- Как подписать документ с помощью ЭЦП
- Как начать работать с электронной подписью для юрлиц и ИП?
- Как настроить КЭП от ФНС и Тинькофф на компьютере?
- У меня уже стоит программа «КриптоПро CSP». Я могу работать в ней?
- Как работать с КЭП на MacOs и Windows?
- Какой пароль вводить при использовании электронной подписи?
- Как установить пароль на КЭП на MacOs и Windows?
- Как скопировать КЭП с токена на компьютер или флешку?
- Инструкция по установке и использованию облачной электронной цифровой подписи
- Какие бывают виды ЭЦП
- Этап 3. Получение подписи в ФНС
- Как подписать документ ЭЦП
- Этап 2. Подача заявления на выпуск подписи
- Где можно использовать подпись от ФНС
- Как подписать ЭЦП любой документ с помощью «КриптоАРМ»
- Как подписать документ MS Office Word/ Excel 2010/ 2013/ 2016
- Выборочная установка
- Этап 1. Подготовка к получению ЭЦП
- Этап 4. Настройка компьютера для работы с ЭЦП
- Как подписать документ PDF
- В порядке заключения
Как подписать документ с помощью ЭЦП
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) это инструмент для участия в торгах на электронных площадках и для электронного документооборота. Все действия, которые совершают участники закупок на электронных площадках, невозможны без электронной цифровой подписи.
Многие уже слышали, что с 1 июля ФНС начала бесплатно выдавать электронные подписи, а с 2022 года ЭЦП будут выдавать только налоговики и несколько прошедших аккредитацию Удостоверяющих центров. Мы успешно получили в ФНС подпись для индивидуального предпринимателя и готовы поделиться своим опытом.
В общем виде процедура получения подписи состоит из четырёх этапов:
- Подготовка к получению ЭЦП.
- Подача заявления на выпуск подписи.
- Получение подписи в ФНС.
- Настройка компьютера для работы с ЭЦП.
Мы в рамках статьи постараемся рассказать о каждом этапе.
Как начать работать с электронной подписью для юрлиц и ИП?
Чтобы начать работать с электронной подписью на токене, нужно настроить компьютер — установить на него программу «КриптоПро CSP» и приложение «Инструменты КриптоПро», специальные расширения, плагины и корневые сертификаты. Это можно сделать через личный кабинет Тинькофф Бизнеса. Система сама скачает программу, приложение и нужные расширения для браузера, установит корневые сертификаты и настроит рабочее место.
Как настроить КЭП от ФНС и Тинькофф на компьютере?
Для этого нужно установить «КриптоПро CSP» на компьютер. Это можно сделать в разделе «Электронные подписи» личного кабинета Тинькофф Бизнеса. Рекомендуем устанавливать эти компоненты в браузере Google Chrome: в других браузерах установка может не работать.
Пошаговая инструкция по установке «КриптоПро CSP»
- Вы увидите скачанный файл в нижней части экрана
- Нажмите «Проверить» и дождитесь завершения проверки компьютера.
Обычно проверка занимает несколько секунд - Нажмите «Настроить компьютер», и скачанный плагин автоматически настроится для работы в браузере.
Обычно настройка занимает несколько секунд - Во всплывающем окне поочередно нажмите на обе кнопки «Установить». При нажатии на первую кнопку установится расширение КриптоПро для работы с КЭП на площадках торгов, сайте налоговой, в личном кабинете Тинькофф Бизнеса и других сервисах. При нажатии на вторую кнопку установится расширение для работы с КЭП на Госуслугах.
- Введите номер лицензии, если выпустили подпись до 12 апреля или после 28 октября 2022 года. Если у вас нет лицензии, можете воспользоваться бесплатным тестовым периодом, он длится три месяца. Для этого нажмите «Пропустить». Когда тестовый период закончится, лицензию нужно будет купить на сайте КриптоПро.
