Как работать с НСИ в 1С, чтобы сэкономить сотни человеко-часов

В 21 веке рост бизнеса из малого в средний, а из среднего в крупный стал быстрым как никогда ранее. Сегодняшние стартапы уже через пару лет могут стать большими корпорациями, примеров тому множество – от WhatsApp и Oculus до «Яндекса», в котором еще 20 лет назад было всего 8 человек. Развиваясь, такие компании сталкиваются не только с суровыми реалиями рынка, конкуренции и юридическими тонкостями, но и этапами автоматизации.

Вначале все кажется совсем простым – на этапе ИП бухгалтера может легко заменить банковское приложение, отдел финансов – электронная касса, а офисное помещение ближайший коворкинг. На следующем этапе к этому списку добавятся системы учета, затем системы анализа, а потом настанет время заменить простые приложения специалистами, и уже им подключить более сложные системы. Каждый этап будет только добавлять программное обеспечение, а количество данных будет расти в геометрической прогрессии до тех пор, пока увидеть происходящее целиком, а значит и эффективно управлять бизнесом, станет просто невозможно – наименования в каждой из систем будут присваиваться различными способами, понятными только сотрудникам каждого из отдельно взятых направлений, что в конечном итоге приведет к противоречивости и некорректности данных.

Решить эту проблему можно создав систему управления нормативно-справочной информацией(НСИ). Иными словами, создать и поддерживать централизованную систему справочников, которые обеспечат ввод данных в информационном пространстве конкретно взятой компании. Такая система позволит перемещать данные организованно, в рамках единой базы. Благодаря единым стандартам информация в системе будет полной и достоверной для любого пользователя, что в свою очередь повысит совместимость учетных и отчетных документов, а значит и эффективность в принятии управленческих решений. Кроме того, это повлечет за собой оптимизацию материальных затрат, а значит позволит развиваться бизнесу дальше и открывать новые горизонты.

Подчеркнем, что внедрение НСИ является обязательным этапом в развитии предприятия, необходимым для среднего и крупного бизнеса.

Для чего это нужно именно вам:

· Рациональная работа корпоративной информационной системы в целом;

· Повышение достоверности и полноты первичной учетной и консолидированной отчетной информации;

· Обеспечение совместимости учетных и отчетных документов;

· Централизация ответственности за качество нормативно-справочной информации;

· Использование качественной (актуальной, полной, непротиворечивой, достоверной, унифицированной) нормативно-справочной информации всеми пользователями информационных и учетных систем предприятия;

· Рост эффективности принимаемых управленческих решений и оперативного контроля ключевых производственно-экономических показателей в результате консолидации стандартизованных данных.

В следующей статье мы подробно разберем механизм работы НСИ от 1С, остановимся на важных элементах системы и расскажем о легкости интеграции продуктов компании друг с другом.

👍 ✍ Пишите, звоните, расскажем подробнее о том, что можно сделать именно для вас

Нормативно-Справочная информация — условно-постоянный компонент корпоративной информации, являющийся основой для унификации и нормализации данных, сопровождающих протекающие бизнес-процессы, а также регламентацию деятельности организации. Другими словами, нормативно-справочная информация – это информационный ресурс компании, формируемый внутри и получаемый, как правило, извне. Она содержит стандарты, требования, правила, положения и прочую информацию, нормирующую и систематизирующую деятельность компании.

Основные проблемы НСИ в корпоративных информационных системах:

• Не в полном объеме используются Общероссийские классификаторы и справочники, разработанные государственными службами и утвержденные на федеральном уровне, предназначенные для актуального содержания информации с регулярным ее обновлением и выверкой:
• Общероссийские классификаторы, частично представленные в системах, не актуализируются и не нормализуются;
• Информация, в совокупности представляющая собой единое целое, разбита на несколько частей, собрана в отдельные справочники;
• Справочники систем дублируются по содержанию информации и функциональному использованию;
• Основной объем данных справочников не нормализован, ведение нормативно-справочной информации не регламентировано, в результате чего происходит дублирование информации при пополнении справочников. Отсутствует достаточность информации в записях справочников (записи не полно описаны);
• Основная доля представленных в системах классификаторов, имеет слабую структуру по признакам группировки информации, и является одноуровневой, что не обеспечивается гибкостью и информативностью классификации.

