяли товар: пересчет, взвешивание и т.д.,
• другую информацию, которая будет важна для описания дефектов.

Подписать документ должны все члены комиссии, которые проводили проверку, а также представитель поставщика.

В конце документа главбух должен поставить подпись, а руководитель — написать решение по товару. Например, он может распорядиться его вернуть или предъявить поставщику претензию. Сверьтесь с нашим актуальным в 2023 образцом заполнения ТОРГ-2 — мы выделили цветом все, что надо заполнить.

Более 2 000 000 компаний уже печатают счета, накладные и другие документы в сервисе МойСклад

Сколько экземпляров ТОРГ-2 надо заполнять?

Нужно оформить четыре экземпляра:

• один передается в бухгалтерию,
• второй надо отдать специалистам, которые будут составлять претензию,
• третий — представителю поставщика,
• четвертый остается к транспортной компании.

В образце акта по форме ТОРГ-2 перечислены только те ТМЦ, по которым есть расхождения. А как быть с остальными? Нужно ли их указывать в документе?

Нет. Товары, по которым претензий нет, вписывать в документ не надо. Сделайте в конце пометку «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет». Смотрите наш акт ТОРГ-2 — образец заполнения содержит всю необходимую информацию.

Нам привезли партию холодильников, но в ней не хватает двух штук. Нам нужно это оформить документально. Можем ли мы взять ТОРГ-2 за образец акта о недостаче товара при приемке?

Да, накладная ТОРГ-2 для этого подойдет. Впишите информацию о расхождении по количеству на третьей странице документа.

Акт несоответствия товара. Как его составить

Приемка товара — ключевой этап в сделках купли-продажи ТМЦ. Компания-покупатель оценивает полученный товар на предмет соответствия условиям договора. В случае нарушения договоренностей, может быть составлен акт несоответствия товара, где фиксируются все расхождения. Как его оформить — в этой статье.

Иллюстрация: Kampus Production/pexels

Особенности приемки и оповещения поставщика

При приемке товарно-материальных ценностей, которые были доставлены от поставщика, сотрудник компании-покупателя, ответственный за проверку товара, обязан оценить его соответствие сопроводительным документам

В частности, он должен проверить количество полученного товара, его комплектность, качество и иные характеристики, зафиксированные в договоре поставки и/или сопроводительных документах.

Конкретные условия приемки товаров, порядок его осмотра и проверки должны быть закреплены в соглашении сторон сделки. Дополнительно должны быть указаны сотрудники со стороны покупателя и продавца, ответственные за приемку ТМЦ.

Если перечисленные данные не будут определены договором, то покупатель обязан осмотреть товары в срок, закрепленный законодательно или принятый обычаями делового оборота.

Если при приемке будут выявлены отклонения, то покупатель обязан известить продавца о выявленных недостатках.

Законодательно срок извещения представителя поставщика не определен, однако стороны могут зафиксировать его в договоре.

Согласованный период уведомления может быть учтен судом при разбирательствах: на основании этих данных суд определит, надлежащим ли образом был уведомлен поставщик.

Пропуск согласованного срока со стороны покупателя является нарушением порядка приемки товаров. В этом случае покупатель не сможет обосновать претензии по качеству товара со ссылкой на документацию, составленную в ходе такой приемки.

Если срок уведомления продавца о выявленных недостатках товара в договоре не закреплен, то проинформировать его нужно незамедлительно. То есть сообщить нужно сразу же, как только представится возможность. Если дело дойдет до суда, то соблюдение срока оповещения будет оценивать суд.

После направления продавцу сведений о выявленной некомплектности или других недостатках, покупатель обязан составить акт о несоответствии товара. На основании этого акта он сможет потребовать возврата денег, замены несоответствующих товаров или иной компенсации.

Сервис МойСклад — это все возможности управления торговлей в одном месте: кассовое приложение, товароучетная система, CRM, интеграция с бухгалтерскими программами и многое другое.

