Аренда спецтехники с экипажем первичные документы

Организация планирует взять в аренду для перевозки металлолома грузовой автомобиль, при этом заключить договор аренды с экипажем. Может ли организация взять на себя затраты по ремонту этой машины (в том числе покупку автошин), прописать это в договоре аренды с экипажем и в дальнейшем учесть расходы в затратах? Вправе ли организация-арендатор учесть в расходах по налогу на прибыль расходы на топливо?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

При аренде транспортного средства с экипажем признание расходов по ремонту арендованного автомобиля (в том числе расходов на покупку автошин) организацией-арендатором влечет налоговые риски в целях налогообложения прибыли, даже если обязанность по содержанию и техническому обслуживанию автомобиля будет возложена на арендатора договором.

Организация-арендатор вправе учесть в расходах по налогу на прибыль расходы, связанные с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на топливо.

Аренда транспорта с экипажем — это как обычная аренда вещи, только дополненная услугами водителя. Сам арендатор за руль не садится. Такой договор заключают, чтобы развозить сотрудников по домам на микроавтобусе, переносить погрузчиком коробки на складе или копать землю экскаватором. Второе название аренды транспорта с экипажем — фрахтование на время. Если увидите такой заголовок, знайте — это один и тот же договор.

На аренду транспорта с водителем обязательно оформляют письменный договор. Рассказываем, как заполнить шаблон договора под свой бизнес и урегулировать спорные моменты, которые часто встречаются в жизни. Источник — параграф 3.1 ГК РФ.

❌ Важно: договором аренды транспорта нельзя прикрывать трудовые отношения с водителями и экспедиторами. Если в компанию нужен человек с личным автомобилем, который с девяти до шести развозит заказы и подчиняется директору — надо заключить трудовой договор. Если подмена вскроется, компанию оштрафуют и заставят заплатить налоги за неоформленного работника.

Как понять, какой договор заключить: трудовой или ГПХ

Шаблон договора аренды транспортного средства с экипажем

Замена автошин

Напомним, что арендодатель в течение всего срока договора аренды транспортного средства с экипажем обязан предоставлять необходимые принадлежности для нормальной и безопасной эксплуатации автомобиля (ст. 634 ГК РФ).

Также согласно п. 1 ст. 635 ГК РФ предоставляемые арендатору арендодателем услуги по управлению и технической эксплуатации транспортного средства должны обеспечивать его нормальную и безопасную эксплуатацию в соответствии с целями аренды, указанными в договоре.

Согласно п. 2.3.7 «ГОСТ 18322-2016. Межгосударственный стандарт. Система технического обслуживания и ремонта техники. Термины и определения» (введен в действие приказом Росстандарта 28.03.2017 N 186-ст) капитальный ремонт — это плановый ремонт, выполняемый для восстановления исправности и полного или близкого к полному ресурса объекта с заменой или восстановлением любых его частей, включая базовые.
В соответствии с п. 2.3.9 указанного ГОСТа текущий ремонт — это плановый ремонт, выполняемый для обеспечения или восстановления работоспособности объекта и состоящий в замене и/или восстановлении отдельных легкодоступных его частей.

Вот пример из судебной практики по зеркальной ситуации.

Таким образом, мы приходим к мнению, что приобретение автошин является средством обеспечения нормальной и безопасной эксплуатации автомобиля, а замена автошин является видом текущего ремонта. Следовательно, и обязанность по их приобретению и замене лежит на арендодателе.

Субаренда

Арендатор может сдавать транспорт в субаренду без согласия арендодателя. Например, отдать арендованный автомобиль физлицу на выходные. Но в договоре можно это запретить.

Ещё на арендованном транспорте арендатор может зарабатывать. Например, оказывать строительные услуги с помощью экскаватора. Или платно возить грузы на грузовике. Лишь бы это не противоречило цели аренды. Запретить арендатору заключать коммерческие договоры нельзя.

Ремонт и техосмотр

По закону все заботы и расходы на ремонт транспорта лежат на арендодателе. Он платит автосервису, покупает новые детали, проходит техосмотр и обновляет диагностическую карту или свидетельство ТО.

Переложить ремонт на арендатора нельзя. Подобный пункт в договоре не имеет смысла. Даже если арендатор на свои деньги купит зимние шины, то сможет предъявить эти расходы арендодателю.

Расходы на текущий и капитальный ремонт

Статья 616 ГК РФ определяет общий порядок несения расходов на ремонт при арендных отношениях. Так, согласно п. 1 ст. 616 ГК РФ арендодатель обязан производить за свой счет капитальный ремонт переданного в аренду имущества, если иное не предусмотрено законом, иными правовыми актами или договором аренды. В свою очередь арендатор обязан поддерживать имущество в исправном состоянии, производить за свой счет текущий ремонт и нести расходы на содержание имущества, если иное не установлено законом или договором аренды (п. 2 ст. 616 ГК РФ).

Но для случаев аренды ТС ГК РФ устанавливает иное распределение обязанности по капитальному и текущему ремонту арендуемого транспортного средства.