Информационные системы Нормативно-Справочной Информации.

Корпоративная система НСИ обеспечивает хранение, обработку и предоставление постоянной и условно-постоянной информации пользователям системы.

Системы НСИ предназначены для поддержания корпоративных данных в актуальном состоянии, обеспечению полноты, устранению ошибок, контролю целостности и непротиворечивости данных.

Модификация хранимых в системе НСИ данных и их структуры допускается только экспертами системы. Все действия по модификации данных строго регламентируются. Пользователями информации выступают прочие ИС предприятия, получающие данные через заранее определенные интерфейсы.

Такой подход обеспечивает корректность данных внутри предприятия вне зависимости от количества и разнообразия используемых ИС, устраняя дублирование информации разными подразделениями и упрощая построение сводных отчетов.

Термин НСИ имеет советское происхождение, хотя чёткого определения в СССР введено не было. На западе более подходящим аналогом НСИ является Master Data или Master Referenced Data, сутью которых является не-транзакционная нормализованная справочная информация (каталоги) и классификаторы (иерархии). Таким образом Master Data (Мастер данные) можно рассматривать только как подмножество понятия НСИ.

Системы Управления Справочниками можно приравнять к международному понятию Master Data Management (MDM), которые могут рассматриваться как часть Service-Oriented Аrchitecture (SOA).

Принципиальным является, что словари, стандарты, правила, нормативы, которые обыкновенно включают в понятие НСИ, не являются объектами систем MDM.

Подсистема
НСИ всегда присутствовала в составе
прикладных автоматизированных систем
(бухгалтерских, кадровых, систем
оперативного планирования и управления
производством, систем управления
снабжением и сбытом, и пр.) именно как
подсистема. Однако в конце XX и начале
XXI века сформировался и стремительно
развивается новый подход к управлению
нормативно-справочной информацией,
позволяющий обеспечить высокое качество
нормативно — справочной информации.

Суть
нового подхода состоит в создании в
компаниях специализированной Единой
системы управления НСИ (ЕС НСИ). Ведение
всей нормативно — справочной информации
компании выделяется в отдельную систему,
в которой производится ведение Единых
справочников компании: Единого справочника
материально-технических ресурсов (МТР),
Единого справочника работ и услуг,
Единого справочника контрагентов,
Единых финансовых справочников, Единых
кадровых справочников и т.д. Данные
Единой системы управления НСИ используются
как источник НСИ всеми прикладными
корпоративными системами.

Рис.1.
Связка данных с помощью НСИ

Ведение
НСИ, таким образом, производится
централизованно в одной специализированной
системе. Во всех других автоматизированных
системах изменение данных НСИ прекращается.
Данные НСИ изменяются на основании
запросов пользователей, направленных
в Единую систему НСИ. Программное
обеспечение Единой системы НСИ должно
обеспечивать формирование, согласование
и обработку таких запросов в соответствии
с утвержденным Регламентом, а также
репликацию обновленных данных НСИ в
прикладные автоматизированные системы.
Ведение Единых баз данных НСИ выполняют
специалисты в области НСИ – эксперты
НСИ. В компаниях создаются Службы ведения
НСИ. Появляется новая профессия –
эксперт НСИ. При создании Единых систем
управления НСИ в компаниях проводятся
работы по нормализации нормативно —
справочных данных. Под нормализацией
понимается устранение ошибок, неточностей
и неполноты в данных, устранение дублей,
дополнение недостающей информации,
унификация данных в справочнике НСИ.

При
значительном количестве ИТ-приложений
или территориально-распределенной
структуре для ведения и актуализации
НСИ требуется создание специальной
автоматизированной системы (АС). Ее
разработка станет одним из элементов
создания на предприятии единого
информационного пространства. Во всех
АС, независимо от того, где они находятся,
будут использоваться единые наименования
объектов, а работа подразделений и
филиалов станет основываться на общих
регламентах, правилах, процедурах.

Создание
автоматизированной системы управления
НСИ происходит в несколько этапов:
анализ состава НСИ и процессов ее
ведения, выбор архитектуры автоматизированной
системы, оценка стоимости ее создания,
разработка и поддержка.