Если вы выпустили КЭП в период с 12 апреля до 28 октября 2022 года, ничего покупать не нужно. В подписи уже есть встроенная лицензия, которая действует до окончания срока действия сертификата. Чтобы продолжить, нажмите «Пропустить». - Нажмите «Продолжить работу» и перезагрузите браузер, чтобы все компоненты работали правильно.
Если на компьютер загрузились все компоненты, на экране вы увидите, что настройка завершена успешно
Готово! Вы настроили компьютер, теперь можно удаленно обмениваться электронными документами с государственными органами и контрагентами.
Если какого‑то компонента не хватает, он будет отмечен красным цветом на экране настройки компьютера. Тогда пройдите процесс установки заново или обратитесь в поддержку в личном кабинете или мобильном приложении Тинькофф Бизнеса.
У меня уже стоит программа «КриптоПро CSP». Я могу работать в ней?
Да, но советуем проверить, все ли нужные компоненты установлены. Это можно сделать в личном кабинете Тинькофф Бизнеса:
- Нажмите «Проверить», и система сама проверит все компоненты и настройки компьютера.
Обычно на проверку компьютера уходит несколько секунд - Если все компоненты на месте, можете начинать подписывать документы с помощью КЭП. Если чего‑то не хватает, система предложит установить недостающие компоненты.
Чтобы начать подписывать документы в личном кабинете Тинькофф Бизнеса, перейдите на главную
Как работать с КЭП на MacOs и Windows?
Если ваш компьютер настроен для работы с КЭП, можете начинать подписывать электронные документы. Как настроить компьютер для работы с КЭП для ИП и юрлиц
Вставьте токен в компьютер и введите пароль, если требуется. Дальше перейдите на нужную площадку, выберите документ и нажмите «Подписать».
Какой пароль вводить при использовании электронной подписи?
Это пароль, который дополнительно защищает КЭП от использования другими людьми. Его устанавливают при выпуске электронной подписи на токене, и для всех одинаковых моделей одного производителя он стандартный. Пароль можно посмотреть в документах к токену или на сайте производителя.
Мы рекомендуем сразу заменить стандартный пароль на свой: это значительно безопаснее.
Запомните или храните пароль в надежном месте: если вы меняли пароль и не можете вспомнить его, квалифицированную подпись придется выпускать заново. Как выпустить КЭП через Тинькофф
Как установить пароль на КЭП на MacOs и Windows?
Задать собственный пароль на КЭП можно через программу «Инструменты КриптоПро»:
Готово! Запомните пароль или сохраните в надежном месте. Если вы забудете пароль, восстановить его не получится и подпись придется выпускать заново. Как выпустить КЭП через Тинькофф
Как скопировать КЭП с токена на компьютер или флешку?
Квалифицированную электронную подпись нельзя скопировать: это требование Федеральной службы безопасности. Так нужно, чтобы злоумышленники не могли получить доступ к КЭП.
Инструкция по установке и использованию облачной электронной цифровой подписи
СКЗИ КриптоПро CSP версии 5.0 функционирует в следующих группах
программно-аппаратных сред:
- Windows 7/8.1/10/11 Server 2008 (x86, x64);
- Windows Server 2008 R2/2012/2012 R2/2016/2019 (x64).
- Mac OS X 10.9/10.10/10.11/10.12/10.13/10.14 (x64).
Приложение myDss поддерживается смартфонами, работающими под управлением операционных систем:
- iOS 8/9/10/11/12/13;
- Android 7.0 и выше.
1. Установка и настройка приложения myDss
2. Установка Крипто Про CSP 5.0
- 8. Подписание документов в личном кабинетеhttps://dss.roseltorg.ru/FrontendВ личном кабинете облачной подписи https://dss.roseltorg.ru/Frontend есть возможность подписывать документы электронной подписью. Нажмите на кнопку Выбрать и в поиска откройте документ который хотите подписать.
