ТЗ для wms и Как автоматизировать склад, если нет четкого ТЗ и сотрудники не хотят работать с терминалами сбора данных

Практика внедрения WMS на складе — начальные этапы внедрения

Для кого: начинающим разработчикам и желающим, чтобы их поняли (заказчикам, стартапам и менеджерам).

Время чтения: 7 минут.

В кейсе рассказываю, как мы справились с частой проблемой при внедрении WMS-систем — сопротивлением работников склада. А также про способ, как без конфликтов продолжить сотрудничество, если ТЗ меняется.

1 из 53 магазинов сети «Плинтус Холл»

Всем привет! Меня зовут Дмитрий Голубев, я руковожу направлением WMS в группе компаний «Баланс». В 2021 году к нам обратился наш постоянный клиент ООО «Эос» — они переезжали в новый склад и решили заодно автоматизировать складские бизнес-процессы.

Мы сотрудничали с ними с 2013 года: занимались техподдержкой и доработкой их 1С. Поэтому когда встал вопрос, кто будет заниматься внедрением WMS-системы, сразу обратились к нам. Плюс у нас уже были успешные проекты в похожих нишах.

«С “Баланс-Софт” работаем давно, претензий нет. Они знают всю нашу программу, все доработки 1С делали они, поэтому мы решили, что искать кого-то другого бессмысленно».

Андрей Щербаков, руководитель товарного направления компании ООО «Эос»

Практика внедрения WMS на складе — начальные этапы внедрения.

Приведение бизнес-процессов в порядок – не следствие внедрения WMS, а необходимое условие успеха при внедрении.

(Тезис умудренных опытом)

ЧТО РАНЬШЕ: курица или яйцо? Бизнес-процессы или система управления  складом?

Нас сейчас интересует тот период в компании, в котором ведется подготовка к внедрению WMS.

Надо ли оптимизировать бизнес-процессы до, или подождать и настроить  их в ходе внедрения WMS?

Давайте рассмотрим действия компании в этот интересный и непростой период.

Что такое бизнес-процессы?

представляет собой систему последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой посредством управляющего воздействия и с помощью ресурсов входы процесса преобразуются в выходы (результаты процесса, представляющие ценность для потребителей)

Сеть процессов организации – объединение взаимосвязанных и взаимосогласованных процессов организации в единую систему.

Система управления складским комплексом (WMS)- это программно-аппаратная структура, которая позволяет в режиме реального времени управлять ресурсами склада.

Внедрение WMS-системы ведет к положительным изменениям в логистике, торговле и на производстве. Бизнес будет работать по новым правилам, он станет динамичным, прозрачным, эффективным и конкурентоспособным. Менеджменту предоставляется полный набор инструментов для управления сложной структурой цепочки поставок, автоматизации работы склада, возможность контроля каналов сбыта, производства и хранения.

Решение о внедрении WMS системы – важный шаг

Проект WMS внедрения должен сопровождаться большим подготовительным процессом. На начальном этапе необходимо понять, нужна ли вам действительно WMS система, обладаете ли вы необходимыми ресурсами для успешной реализации проекта, так как WMS внедрение влечет за собой большую работу, как с вашей стороны, так и со стороны интегратора WMS. Задачи, которые необходимо решать на стадии внедрения WMS, реализуются путем применения совместных знаний, планирования и достижения поставленных целей. Ваши усилия помогут добиться успеха и получить ощутимые результаты в вашем бизнесе.

Доверьте проект WMS внедрения высококвалифицированным специалистам ant Technologies

Обладая огромным опытом в области WMS внедрения в различных отраслях, мы предлагаем применить на практике наши компетенции для успешного ведения и реализации проекта.

Цель деятельности ant Technologies – разработка, внедрение и поддержка современной надежной системы управления складом Logistics Vision Suite для управления бизнес-процессами предприятия на складе и распределительном центре.

Мы работаем для того, чтобы наши клиенты обладали и умели пользоваться WMS инструментом, способным сократить затраты компании, улучшить уровень сервиса, одновременно повысить производительность работников и обеспечить их ощутимой мотивацией.

Ant Technologies ваш надежный партнер в области проектов по внедрению WMS

С 2002 года «АНТ Техолоджис» специализируется на предоставлении услуг в области проектирования и внедрения программного обеспечения для управления процессами складирования. За многолетний период деятельности коллектив развила компетенции, позволяющие говорить об «АНТ Техолоджис» как о ведущем российском интеграторе WMS-технологий, программных средств и специализированного оборудования для построения эффективных решений для управления складскими ресурсами в логистических, оптовых, розничных и промышленных компаниях. Обладая глубокими знаниями и разносторонним опытом «АНТ Технолоджис» осуществляет функции центра компетенций, предоставляя российским и международным заказчикам профессиональные сервисы и услуги технической поддержки.