• Создание автоматизированной системы управления нси
  Анализ нси
• Анализ нси

Рис.
2. Типовой состав НСИ

Одним
из первых шагов организации ведения
НСИ является создание реестра, где
детально описываются все использующиеся
на предприятии виды НСИ. Например, для
регламентов должны быть указаны такие
характеристики, как название, ответственный
специалист, дата введения, рассматриваемые
объекты, подразделения, на которые
распространяется действие регламента,
связанные классификаторы и справочники.

Кроме
того, необходимо установить связи между
различными видами НСИ, определить состав
содержащейся в них информации, обозначить,
в каких системах ведется работа с данными
(источники информации) и для каких
бизнес-процессов необходимо их
использование (потребители информации).

Подобный
анализ позволяет выбрать модели ведения
НСИ по всем функциональным направлениям,
разработать регламенты работы при
изменении или удалении данных (к примеру,
понять, с какими подразделениями должны
быть согласованы изменения), а также
выявить случаи дублирования информации.
Так, на одном из предприятий было
установлено, что в отдельных подразделениях
ведутся и используются собственные
классификаторы и справочники, которые
в точности повторяют содержание
материалов НСИ, поддерживаемых
централизованно. Например, локальные
«Справочник дебиторов», «Справочник
кредиторов» по содержанию дублировали
общий «Справочник контрагентов». Вместо
использования общего «Справочника
филиалов и структурных подразделений»
применялись собственные «Справочник
обособленных подразделений» и
«Классификатор филиалов и обособленных
подразделений». В результате происходила
трата ресурсов на поддержание нескольких
видов НСИ, которые содержали одни и те
же данные.

На
основе анализа реестра нормативно-справочной
информации и данных о связях между
различными видами НСИ, а также с учетом
структуры и специфики деятельности
предприятия формируются основные
функциональные требования к будущей
АС:

• возможность
  централизованного управления
  справочниками, классификаторами и
  другими документами;
• возможность
  централизованного контроля всех
  нормативно-справочных данных (при
  хранении, использовании или изменении);
• поддержка
  централизованного и распределенного
  (если это необходимо) ведения НСИ;
• хранение
  актуальных и исторических данных в
  центральном офисе и в филиалах,
  обеспечение оперативного доступа к
  ним;
• автоматическая
  синхронизация нормативно-справочной
  информации между элементами системы
  в различных подразделениях или филиалах
  (если необходимо);
• возможность
  изменения состава справочников, их
  структуры без модернизации программного
  кода системы.

Расскажу о том, к каким проблемам приводит отсутствие системности в нормативно-справочной информации, как их избежать или же как их исправить.

Иллюстрация Милена Пшеничная, Клерк.

Хозяйственная деятельностью любого предприятия, порядок выполнения и отражения операций в системе учета определяются нормативно-справочной информацией (далее НСИ) созданной в этой самой системе.

По опыту внедрения 1С могу сказать, что компании редко уделяют внимание вопросу организации НСИ, обычно «оно как-то само живет». Особенно, вопрос становится актуальным при переходе на новую систему учета, так как это отличная возможность решить все накопившиеся проблемы справочников и не переносить в новую систему «мусор», скопившийся в старой.

Отсутствие системности в ведении НСИ может привести к разнообразным проблемам.

Истории из проектной жизни:

В справочнике «Статьи расходов» создали свыше 500 разных статей (5 уровней вложенности), для того чтобы получить максимальную детализацию по расходам. Такая детализация существенно затормозила ввод первичной документации, так как сотрудники бухгалтерии постоянно обращались к финансовому отделу за пояснениями, какую статью в каком случае выбирать. К слову, такую отчетность анализировать тоже оказалось неудобно.

Еще одна история про справочник «Статьи расходов»:

Есть ряд статей с одинаковым наименованием, но с разными настройками отражения (одна для отражения общехозяйственных расходов, вторая для формирования стоимости строительства). В документах эти статьи были перепутаны. В итоге из-за неверно сформированной стоимости строительства и суммы общехозяйственных расходов получилась неверная сумма налогооблагаемой базы для налога на прибыль, для налога на имущество и, конечно, финансовый результат не соответствовал деятельности компании.

Ну, и третья:

На предприятии отгрузка продукции осуществляется по наименованию для покупателей (например, карандаш серый; карандаш красивый и карандаш чернографитный), а производят эту самую продукцию в собственных наименованиях (например, карандаш). Итог: справочник «Номенклатуры» раздут как минимум в 3 раза. Из-за того, что карандаш нужно превратить в карандаш серый создаются документы фиктивного производства. Анализ эффективности продаж сильно затруднен, все отчеты собираются вручную.