Составление акта несоответствия

Форма акта о выявленных недостатках товаров утверждается в соглашении о купле-продаже товаров. Как правило, формы документов, связанных с поставкой товаров, составляют одно или несколько приложений к тексту договора. Это может быть самостоятельно разработанная форма или типовой акт ТОРГ-2для импортируемых товаров — ТОРГ-3

Готовые шаблоны документов — на сайте сервиса МойСклад

Независимо от выбранной формы документа, акт должен быть составлен комиссионно. То есть для фиксации нарушений условий поставки должна быть создана специальная комиссия.

Перечень лиц, которые вправе участвовать в приемке и оценке качества поставляемых ТМЦ, определяется в договоре. В нем необходимо заполнить должности уполномоченных лиц и список документов, которые будут подтверждать полномочия этих лиц.

Иногда заранее невозможно определить, кто именно будет принимать товар. Тогда в договор вносят общее условие, что представитель покупателя, который отвечает за приемку товара, должен действовать на основании доверенности или иных документов.

В состав комиссии, фиксирующей недостатки, включается один или несколько представителей поставщика и/или перевозчика.

В договоре поставки можно зафиксировать порядок вызова сотрудника, компании, отгрузившей товары, чтобы он задокументировал претензии принимающей стороны.

При наличии специальных условий в соглашении стороны могут привлечь независимого эксперта или иных представителей, компетентных в оценке поставляемых товаров.

Документ, отражающий несоответствие качества поставляемых товаров условиям поставки, должен содержать сведения о поставке ТМЦвыявленных расхожденияхинформацию о приемке

В шапке документа указывают заголовок акта, его номер, дата и место составления.

Общие сведения о поставке

В первой части документа приводится полный состав комиссии, которая делает приемку. Указываются должность, полное имя и документ, подтверждающий полномочия, по каждому приемщику.

По каждому сотруднику заполняется, чью сторону — покупателя или продавца — он представляет.

Дополнительно в этой части акта заполняются:

• реквизиты договора поставки;
• сведения о наименовании полученных товаров;
• данные о товарной накладной, по которой проходила сделка.

В этой же части записываются общие сведения обо всех участниках сделки: грузоотправителе, производителе, поставщике, страховщике, перевозчике.

даты и время всех этапов доставки и приемки товаров

• прибытие транспорта на место разгрузки;
• доставка ТМЦ на склад покупателя;
• начало и окончание разгрузки и приемки.

Если в процессе приемки или других этапов были остановки — их время начала и окончания также фиксируется в акте.

Сведения о расхождениях

Сначала нужно привести сведения из сопроводительных транспортных документов, то есть информацию о том, в каком виде и в какой комплектации груз был отправлен поставщиком

• сведения об опломбировании груза и состоянии пломб;
• сведения о количестве занятых мест, виде упаковки, наименование товара, единицы измерения и массу брутто по документам.

полный перечень товаров с указанием единиц измерения, сорта, количества, цены и полной стоимости. При необходимости заполняются сведения об условиях хранения, состоянии тары и упаковки.

таблица с фактическими показателями полученных товаров

Информация детализируется аналогично сопроводительным документам. Заполняется код, наименование товара, сорт, количество, цена и стоимость. Описывается объем брака и фиксируются отклонения в виде недостачи, излишков пересорта

Также необходимо указать метод определения количества товара. Если оценка проводилась путем взвешивания — привести сведения об исправности весоизмерительных приборов.

Заключение и подписи сторон

В заключительной части акта несоответствия приводится заключение комиссии и подробное описание выявленных дефектов — характер недостачи, излишков, ненадлежащего качества, брака или боя. Также заполняется мнение комиссии о причинах выявленных недостатков.

Все заполненные в документе данные визируются подписями всех участников приемки. При наличии экспертного заключения или иных документов, подтверждающих информацию в акте, они прикладываются в виде приложений.

МойСклад — все, что нужно для бизнеса, в одной системе: продажи, закупки, склад, финансы, клиенты и поставщики.

Направление акта поставщику

Акт необходимо сформировать в двух экземплярах, один из которых направляется поставщику. При этом срок отправки документов закон не устанавливает, его можно зафиксировать в договоре.

При отсутствии этой информации, акт несоответствия товаров желательно направить незамедлительно, аналогично уведомлению о выявленных недостатках.