Выберите формат подписи:
Электронная подпись в формате CMS – аналог Крипто АРМ(расширение *.sig)Подпись документов Word и Excel – аналог Крипто Про office signatureПодпись документов PDF – аналог Крипто ПДФНажмите на кнопку Подписать Введите пин код от электронной подписи (значение по умолчанию 12345678)Подтвердите операцию в приложении myDssВ результате успешного подписания сформируется и загрузится подписанный документ. - Электронная подпись в формате CMS – аналог Крипто АРМ(расширение *.sig)
- Подпись документов Word и Excel – аналог Крипто Про office signature
- Подпись документов PDF – аналог Крипто ПДФ
Какие бывают виды ЭЦП
ЭЦП — цифровой аналог собственноручной подписи, с зашифрованной информацией, с защитой от копирования и придает юридическую силу документам. В этом ее уникальность.
Обратите внимание, что у электронной подписи есть срок действия – чаще всего 1 год. После ее истечения необходимо заново получить подпись. В соответствии с п. 1 ст. 10 Закона № 63-ФЗ, при использовании участниками усиленных цифровых подписей в закупках, должна быть обеспечена конфиденциальность ключей ЭЦП. Электронной подписью может пользоваться не только сам владелец, но и другое лицо действующее по доверенности владельца сертификата ключа ЭЦП.
Сертификат электронной подписи может храниться, как на обычном носителе, так и на защищенном сервере в облаке УЦ без использования «флешки». Такой вид подписи называется Облачная электронная подпись или ОЭП. Облачная подпись не может быть украдена и защищает владельца от несанкционированных действий. На ее установку потребуется только смартфон и приложение My Dss. После установки приложения, облачной подписью можно подписывать документы из любой точки мира и с любого устройства. Это приложение доступно для всех пользователей мобильных платформ на базе Android и iOS.
Мобильное приложение My Dss позволяет пользователю:
- Подписывать документы в одно нажатие;
- Работать без дополнительных устройств (например, токенов, генераторов паролей и др.);
- Работать без задержек и отмены операций (например, недоставкой push-уведомлений и др.).
ЭЦП выдается в виде ключа закрытого и открытого. Закрытый ключ необходим для подписания, открытый непосредственно для проверки ЭП. А также сертификата, который подтверждает личность владельца. Проверить вашу подпись, можно на сайте АО «ЕЭТП» в специальном сервисе.
Как выглядит ваша подпись на документах? Для работы предстоит установить специальное программное обеспечение. А с помощью программы «Мастера установки электронной подписи», настройте ЭЦП и установите сертификат.
Чтобы настроить компьютер для работы с электронной цифровой подписью необходимо воспользоваться Мастером установки электронной подписи.
В нем доступны полная и выборочная установки. В процессе выборочной установки вы сможете указать компоненты, которые следует установить или обновить. Полная установка такой возможности не предполагает.
Этап 3. Получение подписи в ФНС
Наверное, не стоило выделять этот пункт в отдельный раздел статьи, т. к. сказать что-то умнее, чем «идите в выбранную налоговую и делайте то, что говорит инспектор» сложно. Но стоит как минимум проговорить что с собой взять.
- Паспорт. Куда же без него.
- USB-токен. Не зря же мы его покупали.
- Сертификат на токен. Мы помним, что не все налоговые его требуют, но лучше перебдеть, чем недобдеть.
- СНИЛС. Без него ключ не выдадут
Регистрационные документы брать не нужно.
Ну и чтобы этот параграф не был совсем смехотворно мал, несколько слов о продлении ключа. Он действует 15 месяцев. За 2 недели до окончания его можно будет продлить в личном кабинете. Причем повторно ехать в ФНС для этого не потребуется, всё можно будет сделать со своего компьютера (по крайней мере так нас заверил инспектор, который выдавал подпись).
Как подписать документ ЭЦП
От вида документа и используемого текстового редактора, зависит последовательность действий подписания файла. Как правило, это не представляет никаких сложностей. В случае если одни и те же документы подписываются несколькими должностными лицами, добавьте еще одну ЭП. Вот несколько способов, как своими силами подписать документ.