Крайне важно правильно спроектировать структуру НСИ перед запуском новой системы и не оставлять принятие решений о ее настройках на совести команды внедрения.

Что делать, чтобы избежать ошибок при ведении справочников НСИ?

В данной статье рассмотрим организацию НСИ на примере справочника «Номенклатура», так как практически все сферы деятельности предприятия активно используют номенклатуру и сопутствующие ей справочники. Планирование производства, планирование продаж, планирование закупок в большинстве случаев ведется с точностью до номенклатуры, настройка правил отражения номенклатуры в учете, настройка аналитик учета определяется также для этого справочника.

Для начала определим перечень задач, которые необходимо решить

1.     Определить эксперта на стороне бизнеса, который будет принимать решения по реорганизации справочника «Номенклатура», замотивировать и заинтересовать его на работу;

2.     Выявить потребности, желания бизнеса в организации структуры справочника;

3.     Продемонстрировать эксперту все возможности внедряемой системы в части настройки номенклатуры;

4.     Определить и согласовать перечень настроек (шаблоны наименования характеристик, серий, используемые классификации), которые будут использоваться в новой учетной системе;

5.     Проанализировать текущий справочник на предмет дублирующих друг друга элементов (как по смыслу, так и по наименованию), неиспользуемых элементов и т.д., для того чтобы определить перечень номенклатуры для переноса в новую систему;

6.     Определить правила переноса остатков с учетом схолпнутых дублей, измененных наименований, то есть как сопоставлять «старую» и «новую» номенклатуру» для сверки остатков.

Когда начинать решать эти вопросы?

Конечно же, лучше в новой системе сделать сразу красиво. Поэтому рекомендую приступать к решению вопросов сразу же, как только начались работы по проекту. В этом случае больше вероятность, что все вопросы будут проработаны, ведь обычно есть достаточно времени между началом работ и стартом проекта. За это время промоделировать различные варианты структуры справочников, выбрать оптимальный вариант настройки классификаций.

Но не всегда этот вариант применим.

Если сроки проекта очень сжаты, то может быть принято решение «перенести как есть» и уже после старта заниматься организацией структуры номенклатуры, избавлением от дублей.

Важно понимать, что вычищение базы от мусора пост-факт потребует значительно больше трудозатрат, так как помимо справочников потребуется приводить в порядок и остатки, править первичные документы проводить пересорты инвентаризацию.

На что обратить внимание при планировании структуры справочника?

1.Для начала изучить возможность новой системы, что и как в ней можно настроить, на что это влияет, как с этим работать.

Например, 1С:ERP предлагает широкий набор различных классификаций для целей бизнеса:

• Виды номенклатуры – классификатор, предназначенный для объединения номенклатуры по общим признакам учета. Номенклатура одного вида описывается одним и тем же набором свойств.
• Единица хранения – единица измерения, в которой ведется учет складских остатков по данной номенклатурной позиции.
• Качество – градация качества номенклатурной позиции (Новый, Ограничено годен, Не годен).
• Ценовые группы – объединение номенклатуры в группы, для которых применяются одинаковые правила расчета цены и скидок;
• Сегменты номенклатуры – классификация для ограничения области действия соглашения с клиентами, применения скидок;
• Сезонная группа – группа, по которым можно указать коэффициенты сезонности, используемые при планировании продаж и закупок;
• Товарная категория — управление ассортиментом, используется для ассортиментного планирования (укрупненного планирование продаж в разрезе товарных категорий в разрезе форматов магазинов);
• Группы складского учета – классификация с точки зрения физических параметров и принципов размещения и хранения на адресном складе;
• Группы финансового учета – классификация для описания правил отражения операций в регламентированном учете, т.е. позволяет объединить номенклатуру в разрезе бухгалтерских счетов. В рамках группы финансового учета порядок отражения можно настраивать отдельно по организациям и складам;
• Группы аналитического учета номенклатуры – экономическая классификация по однородным группам в целях учета производственных затрат и формирования отчетности, является одной из аналитик для анализа себестоимости продукции;
• Группы доступа номенклатуры – классификация для ограничения доступа на добавление и изменение номенклатуры.