Сформированный акт является основанием для предъявления претензий к поставщику или перевозчику. Кроме того, он является первичным документом для отражения недостачи в бухгалтерском учете. Дальнейшие шаги покупателя соответствует типовой схеме документооборота по выставленным претензиям.

Стороны сделки могут договориться о любых способах возмещения ущерба: денежная компенсация, повторная поставка, взаимозачет задолженности и прочих. Важно все договоренности фиксировать в виде дополнительного соглашения к договору поставки или иным доступным способом.

Пять важных правил

Информации о том, как работать с актом о расхождениях товарных материальных ценностей (далее — ТМЦ), много. Но я отобрала только самую полезную и структурировала ее в пять тематических блоков. Дальше вы можете прочитать вкратце о том, что это за документ, для чего он используется, и как сейчас оформляется на практике.

Для чего

При приемке ТМЦ нередко выявляются расхождения по количеству/качеству поступившего товара. Существует несколько вариантов, как оформить несоответствие, но чаще всего подписывают первичный документ с учетом акта о расхождениях. В таком случае покупатель принимает товар, по которому у него нет претензий, и может сразу им распоряжаться, не ожидая корректировки и выставления исправленного первичного документа.

Акт о расхождениях также может служить основанием для предъявления претензий/исков поставщику либо транспортной компании (в зависимости от того, по вине какой стороны произошло событие).

Как оформлять

Подготовить акт можно, взяв за основу одну из рекомендованных унифицированных форм, например, М-7 или ТОРГ-2. Какой вариант выбрать, зависит от характера поставляемого товара. Практика общения с клиентами Synerdocs показывает, что в большинстве случаев используют все же ТОРГ-2 либо ее упрощенный вариант. М-7 используют реже, в основном в случаях при приемке материалов или сырья.

Когда составлять

Акт о расхождениях может быть оформлен в момент приемки груза либо в течение срока, указанного в договоре между продавцом и покупателем.

В соответствии с правилами оформления составляются 4 экземпляра документа в присутствии водителя, ответственного за приемку ТМЦ сотрудника склада, членов комиссии со стороны покупателя и представителя поставщика.

Кто подписывает

Во многих организациях для ускорения процесса комиссию собирают редко, особенно это актуально при работе с удаленными складами и большими объемами поставок, как например, в ритейле. В таком случае только ответственный за прием ТМЦ подписывает акт со стороны покупателя.

При составлении акта о расхождениях должен присутствовать представитель поставщика, если иное не предусмотрено договором поставки. Водитель, как материально-ответственное лицо, также имеет право подписи. Возможны случаи, когда он не согласен с замечаниями и отказывается от подписания. Тогда в акт вносится соответствующая отметка. Последним документ подписывает и утверждает руководитель организации покупателя.

Порядок составления акта при обнаружении расхождений

Бланк акта включает в себя четыре листа. На первом организация-покупатель отражает общие сведения о себе, указывает место разгрузки товара и документ, на основании которого проводится приёмка — это может быть товарная или товарно-транспортная накладная. Здесь же необходимо отразить реквизиты поставщика, обозначить место, в котором происходила загрузка товара, а также указать информацию о транспортировке и разгрузке товара. На первом листе руководитель организации-покупателя должен поставить свою подпись.

Второй и третий листы предназначены для указания выявленных несоответствий. Например, недостачи или, наоборот, излишков товара, нарушения упаковки и тому подобного. Четвёртый лист используется для подведения итогов. Здесь члены комиссии пишут заключение о проведённом соответствии фактически полученного товара и указанного в документах.

Акт о расхождении оформляется отдельно на каждую партию поставщика по одному транспортному документу. Если по остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет, об этом делается соответствующая заметка.

Акт по форме ТОРГ-2 оформляется в четырёх экземплярах, которые передаются:

• в бухгалтерию организации-покупателя (с приложением счетов-фактур, накладных и тому подобного);
• представителям организации-поставщика;
• представителям компании, перевозившей товар;
• специалистам, которые будут заниматься составлением письменной претензии перевозчику или поставщику.