Для этого нужно:
- Приобрести сертификат ЭЦП в аккредитованном удостоверяющем центре;
- Установить программу КриптоПро CSP для использования электронной подписи;
- Настроить рабочее место.
Или воспользуйтесь пошаговой инструкцией программы «Мастера установки электронной подписи».
Ниже представлены варианты, как подписать документы, которые часто встречаются.
Этап 2. Подача заявления на выпуск подписи
Подача заявления осуществляется через личный кабинет на сайте ФНС. Не важно как кто вы планируете получить подпись — как ИП или как директор ООО, заявление подаётся через ваш личный кабинет физического лица. Если вы не помните пароль от своего личного кабинета или вообще не уверены, что когда-то его регистрировали — воспользуйтесь входом через госуслуги. А если вы и на госуслугах не регистрировались, то самое время это сделать.
В личном кабинете нажмите кнопку «Жизненные ситуации» и найдите в самом низу кнопку «Получить квалифицированную электронную подпись».
Далее вам нужно выбрать в качестве кого вы получаете подпись: как индивидуальный предприниматель или представитель организации.
Здесь же будет кнопка «Данные налогоплательщика». Нажмите на нее и внимательно проверьте все сведения о себе. Если у налоговой будет некорректная информация о каком-то вашем документе, то вам откажут в выдаче подписи. Мы с этим столкнулись.
Придя в налоговую, наш ИП обнаружил, что в системе ФНС указан его старый номер СНИЛС, который неактуален уже 13 лет. Причем в Госуслугах и ПФР информация верная. Инспектор отказался выдавать подпись. Обновление данных заняло примерно две недели, заявку на изменение можно отправить из того же личного кабинета. Но не исключено, что если прийти в налоговую лично, всё пройдёт быстрее.
Личный кабинет выведет сообщение о том, что заявление отправлено и в течение пяти дней придёт ответ. На самом деле это немного не так. Ответ приходит буквально за несколько минут, так что можете сразу жать на кнопку Сообщения и караулить ответ.
В ответе будет сказано, что заявление одобрено и теперь вы можете прийти в любую налоговую для записи ЭЦП на флешку. Но это не совсем так.
Где можно использовать подпись от ФНС
Помимо доступа к личному кабинету, подпись можно использовать для работы в сторонних сервисах, например, в программе СБИС. Нам подтвердили в техподдержке, что в СБИС-е можно работать с подписью от ФНС.
Сами налоговики пишут про подпись так:
Подпись можно использовать:
На всех электронных площадках и сервисах.
При предоставлении налоговых деклараций (расчетов):
- Через операторов электронного документооборота;
- Через сервис «Представление налоговой и бухгалтерской отчетности в электронной форме».
Кстати, многие думают, что личный кабинет для ИП и ООО — это бесполезная штука, в которой можно только долги по налогам смотреть. Это немного не так. Через личный кабинет можно направлять обращения в ФНС, подавать Уведомление о переходе/смене УСН и даже вносить изменения в ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
Правда, для того, чтобы вносить изменения придется освоить специальную программу, но оно того стоит.
Бесплатно сдавать отчетность с помощью электронной подписи тоже можно. Для этого есть сервис «Представление налоговой и бухгалтерской отчетности в электронной форме». Но если вы привыкли работать с каким-нибудь СБИС-ом или Контуром, этот сервис может вас культурно шокировать. Он предназначен исключительно для отправки отчётности, сформировать в нём декларацию невозможно. А чтобы отправить через него декларацию, необходимо её сформировать в особом формате, для чего вам потребуется программа Налогоплательщик ЮЛ.
В общем, с помощью ЭЦП от налоговой можно при помощи бесплатных сервисов ФНС сдавать отчётность и вносить изменения в ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Но для этого необходимо освоить дополнительные программы, которые не всегда интуитивно понятны. Но если есть на это время и настрой, то справиться сможет любой.
Как подписать ЭЦП любой документ с помощью «КриптоАРМ»
- Для начала установите специальный программный модуль КриптоАрм. Можно воспользоваться тестовым периодом на 14 дней или сразу приобрести годовую лицензию на нашем сайте.
- Кликните по файлу, правой клавишей мыши и выберите КриптоАрм.
- Выбираем пункт — «Подписать».
- Нажимаем на «Выбор файла», переходим к файлу, который нужно подписать. Щелкаем по нему и жмем «Далее».
- Появляется окошко «Выходной формат». Если нет обязательных требований к типу кодировок, ничего не меняем. Кроме этого есть возможность сохранить в формате ZIP, и выбрать место для сохранения результатов подписи. Жмем «Далее».
- Выбираем формат подписи — существуют два вида, присоединенная и отсоединенная. В первом случае с присоединенной, ЭП будет встроена к подписываемому документу. Во втором случае с отсоединенной подписью, подписываемый документ остается неизменным, и подпись создаётся в отдельном файле с расширением *.sig. Когда все готово, жмем «Далее».
- Выбираем сертификат подписи, которым нужно подписать документ, и нажимаем «Далее».
- И наконец, последний этап. Мы видим итоговое окно с общей информацией. Обращаем внимание на опцию «Сохранить данные в профиль для дальнейшего использования» и нажимаем сохранить профиль. Нажимаем на кнопку «Готово». Система по окончании установки покажет сообщение, об успешной установке, и что выбранный файл подписан.
Как подписать документ MS Office Word/ Excel 2010/ 2013/ 2016
Для создания ЭП в Word или Excel, необходимо наличие плагина «КриптоПро Office Signature».
После загрузки и установки плагина на компьютере выполните подписание документа:
- В меню выберите вкладка «Файл» — «Сведения» — «Добавить ЭП (КРИПТО-ПРО)».
- Появится окно — выбираем нужный сертификат электронной подписи и нажимаем кнопку «Подписать»
Если в подписанные документы будут внесены изменения, все подписи потеряют свою силу. Документ сразу становится недействительным.
Выборочная установка
- Загрузите файл установки.
- Запустите загруженный файл.
- Дождитесь завершения процесса установки.
- Подключите носитель для закрытого ключа электронной подписи (устройство Рутокен), на котором сохранен сертификат.
- Щелкните по ссылке Выборочная установка. Откроется окно для выбора компонентов для установки.
- Установите флажки рядом с названиями необходимых компонентов.
- Дождитесь окончания процесса настройки. В результате компьютер будет готов к работе с электронной подписью.
- Перейдите на сайт торговой площадки. Для этого щелкните по соответствующей ссылке.
Этап 1. Подготовка к получению ЭЦП
Электронную подпись, которую выдаёт налоговая, нельзя назвать на 100% бесплатной. Дело в том, что хоть за сам выпуск ничего платить не придётся, но подпись нужно записать на USB-ключ, а он, как раз, стоит денег. Готовьтесь отдать за него в районе 1 500 рублей.
Причём абы какой ключ не подойдёт. Это должен быть токен, к которому приложен сертификат подлинности ФСТЭК.
Перед покупкой обязательно изучите описание «флешки» и отзывы. Многие магазины сейчас прямо в описании пишут подходит конкретный токен для ФНС или нет.
Но есть и другой взгляд на ситуацию с сертификатами. Например, в Архангельской области ходит слух, что налоговики могут записать ключ на токен без сертификата. В том числе и здесь, на Клерке обсуждалась возможность получения подписи без сертификата на токен. В нашем телеграм-чате тоже писали, что некоторые инспекции могу закрыть глаза на отсутствие сертификата.