2. После изучения возможностей системы надо определить набор аналитикклассификаций, которые соответствуют запросам бизнеса. Важно не переборщить и не вести избыточные аналитики, позже это может затруднить анализ продаж и расчет себестоимости.

3.Разработать удобную иерархию в справочнике, что поможет избежать дублей номенклатуры, долгого поиска нужной и правильной номенклатуры. Пример плохой иерархии, когда создаются папки для целей подразделений: Склад, Производство, Офис. Есть номенклатура, которая используется во всех подразделениях и высок риск создать много дублей.

4.Запланировать сроки выполнения работы. Большая часть должна быть выполнена бизнес-экспертом и важно распределить работы так, чтобы у него оставалось время на выполнение своих прямых обязанностей.

Истории ошибок из проектной жизни для устрашения:

На предприятии ведется серийный учет сырья и готовой продукции. При настройке политики серий был выбран тип политики «учет себестоимости по сериям», но для объемов производства – такая детализация себестоимости оказалась излишней. Сам расчет занял продолжительное время. Анализировать такие данные также оказалось неудобно.

Не включили настройки проверки уникальности дополнительных реквизитов для характеристики номенклатуры. В системе создавались дублирующие значения, что привело к пересорту, путанице в документах, искажению оперативных остатков.

До конечных пользователей не донесена информация о новой структуре, новых наименованиях номенклатуры, характеристик и серий. В результате: путаница в наименованиях, увеличение времени по созданию документов, увеличение уровня стресса, что негативно сказывается на старте системы.

Какие управленческие решения принять, чтобы организовать процесс?

Имея за плечами опыт большого количества внедрений, рекомендую правильно организовать процесс управления номенклатурой:

1. Предприятие выделяет специалистаподразделение (назовем «МДМ-подразделение»), ответственное за управление номенклатурой (НСИ). Специалистподразделение обучены работе 1С в части тонкостей настроек номенклатуры (НСИ).

2. Предприятие разрабатывает регламент заведения нового элемента справочников. Определяет круг лиц, который согласует необходимость заведения элемента. Устанавливает сроки согласования и сроки заведения. Например, за создание нового подразделения отвечает финансовая служба, а согласование нового элемента номенклатуры может быть разделено на разных экспертов в зависимости от назначения самой номенклатуры и ее использования (хозяйственные нужды; тара; материалы, используемые в производстве).

3. Предприятие внедряет и использует отдельную МДМ-систему (о ней можно прочитать ниже по тексту), в которой ведется вся НСИ.

4. Сотрудники предприятия знают о существующем регламенте и следуют ему.

5. Права доступа на добавлениеизменение НСИ ограничены у всех, кроме ответственного сотрудникаподразделения.

Плюсы такого подхода очевидны:

• Существует отлаженный процесс управления номенклатурой на предприятии;
• Бизнес-эксперты заинтересованы в качественной и проработанной структуре номенклатуры в новой системе;
• Понимание потребностей бизнеса в организации структуры справочника;
• Отсутствие или минимальное количество «мусора» в исторической системе;
• Гибкость для изменений как со стороны бизнеса, так и со стороны функционала 1С.

Минусов такой подход практически не имеет, отметила бы:

• Нежелание ответственных за номенклатуру сотрудников изучать новую систему иили непонимание архитектуры решения типового функционала 1С:ERP;
• Временной лаг между возникновением потребности в создании нового элемента и его созданием в системе, порой весьма значительный;
• Для небольших предприятий скорее всего не актуален.

Альтернативой вышеописанному варианту может являться следующая, более простая с точки зрения управленческих решений, организация:

• Настроить проверки уникальности при создании новой номенклатуры, характеристик и т.д.;
• Ограничить права доступа на созданиеизменение элементов справочника;
• Выделить владельца(-ев) справочника. Например, бухгалтера, начальника склада и начальника производства, которые будут заводить самостоятельно нужную им номенклатуру.

При выборе варианта организации процесса управления номенклатурой рекомендую учитывать:

• Количество различных учетных систем на предприятии и их особенности (настроенные обмены независимые базы сбор консолидированной отчетности из всех баз). Для небольших предприятий вариант с выделением МДС-подразделения будет неактуален.
• Временной лаг между возникновение потребности в создании нового элемента и его создание в системе, порой весьма значительный.
• Размеры самого справочника «Номенклатура», если в нем немного позиций, то выделение МДМ-подразделения будет не актуально.
• Размеры предприятия (количество юридических лиц и их особенности), для штата в 10 человек выделение МДМ-подразделения не актуально.