Заполнение формы ТОРГ-3 происходит почти что так же, как и заполнение формы ТОРГ-2, однако бланк состоит не из четырёх, а из трёх листов. Первая страница заполняется по той же схеме: на ней составитель указывает общие сведения об организациях, которые участвуют в сделке, даты отгрузки и разгрузки товара и другие данные. В нижней части этой страницы директор организации-получателя должен поставить свою подпись.

На втором листе составитель указывает весь полученный товар и отражает расхождения между фактическим количеством или качеством товара и данными из сопроводительных документов. Строки, которые остаются пустыми после заполнения листа, нужно перечеркнуть.

Заключение комиссии пишут на третьем листе. Если расхождение выявлено по качеству, вместо заключения комиссии вносят результаты проведённой экспертизы, которые заверяют печатью. Незаполненные строки тоже перечёркиваются.

Еще одна особенность

Составить и подписать электронный акт может только ответственный за принятие ТМЦ сотрудник со стороны покупателя. Такой вариант взаимодействия между контрагентами возможен, если иное не обусловлено договором поставки.

А вот вариант, когда электронный акт подписывает водитель, сопряжен с техническими сложностями. Ведь для этого транспортным компаниям необходимо обеспечить своих сотрудников электронными подписями и средствами для удаленной работы с сервисами ЭДО. Хотя на рынке ЭДО уже сейчас есть бизнес-решения, позволяющие подписывать водителю транспортные документы, используя простую электронную подпись. Но возможен также вариант с исключением водителя из цепочки подписантов акта. Здесь все будет зависеть от условий договора поставки, в рамках которого, как правило, фиксируется порядок работ в случае выявления расхождений.

Какой документ оформляется при обнаружении расхождений

В данной ситуации оформляется акт об установленном расхождении. Этим занимается специально созданная комиссия, в которую входят представители стороны, занимавшейся перевозкой товаров, и представители покупателя. Желательно также, чтобы в комиссию входили лица, представляющие поставщика. Как правило, акт о расхождении составляется при приёмке товаров непосредственно в момент выявления самого расхождения.

Данный документ является юридическим основанием для предъявления претензии перевозчику либо поставщику по причине недостачи или товарного брака. Однако право покупателя на претензию в случае выявления расхождений должно быть прописано в договоре. В противном случае взыскать компенсацию за недостачу или неудовлетворительное качество товара с поставщика (перевозчика) будет крайне сложно.

И вышел Приказ.

Принятие электронного формата для акта о расхождениях был лишь вопросом времени. И вот вышел Приказ ФНС от 27.08.2019 № ММВ-7-15/423, которого все так ждали.

Согласно принятому нормативно-правовому акту электронный формат документа может быть использован, когда при приемке есть расхождения:

• По цене, количеству и качеству ТМЦ;
• В номерах средств идентификации товаров без наличия расхождений по цене, количеству и качеству ТМЦ.
• Также принятый формат акта можно применять для приема результатов выполненных работ.

Если первый случай использования документа — классический, то второй связан с введением обязательной маркировки и прослеживаемости некоторых групп товаров. Иными словами, если у вас есть расхождения в контрольно-идентификационных номерах (например, на упаковку нанесен один код, а в документе указан другой), то их можно отразить в электронном акте в соответствии с утвержденным форматом и отправить поставщику по аналогии с первичными документами. Операторы ЭДО со своей стороны передают информацию уже в систему «Честный ЗНАК» для отражения корректных кодов в личных кабинетах контрагентов.

Но пока это лишь фантазии. «Честный ЗНАК» только начинает работать с универсальными передаточными документами (УПД). Плюс недавно вышел анонс, что скоро реализуют поддержку универсальных корректировочных документов (УКД). Остается ждать, когда же система маркировки «научится» получать данные из электронных актов о расхождениях.

Форма и бланк акта об установленных расхождениях

При разработке акта об установленном расхождении по качеству и количеству в момент приёмки товарно-материальных ценностей (ТМЦ) обычно используется унифицированная форма ТОРГ-2, утверждённая Постановлением Госкомстата от 25 декабря 1998 года № 132. Если качественное или количественное расхождение обнаружено при приёмке импортных товаров, акт составляется по форме ТОРГ-3, которая также утверждена Постановлением Госкомстата № 132.