Если речь идет об аренде ТС без экипажа, ст. 644 ГК РФ определено, что арендатор в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта.

Если же автомобиль арендуется с экипажем, то согласно ст. 634 ГК РФ арендодатель в течение всего срока договора аренды транспортного средства с экипажем обязан поддерживать надлежащее состояние сданного в аренду транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей.

Буквальное толкование ст. 634 ГК РФ свидетельствует об императивном характере данной нормы.

В постановлении ФАС Московского округа от 20.01.2009 N КГ-А40/12869-08 по делу N А40-23676/08-52-237 суд пришел к выводу, что заключенный сторонами договор об эксплуатационном управлении транспортного средства в дополнение к договору аренды транспортного средства с экипажем является ничтожным в силу противоречия его положениями ст. 632, 634, 635 ГК РФ, согласно которым обязанность по осуществлению текущего и капитального ремонта лежит на арендодателе.

Расходы на ГСМ

Согласно ст. 636 ГК РФ, если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства с экипажем, арендатор несет расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов и на оплату сборов.

Но эти расходы договором можно переложить частично или полностью и на арендодателя.

Договор аренды с экипажем

Согласно п. 1 ст. 632 ГК РФ по договору аренды транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации (смотрите Примерную форма договора аренды транспортного средства с экипажем (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ)).

В силу ст. 633 ГК РФ договор аренды транспортного средства с экипажем должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока.

В соответствии с п. 2 ст. 434 ГК РФ договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Как правильно вернуть транспортное средство

Когда договор кончается, транспортное средство возвращают по акту. Пока акт не подписали, капает арендная плата, даже если транспортное средство и ключи в реальности уже у арендодателя. Это правило из ст. 622 ГК РФ.

Преимущественное право аренды на новый срок в договорах на транспорт не действует. Арендодатель спокойно может сдать транспорт кому угодно другому.

Как передают транспорт арендатору

Передачу транспорта арендатору оформляют актом. Перед этим арендатор хорошо осматривает транспорт. Если есть поломки или что-то не нравится — надо прописать это в акте и указать срок устранения. Без такой формальности арендодатель не обязан что-то чинить — ст. 612 ГК РФ.

С момента подписания акта начисляют арендную плату — считается, что все довольны.

Шаблон акта приёма-передачи транспортного средства

Страховые взносы

Согласно п. 1 ст. 420 НК РФ выплаты в пользу физических лиц по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ или оказание услуг, для организаций и индивидуальных предпринимателей являются объектом обложения страховыми взносами.

Таким образом, с суммы вознаграждения за услуги по управлению транспортным средством, по договору аренды с экипажем в части оказываемых услуг по перевозке, а также со всей суммы договора перевозки организацией (арендатором) начисляются и уплачиваются страховые взносы.

Взносы от НС и ПЗ начисляются, только если это предусмотрено договором (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).

Догументы необходимые при аренде спецтехники

Доброго времени суток!

Наша компания занимается арендой спецтехники, я же раньше не когда этим не занимался. Подскажите пожалуйста все ли это необходимые документы?

3. Счет на оплату

6. Акт выполненных работ

7. Акт приемки передачи техники

11. Акт сверки взаиморасчетов

Или чего-то не хватает???

За ранее благодарен!

Уточнение от клиента

И как правильно называются формы ЭСМ-2 и ЭСМ-7

03 февраля 2016, 22:11

03 февраля 2016, 23:06, Николай, г. Краснодар

Здравствуйте. необходимо обратиться к соответствующим положениям.

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СТАТИСТИКЕПОСТАНОВЛЕНИЕот 28 ноября 1997 года N 78Об утверждении унифицированных форм первичнойучетной документации по учету работы строительныхмашин и механизмов, работ в автомобильномтранспорте1. По учету работы строительных машин и механизмовРапорт о работе башенного крана ( форма N ЭСМ-1)Применяется в специализированных организациях для учета работы мостовых, шлюзовых, самоходных, портально-стреловых, стационарных, козловых и башенных кранов при почасовой оплате и является основанием для получения исходных данных при начислении заработной платы машинистам. Рапорт выписывается на декаду в одном экземпляре прорабом или уполномоченным лицом участка управления механизации и заполняется ежесуточно машинистами башенного крана. Рапорт рассчитан для внесения данных о работе четырех машинистов при трехсменной работе башенного крана. Фамилия четвертого машиниста записывается при замене одного отсутствующего машиниста по причине болезни, отпуска и т.д., который будет продолжать работу на башенном кране. При последующей замене выписывается новый рапорт. Объем выполненных работ заполняет должностное лицо, ответственное за нормирование и расчеты, на основании замеров выполненных работ и единых норм и расценок по каждому конструктивному элементу или виду работ. Результаты работы и простоев крана, а также претензии к работе машинистов подтверждает заказчик подписью и штампом. При заполнении документа рекомендуется применять следующие коды простоев по вине владельца машины и по вине заказчика.По вине владельца машины:неисправность машины 01техническое обслуживание 02внеплановый ремонт 03отсутствие горюче-смазочных материалов 04перебазирование и переоборудование машины 05отсутствие машиниста 06По вине заказчика:отсутствие материалов и конструкций 07отсутствие фронта работ 08необеспеченность подъездных путей 09отсутствие силовой энергии и освещения 10недостатки транспортных средств 11прочие простои 12В конце декады рапорт подписывается машинистами, должностным лицом, ответственным за нормирование и расчет, прорабом, начальником участка и передается в бухгалтерию. Работа башенных кранов, состоящих на балансе специализированной организации, оформляется по форме N ЭСМ-6.Путевой лист строительной машины ( форма N ЭСМ-2)Применяется в специализированных организациях для учета работы строительной машины на автомобильном ходу при почасовой оплате, а также является основанием для получения исходных данных при начислении заработной платы обслуживающему персоналу. Путевой лист выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом и выдается на смену, на день или декаду. Выезд и возвращение строительной машины оформляет диспетчер, механик, машинист. Результаты работы и простоев строительной машины отражаются на оборотной стороне путевого листа и ежедневно подтверждаются подписью и штампом заказчика.Рекомендуется применять коды простоев, приведенные к форме N ЭСМ-1.Оформленный путевой лист подписывается машинистом, прорабом, начальником участка управления механизации, должностным лицом, ответственным за нормирование и расчеты, и передается в бухгалтерию.Справка для расчетов за выполненные работы (услуги) ( форма N ЭСМ-7)Применяется для производства расчетов организации с заказчиками и для подтверждения выполненных работ (услуг) строительными машинами (механизмами). На каждый рапорт (путевой лист) работы строительной машины (механизма) выписывается отдельная справка. Составляется в одном экземпляре представителями заказчика и организации-исполнителя работ (услуг) на основании данных путевого листа (форма N ЭСМ-2) или рапортов (формы NN ЭСМ-1, ЭСМ-3). Справка заверяется печатью заказчика, передается в бухгалтерию организации, которая использует ее как приложение к документу, выставляемому заказчику для оплаты. Стоимость работ (услуг) указывается в договорных ценах, по которым осуществляются расчеты заказчика с исполнителем (управлением механизации).docs.cntd.ru/document/9054561

Факт выполнения работ (оказания услуг) должен быть документально подтвержден (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ).

Составление акта об оказании услуг (выполнении работ) обязательно, только если такое требование предусмотрено гражданским законодательством или заключенным договором. Такого мнения придерживается Минфин России (письмо от 13 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/750). В свою очередь Гражданский кодекс РФ прямо предписывает составлять акт об оказании услуг (выполнении работ) лишь при выполнении работ по договору строительного подряда (п. 4 ст. 753 ГК РФ). О составлении акта упоминается и в статье 720 Гражданского кодекса РФ, которая распространяется на все виды договора подряда. Однако в ней сказано, что наряду с актом стороны могут составить и другой документ, удостоверяющий приемку.В остальных случаях составлять акт не обязательно. Поэтому факт выполнения работ (оказания услуг) для целей бухучета и налогообложения может быть подтвержден иным документом (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ). когда составление акта не является обязательным, работы (услуги, права) можно учесть в бухучете и при налогообложении на основании договора (либо иных документов, подтверждающих факт выполнения работы, оказания услуги, отчуждения права) (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п.1 ст. 252 НК РФ).Для этого, например, пропишите в договоре следующее условие. Если заказчик по факту оказания услуг, указанного в договоре, не предъявляет претензий к исполнителю, услуга считается оказанной (работы выполненными). При этом в качестве документов, подтверждающих факт оказания услуг, могут, в частности, выступать:договор;счет на оплату;платежные документы.предоставление в пользование строительной организациистроительных машин и механизмов (как с экипажем, так и без экипажа), в томчисле башенных кранов;транспортные услуги;услуги по предоставлению энергии всех видов на строительнуюплощадку и другие подобные работы и услуги.на работы и услуги, непосредственно связанные состроительством объектов и включаемые в состав прямых расходов (например, услуги механизмов);на прочие работы и услуги, включаемые в состав косвенныхрасходов, связанных с производством строительных работ в целом (например,услуги по предоставлению энергии всех видов).акт приема-передачи выполненных работ;акт об оказании услуг.договор;счет на оплату;платежные документы.Подтверждает данный подход Минфин России в письмах от 4 мая2012 г. № 03-03-06/1/226 и от 17 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/778. *Вместе с тем, это не касается работ (услуг), по которымприемка в обязательном порядке должна оформляться отдельным документом.Например, по строительному подряду, по которому акт обязателен (п. 4 ст. 753 ГК РФ).Если организация является плательщиком НДС, то, кромедокументов, подтверждающих отгрузку готовой продукции (выполнение работ, оказание услуг), она должна выставить организации-покупателю (заказчику) счет-фактуру (п. 3 ст. 168 НК РФ).www.glavbukh.ru/hl/78850-kakimi-dokumentami-oformlyaetsya-arenda-spetstehniki#ixzz3z9Mv5eRO

03 февраля 2016, 23:40

Юрист, г. Пермь

Ваш перечень документов вполне полон.

И как правильно называются формы ЭСМ-2 и ЭСМ-7Николай

Путевой лист строительной машины(форма N ЭСМ-2)Применяется в специализированных организациях для учета работы строительной машины на автомобильном ходу при почасовой оплате, а также является основанием для получения исходных данных при начислении заработной платы обслуживающему персоналу. Путевой лист выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом и выдается на смену, на день или декаду. Выезд и возвращение строительной машины оформляет диспетчер, механик, машинист.Результаты работы и простоев строительной машины отражаются на оборотной стороне путевого листа и ежедневно подтверждаются подписью и штампом заказчика. Рекомендуется применять коды простоев, приведенные к форме N ЭСМ-1.Оформленный путевой лист подписывается машинистом, прорабом, начальником участка управления механизации, должностным лицом, ответственным за нормирование и расчеты, и передается в бухгалтерию.Справка для расчетов за выполненные работы (услуги)(форма N ЭСМ-7)Применяется для производства расчетов организации с заказчиками и для подтверждения выполненных работ (услуг) строительными машинами (механизмами).Составляется в одном экземпляре представителями заказчика и организации— исполнителя работ (услуг) на основании данных путевого листа (форма NЭСМ-2) или рапортов (формы N N ЭСМ-1, ЭСМ-3).Справка заверяется печатью заказчика, передается в бухгалтерию организации, которая использует ее как приложение к документу, выставляемому заказчику для оплаты.На каждый рапорт (путевой лист) работы строительной машины (механизма) выписывается отдельная справка.Стоимость работ (услуг) указывается в договорных ценах, по которым осуществляются расчеты заказчика с исполнителем (управлением механизации).

04 февраля 2016, 06:15

Юрист, г. Калининград

Если срок договора аренды закончился, то должен быть акт приемки передачи на возврат техники. Один акт составляется, когда берут спецтехнику в аренду, а второй — когда спецтехнику возвращают.

Кроме того, к договору аренды в качестве приложений могут прикладывается копии тех.паспаотов на спецтехнику.

Или тех.документация передается вместе с техникой и тогда документация прикладывается. к акту приема-передачи техники. а, в акте указывается какая документация передается..

08 февраля 2016, 01:49

В договоре прописан залог 5000, сумма за аренду квартиры 10000 В сентябре 2022г я хотела съехать, и попросила оплатить деньгами с залога за пол месяца

Здравствуйте! Я снимала квартиру, имеется договор с 1.02.22г — по 1.01.23г.

В договоре прописан залог 5000, сумма за аренду квартиры 10000

В сентябре 2022г я хотела съехать, и попросила оплатить деньгами с залога за пол месяца. Хотела помочь хозяину квартиры найти жильцов, он согласился, попросил передать им ключи и договор аренды.

В итоге я так и не съехала. В декабре 1 числа 2022г. Я оплатила сумму за квартиру 10000, 10 числа Я решила окончательно съехать с квартиры по семейным обстоятельствам, (умер отец) предупредив об этом хозяина и также написала, что помогу с квартирантами, попросила вернуть хотябы половину стоимости квартиры. Ответа не было.

У меня был долг за коммунальные услуги 2700.

Чтобы хоть как-то вернуть половину стоимости я сдала квартиру девочке, в конце месяца написала об этом хозяину что эта девочка переведёт ему сумму за январь и подпишет договор. Но позвонив девочке она сказала, что в данной квартире не хочет жить (так как там газовая колонка) и проблемы с водой. Я написала хозяину, что найду других жильцов , на что он ответил «хорошо, но оплатите свою задолженность»

Хозяин все это время был не в России.

В начале января он прилетел. В итоге хозяин просит вернуть ключ и подписать акт передачи квартиры и оплатить долг за коммуналку. Иначе он подаст в суд

Как быть в данной ситуации, если я предупредила его ещё 10 декабря 2022г. и договор действует до 1 января 2023г

20 января, 17:58, вопрос №3571584, Вероника, г. Стерлитамак

За 2019-2021 года.ИП предоставляет услуги по аренде авто и осуществляет деятельность такси

Добрый день, у ИП проводится выездная налоговая проверка ( по месту нахождения ифнс, документы предоставляем сканом по ткс). За 2019-2021 года.ИП предоставляет услуги по аренде авто и осуществляет деятельность такси. Цель проверки: убрать спец.режим ( в 2019 енвд, 2020-21 патент) и пересчитать весь доход по усн. Вопрос: в 2019 и 2020 ИП оказывал услуги аренды автомобиля ( есть договор и акт приема-передачи) получал за это оплату наличными , ккт не применял. Ифнс просит показать как поступали деньги. Каким документом лучше оформить передачу денежных средств за услуги аренды авто от покупателя за 2019-2020 года , с 2021 года он Лайн касса.

20 января, 14:42, вопрос №3571283, мария, г. Санкт-Петербург

Это правомерно без договора аренды?

Добрый день, промздание 10лет назад оформлен в собственность ООО,а земля под ней государственная ,ни договора аренды или выкупа нет.Тогда не дали выкупить так и осталось.Теперь выкупаем сделали договор ,оплатили ,пока в собственность еще не перешло,но сказали будут арендную плату за 10 лет начислять.Это правомерно без договора аренды?

20 января, 08:25, вопрос №3570685, Мариям, г. Краснодар

Собственник говорить что вы должны были предупридить за 30 дней давайте ещё за месяц аренду

Здравствуйте! У меня такая ситуация я браль в аренду помещения торговый, в договоре написано что надо передупридить за 30 дней а я сообщил за 5 дней. У нас небольшая аварийная сетуация случилось из за этого не платиль месяц аренды так как было ремонт в помещение, после ремонта я решил сдавать помещение я сказал собственнику что берите последний месяц который у вас и всё расторгним договор. Собственник говорить что вы должны были предупридить за 30 дней давайте ещё за месяц аренду. В договоре не кокой канкции не написано

20 января, 04:19, вопрос №3570428, Алег, г. Новосибирск

И есть ли смысл требовать возмещения доходов с их аренды?

Продаем дом. С покупателями был оформлен предварительный договор купли-продажи, согласно которому они вносят задаток в 180.000 рублей, а также право пользования и проживания в доме на время оформления всех документов.

По документам возникли проблемы, и процесс сильно затянулся. До оформления полноценного договора так и не дошло. Через год узнаем, что все это время покупатели сдавали дом в аренду, получая с него доход. А также за это время срок предварительного договора купли-продажи истек.

Сейчас необходимо расторгнуть сделку и освободить дом от несогласованных съемщиков. Будем ли мы обязаны возмещать задаток в 180.000 рублей, если все это время покупатели получали доход с аренды без согласования владельцев? И есть ли смысл требовать возмещения доходов с их аренды? Естественно, съемщики жили в доме неофициально.

19 января, 22:40, вопрос №3570327, Иван, г. Москва

ОСАГО и каско

Заключить договор страхования ответственности на транспорт по умолчанию обязан арендодатель. Если стороны хотят — обязанность по оплате полиса ОСАГО можно переложить на арендатора.

Покупать на арендуемый транспорт полис каско не обязан никто. Но такое условие по желанию можно включить в договор и решить, кто платит за страховку.

Пример: Арендатор за свой счёт обязан оформить страхование каско по рискам Ущерб и Хищение на страховую сумму не меньше 1 000 000 рублей.

Как расторгнуть договор без суда

По закону досрочно разорвать договор аренды можно только через суд и если другая сторона нарушила свои обязанности — ст. 619, 620 ГК РФ.

Правила досрочного расторжения договора лучше упростить. Вариантов два:

— Каждая сторона может отказаться от аренды без причины, просто отправив уведомление.

Пример: Каждая из сторон вправе отказаться от исполнения договора, письменно уведомив другую сторону об этом не позднее чем за пять дней. При этом не исполненные к моменту отказа обязательства, в том числе по осуществлению ремонта, оплате расходов на содержание, сохраняются за сторонами.

— Каждая сторона может отказаться от договора без суда, если вторая сторона нарушила свою обязанность.

Пример: Арендодатель может отказаться от договора аренды, письменно уведомив Арендатора не позднее чем за пять дней, если Арендатор:

• нарушает целевое использование автомобиля;
• более двух раз подряд по истечении установленного договором срока платежа не вносит арендную плату.

Арендатор может отказаться от договора аренды, письменно уведомив Арендодателя не позднее чем за пять дней, если Арендодатель не производит ремонт транспортного средства или не исполняет другие обязанности из настоящего договора.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Срок аренды и время использования

В договор записывают срок аренды. Без срока каждая сторона может в любой момент отказаться от договора, предупредив за один месяц — ст. 610 ГК РФ.

Если нужно, прописывают конкретные часы работы водителя.

Пример: Экипаж обязан быть в распоряжении Арендатора и оказывать услуги по управлению погрузчиком с 9.00 до 18.00 часов с понедельника по пятницу.

Налог на прибыль

Чтобы учесть расходы, возникающие при аренде транспортного средства, по налогу на прибыль, данные расходы должны быть направлены на получение дохода, экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Как мы выяснили, расходы на ремонт транспортного средства и покупку автошин в соответствии со ст. 632, 634, 635 ГК РФ должен нести арендодатель.

Следовательно, если арендатор в данном случае возьмет эти расходы на себя, есть мнение, что организация-арендатор будет не вправе признать такие расходы в целях налогообложения прибыли. Смотрите материал: Вопрос: Организация арендует автомобиль с экипажем у физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем. Договором предусмотрено, что текущий ремонт автомобиля осуществляет арендатор. Арендодатель не возмещает арендатору затраты на ремонт. Учитываются ли расходы арендатора на ремонт автомобиля? Как оценивать позицию Минфина РФ, содержащуюся в письме от 12.08.2008 N 03-03-06/1/462? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, апрель 2009 г.)

Поскольку согласно ст. 634 ГК РФ обязанность по поддержанию надлежащего состояния сданного в аренду транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей, лежит на арендодателе, следовательно, расходы, связанные с содержанием транспортного средства (приобретение запчастей и ремонт автомобиля), не могут быть учтены арендатором при определении налоговой базы по налогу на прибыль (Вопрос: ООО (строительная организация) имеет несколько объектов в разных частях города. Работник, ответственный за эти объекты (контроль проведения строительных работ, приемка материалов и инструментов), использует личный автомобиль для перемещения между объектами, между объектами и офисом. Какими документами необходимо оформить использование личного автомобиля в служебных целях, чтобы организация могла списывать на затраты расходы на бензин (необходимо рассмотреть два варианта оформления: через компенсацию за использование личного автомобиля и через аренду автомобиля у сотрудника)? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, декабрь 2017 г.)).

Вместе с тем можно рассуждать и иначе.

Учитывая положения ст. 252 НК РФ об экономической обоснованности расходов и направленности их на получение дохода, можно полагать, что, если, например, в результате договорных отношений по несению ремонта арендная плата будет уменьшена на суммы стоимости такого ремонта, экономический смысл несения таких затрат имеется (предположим, по совокупности расходы на ремонт и сниженную арендную плату составили тот же размер, что и арендная плата в случае несения затрат на ремонт арендодателем).

При этом согласно ст. 2 НК РФ, пп. 1, 3 ст. 2 ГК РФ к налоговым отношениям гражданское законодательство по общему правилу не применяется, а гражданские правоотношения, в свою очередь, не регулируются налоговым законодательством. Соответственно, уплата тех или иных налогов определяется исключительно налоговым законодательством. В п. 38 постановления Пленума ВС РФ от 24.03.2016 N 7 «О применении судами некоторых положений Гражданского кодекса Российской Федерации об ответственности за нарушение обязательств» разъяснено, что в случаях, когда разрешаемый судом спор вытекает из налоговых или других финансовых и административных правоотношений, гражданское законодательство может быть применено к названным правоотношениям при условии, что это предусмотрено законом (п. 3 ст. 2 ГК РФ).

Суды придерживаются позиции, что нарушение норм гражданского законодательства влияет на налогообложение лишь в случаях, специально предусмотренных законодательством. Если налоговая норма не обуславливает применение содержащегося в ней правила соблюдения норм гражданского законодательства, это правило должно применяться вне зависимости от того, соблюдены нормы гражданского законодательства или нет (смотрите, например, постановления Четырнадцатого ААС от 28.11.2018 N 14АП-9079/18, Четвертого ААС от 06.05.2016 N 04АП-1842/16, от 08.05.2013 N 04АП-1268/13, Пятого ААС от 08.09.2014 N 05АП-10980/14, Десятого ААС от 21.11.2012 N 10АП-7889/12).

Пункт 2 ст. 260 НК РФ содержит лишь условие о том, что расходы на ремонт не должны возмещаться арендодателем. Поэтому существует также мнение, что организация может учесть расходы на ремонт даже если заключен договор аренды транспортного средства с экипажем, но в случае использования автомобиля в деятельности, приносящей доход, при наличии подтверждающих расходы документов и при отсутствии возмещения затрат арендодателем. Прямого запрета на учет рассматриваемых нами расходов ст. 270 НК РФ не содержит. Однако данную позицию организации, возможно, придется отстаивать в суде (Вопрос: Организация находится на ОСНО. Для ремонта арендуемого у физического лица автомобиля была приобретена запчасть стоимостью 21 000 руб. Запчасть была передана в сервисный центр для замены. Запчасть приобретена без НДС, работы по замене запчасти облагаются НДС. Как правильно отразить эту операцию в бухгалтерском и налоговом учете? Как правильно оформить списание запчасти в налоговом учете? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2019 г.)).

Таким образом, налоговый риск в случае ремонта чужого имущества очевиден, поскольку ст. 634 ГК РФ предписывает его осуществление именно арендодателем. Например, в письме Минфина России от 21.06.2017 N 03-03-06/3/38845 сказано, что в состав расходов, учитываемых в целях налогообложения прибыли организаций, могут приниматься затраты, которые организация обязана нести на основании действующего законодательства РФ, при соблюдении критериев ст. 252 НК РФ.

Что касается расходов на топливо, то если договором не предусмотрено обратное, арендатор вправе учесть эти затраты в целях налогообложения прибыли. При этом расходы на топливо и другие эксплуатационные расходы в рассматриваемом случае могут учитываться:

В Налоговом кодексе не определен конкретный перечень документов, необходимых для подтверждения затрат на топливо.

По мнению Минфина России, наличие путевого листа, содержащего обязательные реквизиты, утвержденные приказом Минтранса России от 11.09.2020 N 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», является фактическим подтверждением использования организацией арендованного транспортного средства в целях организации, а также конкретных расходов, понесенных ею, в частности, на арендную плату и ГСМ (письмо Минфина России от 23.03.2021 N 03-03-07/20599).

В правоприменительной практике преобладает такая же позиция. Смотрите постановление АС Уральского округа от 03.10.2018 N Ф09-5972/18, постановление АС Московского округа от 21.08.2018 N Ф05-12699/18, постановление Шестого ААС от 11.07.2018 N 06АП-2397/18, постановление АС Волго-Вятского округа от 27.11.2017 N Ф01-5193/17, постановление Второго ААС от 05.08.2017 N 02АП-3222/17, постановление АС Поволжского округа от 02.12.2016 N Ф06-15152/16, постановление АС Поволжского округа от 15.06.2016 N Ф06-9555/16, постановление Пятнадцатого ААС от 03.06.2016 N 15АП-3635/16, постановление АС Северо-Кавказского округа от 11.09.2015 N Ф08-6427/15, постановление АС Московского округа от 08.04.2015 N Ф05-3450/15.

В арбитражной практике встречаются и противоположные решения, в которых суды считают, что затраты на ГСМ могут быть учтены и при отсутствии путевых листов. Например, постановление ФАС Московского округа от 28.09.2007 N КА-А41/9866-07, постановление ФАС Центрального округа от 04.04.2008 N А09-3658/07-29, постановление ФАС Уральского округа от 20.02.2008 N Ф09-514/08-С2.

Но считаем, что наличие путевых листов существенно снизит риск возможных претензий со стороны контролирующих органов.

Таким образом, организация-арендатор при заключении договора аренда с экипажем вправе учесть расходы на топливо в целях налогообложения прибыли, но учет расходов на ремонт, в т.ч. покупку автошин, на наш взгляд, влечет налоговые риски.

Также рекомендуем Вам ознакомиться со следующими документами (материалами):

Энциклопедия решений. Сходство и различие договоров аренды транспортных средств с экипажем и без экипажа;

Энциклопедия решений. Как в учете арендатора отражать операции по договору аренды автомобиля, заключенному с юридическим или физическим лицом;

Энциклопедия решений. Учет выплат физлицам по договорам гражданско-правового характера за работы (услуги);

Аренда машины с экипажем: правила для арендатора (А.Ю. Тьевар, «Зарплата», N 9, сентябрь 2011 г.);

Вопрос: Особенности налогообложения при заключении организации с физическим лицом договора аренды транспортного средства с экипажем (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2021 г.);

Вопрос: Организации необходимо взять у физического лица в аренду машину с экипажем. Возможно ли это, или арендодатель должен иметь статус ИП? В этом случае необходимо ли водителю перед выходом в рейс проходить медосвидетельствование? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2019 г.);

Вопрос: Организация планирует заключить договор на перевозку груза (оборудования) с физическим лицом, не зарегистрированным в качестве индивидуального предпринимателя. Перевозку физическое лицо будет осуществлять на собственном автомобиле. Может ли организация заключить данный договор? Должна ли при этом организация исчислить, удержать у физического лица и уплатить НДФЛ? Уплачиваются ли страховые взносы? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2012 г.);

Вопрос: Можно ли списать ГСМ по договору найма автомобиля и запчасти на него? И как правильно оформить? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2007 г.);

Вопрос: Организация арендует автомобиль с экипажем у физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем. Договором предусмотрено, что текущий ремонт автомобиля осуществляет арендатор. Арендодатель не возмещает арендатору затраты на ремонт. Учитываются ли расходы арендатора на ремонт автомобиля? Как оценивать позицию Минфина РФ, содержащуюся в письме от 12.08.2008 N 03-03-06/1/462? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, апрель 2009 г.);

Вопрос: Заполнение путевого листа, нормирование расхода топлива (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2020 г.);

Вопрос: Возможно ли в налоговом учете принять к расходам затраты на ГСМ при неполном заполнении путевых листов? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2021 г.);

Примерная форма договора аренды спецтехники (подготовлено экспертами компании «Гарант»);

Автотранспорт на предприятии: учет и налоги (А.В. Анищенко, журнал «Библиотечка «Российской газеты», выпуск 6, март 2019 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Школина Марина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член ассоциации «Содружество» Мельникова Елена

15 ноября 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Ответственность за аварию и штрафы ГИБДД

Кто платит пострадавшим в аварии — принципиально. На ремонт чужих машин или лечение пострадавших могут уйти миллионы рублей.

За ДТП и аварии отвечает арендодатель. Правило неизменно, потому что именно его водитель сидит за рулём. Платить пострадавшим будет арендодатель — если, конечно, не хватит денег с ОСАГО или страховки нет совсем.

Тут есть нюанс. Может случиться, что в ДТП виноват арендатор. Например, он ехал как пассажир, распахнул дверь, и в неё врезалась попутная машина. Платить за ущерб всё равно будет арендодатель. Но потом он может через суд взыскать с арендатора деньги, которые выплатил владельцу машины. Так разъяснил Пленум Верховного суда в пункте 22 Постановления № 1 от 26.01.2010.

Штраф за нарушение правил дорожного движения платит арендодатель или сам водитель. Но в любом случае — не арендатор.

Водитель компании нарушил ПДД. Кто платит штраф за водителя?

Кто забирает дополнительное оборудование

Иногда арендатор улучшает транспортное средство, пока пользуется им. После окончания договора работают правила из ст. 623 ГК РФ.

Отделимые улучшения арендатор забирает себе. Например, снимает зимние шины и обогреватель из автомобиля. Но можно прописать наоборот: отделимые улучшения всегда остаются арендодателю.

Неотделимые остаются арендодателю. Например, внутренняя обшивка автомобиля. Но если арендодатель давал письменное согласие на такой ремонт, он обязан его компенсировать или уменьшить на эту сумму арендную плату.

Статья актуальна на 

27.01.2022

Арендная плата

Арендную плату рассчитывают двумя способами:

— В твёрдой сумме за день, неделю или месяц.

Пример: Арендная плата за пользование автомобилем и услуги водителя составляет 15 000 рублей ежемесячно.

— В зависимости от отработанного времени — в машино-часах. Обычно так считают плату за работу спецтехники. При сдельной оплате важно прописать, кто и как записывает отработанные часы.

Пример: Размер арендной платы за работу погрузчика составляет 2000 рублей в час.

Представитель Арендатора и водитель погрузчика ежедневно ведут учёт отработанного времени в путевых листах. На основании путевых листов стороны ежемесячно составляют и подписывают акт выполненных работ.

Шаблон акта выполненных работ

Обычно плату за аренду и услуги водителя не разделяют. Водитель — это сотрудник арендодателя. По оплате с ним арендодатель разбирается сам. Он же несёт остальные расходы. Например, оплачивает проживание, если водителю приходится жить вне дома. Но стороны могут договориться, что арендатор платит водителям напрямую. В этом случае арендатор обязан удерживать НДФЛ с оплаты физлицу. Но это редкий случай.

Вместе с ценой аренды пишут срок и порядок перевода денег.

Пример: Арендатор обязан вносить арендную плату ежемесячно до пятого числа каждого месяца, следующего за расчётным, путём перечисления денежных средств на банковский счёт Арендодателя.

Какой транспорт берут в аренду и на каких условиях

Предмет — обычно самый первый пункт договора. В нём пишут, какое конкретно транспортное средство и на каких условиях передают в аренду. Без подробностей договор превращается в бесполезную бумагу. Поэтому в первом разделе важно прописать:

— Что именно стороны должны друг другу. Обычно это аренда + услуги водителя и техобслуживания.

Пример: Арендодатель передаёт во временное владение и пользование Арендатору микроавтобус и оказывает своими силами услуги по его управлению и технической эксплуатации, а Арендатор оплачивает аренду и услуги на условиях настоящего договора.

Если кроме вождения и техобслуживания оказывают допуслуги, например, оформляют транспортные накладные, это добавляют в договор.

— Характеристики транспорта: наименование, марка, номер двигателя и всё остальное.

— Какое допоборудование и документы передают вместе с транспортом.

— Для какой цели транспорт берут в аренду.

Пример: Арендуемое транспортное средство будет использоваться Арендатором для перевозки сотрудников Арендатора.

Пункт про цель нужен обеим сторонам. Арендодателю — чтобы разорвать договор, если, например, на микроавтобусе поедут на сплав вместо перевозки сотрудников по городу. Арендатору — если микроавтобус сломается и станет непригодным для перевозок.

Сдать транспорт в аренду может собственник или другой человек по доверенности от него. Все остальные, включая родственников и деловых партнёров, не могут.

Договор аренды транспорта не нужно регистрировать в ГИБДД.

Доверенность водителям выдаёт арендодатель.

30 дней Эльбы в подарок

Оцените все возможности онлайн-бухгалтерии бесплатно

По налогу на прибыль расходы на оказание услуг по управлению транспортным средством в соответствии с п. 21 ст. 255 НК РФ могут учитываться в составе расходов на оплату труда.

Арендные платежи по договору аренды транспортного средства учитываются на основании подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией.

Оплата бензина

За бензин и другие ГСМ по умолчанию обязан платить арендатор. Но оплату бензина и ГСМ можно переложить на арендодателя — тогда в договор вписывают соответствующий пункт.

Если арендодатель — юридическое лицо (или индивидуальный предприниматель)

НДФЛ и страховые взносы с выплат работникам (экипажу) уплачивает арендодатель.

Если арендодатель — физическое лицо

В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 10.12.1995 г. N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» водитель может управлять транспортным средством в личных целях либо в качестве работника или индивидуального предпринимателя.

Несмотря на это, часто имеет место заключение договоров аренды транспортного средства с экипажем с физическим лицом, не являющимся ни работником, ни индивидуальным предпринимателем.

Согласно подп. 2 п. 2 ст. 635 ГК РФ члены экипажа являются работниками арендодателя. Есть мнение, что если физическое лицо самостоятельно оказывает услуги по управлению транспортным средством, то в силу подп. 2 п. 2 ст. 635 ГК РФ оно не может выступать стороной договора аренды с экипажем в качестве арендодателя.