Примеры организации учета НСИ

Делюсь своими рекомендациями на примерах из практики.

Дано: несколько исторических систем, также планируется несколько новых учетных систем (переход на них может быть одновременный, может поэтапный).

• Одну из новыхисторических учетных систем принять за центральную для ввода номенклатуры;
• В остальных системах справочник «Номенклатура» заблокировать для ручного ввода новых элементовизменению старых;
• Новые элементы вводить только в центральной системе, в остальные транслировать при помощи обмена.

• Сопоставимость отчетности между системами;
• Отсутствие дублирующих элементов во всех системах;
• Единая номенклатура для всех систем;
• Сокращение времени на исправление допущенных ошибок (человеческий фактор не исключаем).

Обратить внимание на следующие нюансы использования такого решения, которые могут затруднить работу:

• Дополнительные трудозатраты для разработки правил обмена центральной системы с остальными;
• Не гибкий подход — при любых изменениях потребуется доработка обмена;
• Отсутствие ручного управления, что происходит при обмене – «черный ящик» для пользователя;
• При возникновении ошибок обмена, пользователь в 99% случаях не сможет самостоятельно решить проблему, потребуется помощь службы поддержки.

Дано: крупный международный холдинг, заводы в различных странах, учет ведется в различных системах. Надо организовать процесс управления номенклатурой, для сбора консолидированной отчетности по закупкам и продажам.

Решение: Использовать отдельную МДМ-систему.

Что такое МДМ-система? Это специализированное программное решение, которое помогает унифицировать нормативно-справочную информацию во всех информационных системах предприятия и организовать эффективное управление НСИ. Систем МДМ существует множество, у каждой есть свои преимущества и недостатки, поэтому при выборе продукта необходимо проанализировать возможности каждой МДМ-системы.

Плюсы использования МДМ-системы:

1.Гибкий подход в ведении номенклатуры. Система МДМ позволяет выбрать различные варианты точек ввода НСИ:

1.1. централизованный (ввод в МДМ и транслирование в другие базы);

1.2. децентрализованный (ввод НСИ в системах учета, трансляция в систему МДМ, в которой элементы разных баз будут сопоставлены между собой и по заданным параметрам соотнесены как различные вариации одного элемента);

1.3. гибридный (соединение централизованного и децентрализованного ввода).

2.В системах МДМ может быть уже преднастроенный обмен с другими учетными системами, что значительно облегчит ее внедрение и уменьшит трудозатраты на доработки;

3.Настройка различных группировок, классификаций внутри системы МДМ (без доработок учетных систем) для дальнейшего использования в отчетности;

4.Построение консолидированной отчетности на основе данных НСИ из МДМ-системы, например, BI-отчетности;

5.Использование МДМ-системы подразумевает выделение ответственного сотрудникаподразделение, которое будет отвечать за процессы, регламенты, стандартизацию НСИ, а значит единый подход;

6.Сокращение времени на исправление допущенных ошибок.

Обратить внимание на следующие нюансы при выборе это подхода:

• У некоторых МДМ-систем закрытый код, что означает невозможность самостоятельной доработки под нужды предприятия, как следствие увеличение затрат на доработку системы, так как необходимо привлекать компанию-разработчика решения;
• Из предыдущего пункта также следует то, что поддержкой такой МДМ-системы может заниматься только компания-разработчик – это увеличение затрат;
• МДМ-система – это отдельный проект, с отдельным бюджетом и командой внедрения.

В заключении хотелось бы сказать, что системный подход к организации номенклатуры и всей НСИ на старте новой системы – один из важнейший критериев для успешного старта и для прозрачного ведения учета в системе. Грамотно организованный подход к организации структуры справочника как управленчески, так и технически позволит сэкономить сотни часов трудозатрат и нервов своих сотрудников и всей проектной команды.

Желаю успехов во внедрении!

• IBM Information Server
• SAP Master Data Management

Асу «Нормативно-справочная информация»

Деятельность
любого предприятия, так или иначе,
связана с обязательным наличием
нормативно-справочной информации (НСИ),
обеспечивающей нормирование, регламентацию,
чистоту и непротиворечивость
информационного пространства, в котором
происходит взаимодействие сотрудников,
автоматизированных систем, и обеспечивается
обмен данными с внешним миром.

НСИ – это
структурированная информация, используемая
для идентификации информационных
объектов и установления связей между
ними. Бессистемное и децентрализованное
накопление отдельными службами и
подразделениями разнообразной
нормативно-справочной информации
приводит к тому, что одни и те же объекты
классифицируются и описываются по-разному
или справочники, необходимые одному
подразделению, ведутся и хранятся в
другом подразделении. В результате
возникают проблемы информационного
взаимодействия между различными
службами, за которыми стоит несогласованность
действий участников и, соответствующие,
весьма немалые, затраты ресурсов на
преодоление последствий такой
несогласованности.

КСУ НСИ является
«ядром» информационного пространства
промышленного предприятия.

Рис.
5.4. Структурная
схема АСУ НСИ

• создание
  единого информационного пространства
  предприятия путем формализации
  справочников предприятия и унификации
  их сопровождения;
• интеграция
  информационных систем предприятия на
  основе единой НСИ;
• распределенное
  ведение НСИ при централизованном
  управлении;
• оптимизация
  работы персонала, ведущего НСИ.

Система обеспечивает
обмен нормативными данными между
автоматизированными системами всех
уровней, позволяя кардинально решить
вопрос качества информации – исключить
ее дублирование и противоречивость,
повысить достоверность.

Система включает
контент НСИ в составе словаря,
классификаторов, справочников и
нормативных данных, а также модули
бизнес-логики НСИ, администрирования
и интеграции.

Словарь представляет
собой единый перечень всех используемых
на предприятии наименований и терминов.
Использование нового термина в системе
НСИ, возможно только после его внесения
в словарь. Данные в словаре организованы
таким образом, что при внесении новых
записей они могут быть помещены только
в определенный раздел, класс, подкласс
и т.д. Создание единого словаря позволяет
систематизировать внесение новых
терминов, устранить их дублирование и
противоречивость, исключить ошибки в
написании. Именно наличие словаря
обеспечивает широкие возможности в
гибком построении классификаторов для
различных групп пользователей при
сохранении целостности информации.

Классификаторы,
справочники и нормативы предназначены
для хранения нормативно-справочной
информации по каждому объекту учета на
предприятии. Классификаторы и справочники
предназначены для структурирования
объектов учета предприятия и их
однозначной идентификации. Нормативы
определяют расширенные свойства
элементов классификатора, определяющие
допустимые значения параметров объектов
учета. В условиях крупного предприятия,
наибольшей проблемой является создание
единого классификатора, имеющего объем
и структуру, приемлемые для эффективного
использования. В отличие от многих
аналогов система поддерживает возможность
создания связанной через единый словарь
системы из произвольного набора
классификаторов, предназначенных и
построенных с учетом специфики для
различных групп пользователей. Описание
объектов в классификаторах представляет
собой сгруппированную в виде дерева
цепочку связанных комбинаций терминов
из словаря. Для описания однотипных
объектов используются аналогичные
комбинации терминов. В результате
обеспечивается четкое структурирование
и единообразное описание однотипных
данных. При этом каждая группа пользователей
работает со сравнительно небольшими и
простыми для восприятия иерархическими
классификаторами. На их основе
автоматически генерируются наиболее
объемные, детализированные до каждого
объекта учета, справочники. Это является
одним из основных достоинств системы,
поскольку этот процесс вызывает
наибольшие трудности и связан с большим
количеством ошибок. Такой подход
позволяет описывать и эффективно
поддерживать весьма сложные структуры
объектов учета, характерные для крупных
промышленных предприятий.

Модуль бизнес-логики
НСИ включает средства поддержания в
актуальном и корректном состоянии
контента НСИ. Создание и сопровождение
контента осуществляется группой
экспертов. Программные средства модуля
позволяют легко дополнять и модифицировать
хранящуюся информацию, например, в
случае изменения бизнес-процессов,
производства новых видов продукции,
внедрения новых технологий. Большинство
изменений происходит путем простого
изменения в базах данных без изменения
их структуры, т.е. не требует
перепрограммирования. В состав модуля
входят средства взаимодействия
пользователей с экспертами, позволяющие
четко регламентировать процесс подачи
и рассмотрения заявок на изменение
контента.