Однако от организаций не требуют обязательного использования унифицированной формы. С 2013 года компании могут сами выбирать форму для составления первичных документов, поэтому допускается составление акта в самостоятельно разработанной форме, предусмотренной договором между сторонами.

Если акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приёмке ТМЦ составляется по собственной форме, в нём должны содержаться обязательные реквизиты, указанные в ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ.

Кроме того, в акте о расхождениях, составленном по собственной форме, должны быть следующие сведения:

• в чём именно были выявлены расхождения;
• количественная и денежная оценка (если это возможно).

Если выявлено количественное расхождение, допускается оформление документа по аналогии с актом о недостаче.

Акт о расхождениях не на бумаге — шутка ли?

Оформлять документ уже сейчас можно и на бумаге, и в электронном виде.

Многие операторы электронного документооборота (ЭДО) учли потребность клиентов и реализовали на базе своих сервисов возможность подписания первичных документов с учетом акта о расхождениях. Но так как не был принят рекомендованный формат со стороны ФНС, каждый оператор разработал свой вариант работы с оформлением несоответствий.

К примеру, в сервисе Synerdocs процесс устроен так. Пользователь составляет в электронном виде акт о расхождениях в произвольном формате и загружает его в веб-клиент при подписании первичного документа:

Применение акта о расхождениях в электронном формате

В целях электронного документооборота организация может оформить акт о расхождении при приёмке товаров не на бумаге, а в электронном виде.

Формат также адаптирован для работы с товарами, подлежащими прослеживаемости или обязательной маркировке. Таким образом, акт в утверждённом электронном формате можно составлять и для отражения расхождений с сопроводительными документами в номерах средств идентификации.

Электронный документ о расхождениях включает в себя подписанные электронной подписью файлы обмена:

• для представления информации покупателя, со сведениями об участниках, обстоятельствах и результатах приёмки;
• для представления дополнительных сведений к документу о приёмке или расхождениях, с идентификационными данными о файле обмена информации покупателя.

Работа с электронными документами значительно упрощает и ускоряет документооборот между контрагентами. Для организации ЭДО в целях передачи актов о расхождении и других электронных документов необходимо заключить договор с оператором ЭДО.

После оформления договора оператор предоставляет доступ к своей системе электронного документооборота.

Если вы работаете в 1С, вам подойдёт «1С-ЭДО» — работа будет происходить прямо в используемой вами программе 1С. А для онлайн-сервиса «Астрал.ЭДО» потребуется только устройство с выходом в интернет. Доступ к нему осуществляется через единый личный кабинет продукции АО «Калуга Астрал». На подключение уйдёт не больше минуты!

Для более подробной консультации о подключении закажите обратный звонок на

Зачем нужен акт расхождения и как его правильно составить

Сотрудники склада или розничного магазина часто сталкиваются с несоответствием данных во время приемки товара — недостачей, излишком, расхождением в наименованиях и так далее. Они выявляют ошибку при отгрузке, на этапе взвешивания или визуальной проверки. Там, где ведется учет на бумаге, часто просто зачеркивают одну цифру и вписывают вместо нее другую. Это приводит к несоответствиям при формировании отчетов. Но на этом этапе уже никто не вспомнит, по какой причине возникла ошибка. В то же время, даже небольшая недостача при каждой приемке товара может вылиться в серьезные финансовые потери для бизнеса.

Проблема решается составлением акта расхождения еще на этапе отгрузки товара в присутствии водителя, который его доставил. Этот документ — юридическое основание для выставления претензий поставщику. Рассказываем, как его правильно составить.

За 5 минут подберем ПО для автоматизации товароучета.

Оставьте заявку и получите консультацию.