Комплексные системы управления складом Logistics Vision Suite, создаваемые компанией ant Technologies, отличаются простотой в управлении, охватывают все аспекты деятельности складского предприятия. Высокое качество проектируемой системы и минимальные сроки внедрения WMS LVS достигаются за счет широкого спектра внедренческих услуг:

• анализ, проектирование и внедрение WMS системы
• интеграция с внешними корпоративными системами
• тестирование, обучение и поддержка системы
• модификация программного обеспечения, разработка новой функциональности
• разработка новых усовершенствованных версий.

Структурный подход приносит результаты

Реализация WMS требует тщательного планирования и подготовки. Наши специалисты помогут провести проект внедрения WMS и запуска склада в эксплуатацию максимально безболезненно для текущей деятельности предприятия. Тесно взаимодействуя со специалистами клиента, мы составим, задокументируем четкий, гибкий и оперативный план технического задания, этапы внедрения, пути взаимодействия. Произведем точный расчет инвестиций. За счет вдумчивого, грамотного планирования и проектирования наши специалисты подберут и настроят оптимальную конфигурацию системы и обеспечат высокий уровень адаптации программного обеспечения под конкретные требования. Мы будем сопровождать вас на каждом этапе проекта внедрения WMS, контролируя процессы и успешность всего проекта в целом.   В ходе реализации проекта по внедрению системы, наши консультанты проведут комплекс обучающих курсов, адаптированных под каждого конкретного заказчика. При реализации проекта мы придерживаемся определенной последовательности в этапах внедрения, что гарантирует успешное выполнение обязательств с нашей стороны.

Планирование и дизайн WMS

Лучшие практики в планировании и дизайне будущей системы заключаются в правильном выборе отправной точки проекта. Это позволит установить четкий план работ, минимизировать пустые активности, вызванные непонятными требованиями, влекущие за собой ненужные доработки.

Мы гарантируем, что ожидаемый результат от внедрения WMS будет понятен на всех этапах реализации проекта. Сам проект складывается из следующих последовательных друг за другом этапов:

• Создание Устава проекта
• Разработка плана проекта
• Описание этапов проекта
• Конфигурирование и настройка системы
• Передача прототипа, валидация
• Тестирование WMS, обучение персонала
• Ввод склада в эксплуатацию

С момента основания компании нашими специалистами успешно реализовано более 100 проектов различного масштаба, автоматизировано более 2 000 000 кв.м. складских площадей, на которых одновременно работает более 2 000 пользователей. Мы предлагаем многолетний опыт, наработанный в сотрудничестве с заказчиками из различных отраслей и коллектив высококвалифицированных специалистов.

ЦЕЛЬ, ЗАДАЧИ И ОБОСНОВАНИЕ ПРОЕКТА

Цель проекта – качественная и своевременная автоматизация склада при внедрении Системы управления складом (WMS).

• Разработка модели складских процессов в формате To Be (Как должно быть), в т.ч. разработка внешних и внутренних складских процессов; разработка изменений в технологии склада
• Разработка справочников для Системы управления складом (WMS)
• Разработка Технического задания на выбор и внедрение WMS
• Разработка «дорожной карты» — календарного плана-графика внедрения с контрольными точками, необходимыми ресурсами и ответственными за каждый этап
• Сопровождение внедрения Системы управления складом (WMS)

Результаты исследования эффективности автоматизации складов в России, показывают, что только 12% складов используют функциональные возможности систем WMS более чем на 90%. При это более 80% складов используют функциональные возможности WMS в пределах 15%. Для того, чтобы проект по автоматизации склада прошел успешно, в установленные сроки и без стрессового режима для производства, необходимо преодоление следующих пяти проблем:

• Отсутствие качественного детализированного Технического задания на внедрение Системы управления складом, включающего описание процессов To be, что приводит к установке IT компанией-подрядчиком стандартного решения без оптимизационного функционала.
• Выбор компании-интегратора без комплексной оценки, только по критерию стоимость приобретения Системы.
• Отсутствие справочников данных для внесения в WMS. Это одна из ключевых причин низкой эффективности внедрений. Без наличия справочников массо-габаритных характеристик груза, принципов товарного соседства и грузообработки, ролей и функций персонала и ПТО, и др. WMS однозначно будет работать только как учетная система.
• Отсутствие качественной подготовки склада к запуску Системы.
• Отсутствие полноценной команды проекта и сопротивление на местах.