Модуль администрирования
включает средства, обеспечивающие
разграничение полномочий и прав доступа,
согласования версий, предупреждения и
устранения сбоев. Развитые средства
автоматизированной проверки
работоспособности системы, создания
резервных копий, возможность отмены
внесенных изменений – все это позволяют
администраторам оперативно предотвращать
или устранять неполадки.

Модуль интеграции
осуществляет взаимодействие системы
НСИ с пользователями и другими
автоматизированными системами
предприятия. Для повышения надежности
и быстродействия работы системы конечные
потребители информации взаимодействует
с копией базы данных, расположенной в
его локальной сети. Модуль обмена данными
передает в локальные базы данных только
ту информацию, которая необходима ее
пользователям. При этом подсистема
протоколирует все изменения базы данных
с возможностью их отмены, автоматически
осуществляет контроль целостности
информации при конфигурировании системы,
обеспечивает параллельную работу с
несколькими локальными базами данных,
регулируя загруженность сетевого
трафика.

Система НСС
(нормативно-справочное сопровождение)
позволяет решить проблему обеспечения
НСИ всех служб, а также всех уровней
автоматизации предприятия. Универсальность
алгоритмов системы, их независимость
от области использования позволяют в
короткие сроки адаптировать ее к условиям
конкретного производства. Внедрение
системы осуществляется на основе
преемственности – в качестве основы
принимаются методы структурирования
информации и система реквизитов,
применяемые в ключевой для предприятия
информационной системе, например в
ERP-системе. Учитываются особенности
организационной структуры и сложившейся
практики ведения документации.
Реализованные механизмы переноса,
наследования и групповой обработки
информации значительно сокращают
затраты рабочего времени на ведение
справочников и нормативов, обеспечивают
полное сохранение функциональности
действующих прикладных систем, возможность
миграции и преобразования накопленных
информационных массивов.

Система ориентирована
на многоцелевое использование. Каждой
группе пользователей предоставляется
индивидуальный, адаптированный к ее
функциональным задачам классификатор
на основе общих словарей наименований
и терминов. Связь классификаторов через
общие словари наименований и терминов
позволяет избежать усреднения в пределах
разнородных групп нормативов.
Поддерживается возможность автоматической
генерации наиболее объемных детализированных
справочников на основе основных
обобщенных классификаторов.

Обеспечена
возможность эффективного контроля НСИ
за счет создания интерфейсов идентичных
принятым на предприятии официальным
нормативным документам. Это позволяет
значительно упростить процесс изменения
нормативов и позволяет сохранить
принятый механизм ответственности за
их содержание. При этом, заполнение
детализированных справочников система
осуществляет автоматически. Высокая
степень надежности и отказоустойчивости
системы обеспечивается применением
развитых средств авторизации доступа,
протоколирования событий, репликации
и архивирования данных.

Применяемая
конфигурация базы данных рассчитана
на ведение связанных справочников
продукции, материалов, норм, технологических
маршрутов, каждый из которых может
содержать миллионы записей. В состав
решения входят преднаполненные словари
и классификаторы для металлургической
отрасли.

Создание единой
системы нормативно-справочной информации,
а также единого регламента и технологической
среды доступа к ней в масштабах всего
предприятия значительно сокращает
расход времени и средств на информационное
обеспечение производственного процесса.
Кроме того, значительно возрастает
скорость формирования отчетности и
снижается количество ошибок, что
позволяет повысить оперативность и
гарантировать правильность принятия
управленческих решений.

Удобный WEB-интерфейс,
развитые средства визуализации,
многопользовательские средства
сопровождения справочных таблиц,
возможность проектирования, создания
и редактирования произвольной архитектуры
данных делает работу персонала с
технологической информацией легкой и
удобной. Использование различных
классификаторов одной и той же продукции
для целей учета производства, настройки
технологических режимов оборудования
и контроля качества позволяет в
значительной степени облегчить ведение
справочников и нормативов. При этом
каждый пользователь может работать в
привычных для него условиях, руководствуясь
существующими на текущий день нормативными
документами. Создание дополнительных
интерфейсов максимально приближенных
по внешнему виду к принятым на предприятии
нормативным актам, позволяет значительно
облегчить пользователям восприятие и
контроль содержания НСИ.