Правила составления акта расхождения

Акт расхождения оформляют по ф. ТОРГ-2 (для отечественных товаров) или ТОРГ-3 (если выявлены несоответствия во время приемки продукции иностранного происхождения). Это рекомендованная унифицированная форма первичного документа, но она необязательна к применению. Руководитель предприятия вправе разработать свой бланк. Акт расхождения можно заполнить вручную (шариковой ручкой) либо на компьютере (распечатывают после внесения данных в электронную форму документа). Нужное количество экземпляров:

• по ф. ТОРГ-2 — четыре;
• по ф. ТОРГ-3 — пять.

При обнаружении несоответствий сотрудник, осуществляющий приемку товара, приостанавливает отгрузку и извещает об ошибке поставщика или экспедитора. Акт расхождения составляют члены комиссии и специалист организации, на которую возложена ответственность по проведению экспертизы. Обязательно присутствие представителей с обеих сторон.

Как составить акт расхождения по ф. ТОРГ-2

Акт расхождения оформляется отдельно по каждому поставщику и партии товара, которая числится в одном транспортном документе. Документ по форме ТОРГ-2 состоит из 4 страниц. Рассмотрим подробно, как их заполнить.

Первая страница

На первой странице содержатся ключевые реквизиты компании-получателя. Все они должны совпадать с данными в учредительных документах. Первые строки заполняет руководитель компании, принимающей груз. Он указывает:

• код по ОКУД (Общероссийскому классификатору управленческой документации, для акта расхождения — 0330202);
• код по ОКПО (восьми- или десятизначный номер юридического лица либо ИП, указан в бухгалтерских документах);
• наименование организации, адрес, номер телефона;
• структурное подразделение;
• код ОКДП (согласно Общероссийскому классификатору продукции по видам экономической деятельности);
• основание для составления акта (приказ или распоряжение, его номер);
• дату заполнения документа;
• должность, ставит подпись (с расшифровкой: фамилией и инициалами);
• порядковый номер документа.

Далее нужно внести следующие данные:

• информацию о фактическом месте приемки товара (полный адрес предприятия, где происходит отгрузка);
• дату обнаружения несоответствий;
• наименование, номер и дату формирования сопроводительного документа, с которым выявлены расхождения (например, «Транспортная накладная от 20.08.2021 № 23658»);
• способ уведомления контрагента (телеграмма, факт и так далее, номер и дату документа);
• реквизиты грузоотправителя, производителя, страховой компании и поставщика (наименование, адрес, номер телефона);
• номер и дату договора (контракта) на поставку товара;
• номера коммерческого акта, счета-фактуры, дату их формирования;
• данные ветсвидетельства (если производится отгрузка сельскохозяйственного товара);
• способ доставки (вид транспортного средства);
• реквизиты ж.-д. накладной (при доставке товара соответствующим видом транспорта);
• дату отправки груза;
• наименование станции отправления или склада отправителя;
• дату и время поступления, начала разгрузки, приемки товара на территории получателя.

Информация, о которой идет речь в последнем пункте, представлена в виде таблицы. В ней отмечены все этапы перемещения груза с точностью до минуты.

Вторая страница

На второй странице акта расхождения — три таблицы:

• В первой отражают информацию о состоянии автофургонов, вагонов, которые были использованы для перевозки груза. Представить описание пломб транспорта, упаковочных ярлыков, отправительской маркировки (все данные должны соответствовать информации в сопроводительных транспортных документах).
• Фактические сведения о поступившем товаре, транспорте, упаковке и т. д., полученные в результате проверки во время приемки. Во второй таблице указываются расхождения.
• Подробные данные о грузе: наименование, единицы измерения, количество (масса), цена за единицу продукции, общая стоимость и прочее.

В последней таблице для каждого вида товара выделена отдельная строка.

Расскажем, как в «1С» составить акт расхождения! Консультации 24/7.

Третья страница

На этой странице акта расхождения по ф. ТОРГ-2 перечисляют:

• условия хранения продукции до вскрытия на складе получателя и при разгрузке (допустимая температура и влажность);
• состояние тары, маркировку мест, товара и тары в момент визуального осмотра;
• содержание наружной маркировки тары и другие данные, на основании которых можно сделать выводы о том, в чьей упаковке представлен товар (производителя или отправителя);
• дату вскрытия упаковки;
• сведения об организации, которая взвесила и опломбировала продукцию после отгрузки, исправности пломб и их соответствие товаросопроводительным документам;
• порядок отбора товара для выборочной проверки с указанием ГОСТ, особых условий поставки по договору, основание проверки.