Результатом предлагаемого к исполнению проекта «Подготовка к автоматизации склада (внедрению WMS) является решение указанных проблем и достижение поставленной цели.

Этап I. Разработка модели складских процессов в формате To Be (Как должно быть)

Данный этап позволяет создать эталонную работу склада, без наложения автоматизации на текущие процессы с недостаточной эффективностью.

— Распределение МТР между складами

— Подготовка склада к приемке

— Приемка продукции по количеству

— Приемка продукции по качеству

— Маркировка (идентификация) продукции

— Размещение на хранение

— Комплектация заказов

— Отгрузка заказов

Разработка изменений в технологии склада:

— Определение состава и количества минимально необходимого оборудования (стеллажные системы, подъемно-транспортное оборудование и пр.) к уже существующему для запуска эффективной технологии склада

— Разработка топологии складов (расположение зон склада и технологического оборудования в них)

— Разработка адресной системы хранения

— Расчет потребного количества персонала при автоматизации складских процессов и определение функционала каждого сотрудника

Этап II. Разработка справочников для Системы управления складом (WMS)

Внимание! При отсутствии указанных справочников ни одна WMS система не будет работать как система управления, максимум как система учета продукции при приемке и отгрузке по учетным единицам.

• Справочник весогабаритных характеристик продукции
• Справочник свойств продукции, связанных с хранением и обработкой
• Справочник характеристик грузовых пакетов и транспортных единиц
• Справочник «типов» операций и данных по операциям
• Справочник персонала и его функций
• Справочник мест хранения и их геометрических характеристик
• Справочник адресной системы мест хранения
• Справочник себестоимости выполнения операций.

Этап III. Разработка Технического задания на выбор и внедрение WMS

Эта работа позволяет не допустить ошибок при выборе подрядчика для внедрения WMS за счет использования проверенной методики, получения и качественного анализа подтверждающих документов от участников тендера, проведения всех работ по ТЗ без допущения отклонений.

Этап IV. Сопровождение внедрения Системы управления складом (WMS)

Эта работа позволяет завершить проект по внедрению Системы управления складом в запланированные сроки с достижением целевых показателей и не допустить отклонения от выполнения Технического задания подрядчиком.

• Еженедельный контроль своевременности и качества выполнения подрядчиком работ по внедрению WMS (выполняется по методологии AGILE).
• Выявление отклонений от ТЗ и их оперативное устранение.
• Контроль запуска WMS.

Обучение сотрудников компании работе с новыми процессами и WMS.

Результаты исследования эффективности автоматизации складов в России, показывают, что только
12% складов используют функциональные возможности систем WMS более чем на 90%. При это
более 80% складов используют функциональные возможности WMS в пределах 15%. Для того, чтобы
проект по автоматизации склада прошел успешно, в установленные сроки и без стрессового
режима для компании, необходимо преодоление следующих пяти проблем:

1. Отсутствие качественного детализированного Технического задания на внедрение
Системы
управления складом, включающего описание процессов To be, что приводит к установке IT
компанией-подрядчиком стандартного решения без оптимизационного функционала.

2. Выбор компании-интегратора без комплексной оценки, только по критерию стоимость
приобретения Системы.

3. Отсутствие справочников данных для внесения в WMS. Это одна из ключевых причин
низкой
эффективности внедрений. Без наличия справочников массо-габаритных характеристик груза,
принципов товарного соседства и грузообработки, ролей и функций персонала и ПТО, и др. WMS
однозначно будет работать только как учетная система.

4. Отсутствие качественной подготовки склада к запуску Системы.

5. Отсутствие полноценной команды проекта и сопротивление на местах.

Результатом проекта «Переход складского комплекса на автоматизацию » является решение
указанных проблем и достижение поставленной цели.

Решение пяти задач в проекте позволяет эффективно автоматизировать склад.

1. Разработка модели складских процессов в формате To Be (Как должно быть), в т.ч.
разработка внешних и внутренних складских процессов; разработка изменений в технологии
склада

2. Разработка справочников для Системы управления складом (WMS)

3. Разработка Технического задания на выбор и внедрение Системы управления (WMS)

4. Разработка «дорожной карты» — календарного плана-графика внедрения с контрольными
точками/воротами качества, необходимыми ресурсами и ответственными за каждый этап

5. Сопровождение внедрения Системы управления складом (WMS).

КСЛ обладает всеми необходимыми ресурсами

• Только у КСЛ есть автоматизированная система (LogAudit), позволяющая провести бенчмарк по
KPI по 18 отраслям (в
базе данных более 1200 предприятий).

• Для анализа и верификации исходных данных КСