В ближайшую неделю день рождения празднуют:, , , , , , , , , , , , , , .
Отправка письма в несколько адресов
Реквизит «адресат» как оформить. Новый национальный стандарт по оформлению документов – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) принят Росстандартом от 08.12.2016 № 2004-ст . Стандарт вводится в действие с 1 июля 2018 г. и заменяет ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).
В статье рассмотрим вопрос правильности оформления адресования документа: в организацию, физическому лицо и что нового в этом реквизите.
Знание порядка адресования документа важно, так как от точности написания этого реквизита зависит его доставка исполнителю, минуя лишние инстанции и быстрота принятия решения, по проблемам изложенным в документе.
Реквизит «адресат» используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов таких, как докладные, служебные записки, объяснительные, заявления и др.).
Адресатом документа может быть:
- организация,
- структурное подразделение организации,
- должностное лицо,
- физическое лицо.
Изменения в реквизите « адресат» минимальны, поскольку основная задача в новой редакции стандарта – сохранить преемственность с предыдущим стандартом, ввести в новую версию только те изменения, которые действительно актуальны в практике документирования.
Наиболее значимые изменения
1.Инициалы пишем после фамилии в реквизите «адресат». Приведено к единообразию проставление инициалов лица, которому адресован документ: независимо от того, кому адресован документ, должностному лицу или физическому лицу (гражданину), инициалы ставятся после фамилии. Например, если получатель – должностное лицо:
Ректору Сибирского федерального университета
Если документ адресован физическому лицу:
пр. Мира д.4 кв.22
г. Красноярск, 660011
2. Указываем адрес электронной почты. Новым элементом оформления реквизита «адресат» является указание адреса электронной почты или номера телефона (факса), если письмо отправляется только по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте), например:
Красноярский государственный педагогический университет им. В.П. Астафьева
3.Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.
- г-ну Фамилия И.О.
- г-же Фамилия И.О.
Реквизит «адресат»
Максимально реквизит «адресат» может состоять из следующих составных частей:
- наименование учреждения, организации (в именительном падеже);
- наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
- указание должности получателя (в дательном падеже);
- фамилия и инициалы (в дательном падеже, инициалы указываются после фамилии, например: Иванову С.П.);
- почтовый адрес.
Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними 1-1,5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 12 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания — точки и запятые — не ставятся. Допускается центрировать каждую строку адресата по отношению к самой длинной строке.
Что сохранилось в реквизите «адресат»?
1.Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица.
Губернатору Красноярского края
2.При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.
Федеральное архивное агентство
При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.
Отдел государственной службы, кадров и наград
При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.
Руководителю договорно- правового отдела
3.При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно.
Руководителям дочерних обществ АО «Профиль»
Руководителям управлений Росархива
При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».
Руководителям дочерних обществ АО «Профиль» (по списку)
В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.
4.В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.
Сибирский федеральный университет
Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).
При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия инициалы, почтовый адрес.
Садовая ул., д. 5, кв. 12,
г. Красноярск, 660077
Еще статьи
Вузы могут разделить на четыре группы
Правила организации безопасного использования и содержания лифтов, подъемных платформ для инвалидов: разъяснения Ростехнадзора
Хранение документов по охране труда
Типовые инструкции по охране труда