Ниже размещена таблица, куда нужно внести данные о параметрах груза (артикул, количество, цену, сорт) в момент приемки. Также указывается информация о браке или бое, если они есть. Вносятся сведения о выявленных отклонениях (недостаче или излишке), номер паспорта (например, «Сертификат соответствия № 12/2021 от 19.08.2021»).

Четвертая страница

На четвертой странице акта расхождения отражают данные о фактическом количестве продукции, месте и методе проведения проверки (путем взвешивания, обмера и т. д.). Указываются сведения об исправности весоизмерительных приборов (например, «Весы электронные TB-S-200.2, 2012 г. Исправны»). Вносят информацию о характере расхождений («при взвешивании обнаружен недовес»), заключение комиссии с требованиями («предъявить претензию поставщику ООО «Торговый дом «Альфа» на сумму недостачи — 2 000 рублей»).

Ниже включают сведения о членах комиссии и представителе компании-поставщика. Акт подписывают главный бухгалтер и участник со стороны грузоотправителя. Последняя строка — решение руководителя компании-получателя (предъявление претензии).

Мы готовы помочь!

Задайте свой вопрос специалисту в конце статьи. Отвечаем быстро и по существу. К комментариям

Отличия актов расхождения по ф. ТОРГ-2 и ТОРГ-3

Если расхождения обнаружены при приемке товара отечественного производителя, составляют акт по форме ТОРГ-2. Когда несоответствия обнаружены при доставке продукции иностранного происхождения, оформляют документ по ф. ТОРГ-3. В отличие от акта по первой форме, он состоит из трех страниц:

• Титульного листа. Там, как и в случае с товарами отечественного производства, отражены реквизиты компании.
• На второй странице — таблица с данными о продукции: наименование, количество, код по ОКЕИ и т. д. Указывают сведения, которые числятся в сопроводительных документах и фактические (после проверки во время приемки). Вносится информация о браке и бое (если есть), расхождениях (излишек или недостача).
• Третья страница заполняется, если не требуется экспертиза. Там содержится заключение комиссии о причинах обнаруженных расхождений.

Документ подписывают председатель и члены комиссии (с указанием должностей), компетентный представитель незаинтересованной компании (торгового отдела).

Преимущества автоматизации товарооборота

Несмотря на то, что акт расхождения можно заполнить вручную, программы для автоматизации товарооборота позволяют сделать это быстрее и минимизировать количество ошибок из-за человеческого фактора. После составления акта в электронной форме необходимое количество товара автоматически поступает на баланс предприятия, а продукция, в отношении которой выявлены несоответствия, добавляется в накладную для возврата поставщику.

Новый формат акта расхождения предоставляет бизнесу больше возможностей, чем его бумажный аналог. На практике работа через ЭДО влечет за собой изменение бизнес-процессов внутри компании. Этого не стоит бояться. Перемены только к лучшему. Как минимум это сокращение затрат и упрощение взаимодействия с клиентами, что всегда в приоритете у бизнеса.

Проект по автоматизации товарного учета под ключ.

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Оцените, насколько полезна была информация в статье?

Наш каталог продукции

У нас Вы найдете широкий ассортимент товаров в сегментах кассового, торгового, весового, банковского и офисного оборудования.

Посмотреть весь каталог

Плюсы электронного акта налицо

Новый формат документа предоставляет бизнесу больше возможностей, чем его бумажные аналоги и иные способы работы с расхождениями. На практике перевод документов в электронный вид влечет за собой изменение бизнес-процессов внутри компании. Этого не надо бояться. Как правило, перемены приводят к сокращению затрат и упрощают взаимодействие с клиентами. А у бизнеса это всегда в приоритете.

А еще один раз в месяц мы рассылаем дайджест со всеми последними новостями из мира ЭДО — подписывайтесь и вы.