В общем, чтобы точно быть уверенным в успехе, лучше, конечно, купить токен с сертификатом. Возможно, непонятки с этими сертификатами вызваны тем, что налоговая занимается выдачей ключей всего несколько месяцев. В таком случае до конца года все, кто «косячил» получат по шапке и с 1 января правила станут общими для всех. Поживём — увидим.
Помимо токена для записи ЭЦП, вам нужен паспорт и СНИЛС. Убедитесь, что они у вас есть и можете идти дальше.
Этап 4. Настройка компьютера для работы с ЭЦП
Если вы до сих пор не работали с электронными подписями, то необходимо настроить компьютер.
Оговоримся сразу, если у вас в штате есть специально обученные люди, то лучше доверить настройку им. Это не значит, что у вас ничего не получится, просто вы сэкономите себе нервы, т. к. процедура настройки рабочего места для работы с ЭЦП — это для неподготовленного человека тот ещё стресс.
Для примера мы будем рассматривать подключение по ЭЦП к личному кабинету ИП. К личному кабинету ООО подключение происходит примерно так же.
Пара слов про криптопровайдер
Личный кабинет довольно привередлив к браузерам. У нас получилось всё настроить через Яндекс браузер. Можете воспользоваться им.
Для того, чтобы вы могли работать со своей подписью на интернет-ресурсах, необходимо установить криптопровайдер и плагин для браузера. Это можно сделать по ссылке.
Установка личного сертификата
Вставьте ключ в компьютер. Откройте программу Крипто Про CSP. Перейдите в раздел Сервис. Нажмите кнопку Просмотреть сертификаты в контейнере. Выберите свой ключ. В открывшемся окне нажмите кнопку Установить сертификат.
Зайдите в настройки Яндекс браузера, перейдите в раздел Системные и поставьте галочку рядом с пунктом Подключаться к сайтам, использующим шифрование по ГОСТ.
Добавление сервисов ФНС в список надежных сайтов
Откройте Панель управления компьютером. Выберите пункт Свойства браузера. В открывшемся окне перейдите в раздел Безопасность. Нажмите на значок Безопасные узлы, затем на кнопку Сайты. Добавьте в список два сайта:
Подключение к личному кабинету
Перейдите в личный кабинет, найдите кнопку Проверка выполнения условий доступа к личному кабинету и выполните проверку. Если все хорошо, то сервис запросит у вас разрешение на доступ к ключу, соглашаемся.
Если что-то пошло не так
Если подключиться к сервису не удалось, то мастер проверки скажет на каком этапе произошла ошибка и что можно попытаться предпринять. Очень часто ошибки возникают из-за работы антивируса, можно попробовать его временно отключить.
Если ничего не помогает — лучше обратится к экспертам.
Как подписать документ PDF
Для создания и проверки электронной подписи в программах Adobe Acrobat, Adobe Reader и Adobe LiveCycle ES есть отдельный модуль КриптоПро PDF.
Прежде чем вставить ЭП в PDF-файл, необходимо установить и настроить Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro для работы с программой КриптоПро PDF.
- Откройте необходимый PDF-файл, который нужно подписать. Нажимаем на значок подписи на панели «Инструменты» и видим ярлык «Сертификаты». Выбираем его.
- Появится инструмент «Заполнить и подписать», нажмите на него.
- Программа предложит выбрать нужную ЭП документа PDF, и даже цвет. Обычно по умолчанию используется черный цвет. После этого можно завершить процедуру подписания.
В порядке заключения
В этой статье мы постарались поделиться всем нашим опытом по работе с электронными подписями от налоговой. Т.к. мы всё-таки бухгалтерия, возможно, в технической части были допущены какие-то неточности, поэтому если более сведущие люди нас в комментариях поправят — мы с удовольствием внесём исправления.
Будем рады видеть вас у нас на канале — https://youtube.com/csbsov
Ещё у нас есть телеграм-чат для предпринимателей и экспертов, в котором можно обсудить последние новости и поделиться опытом, будем рады вас видеть и там — https://t.me/csbsov_chat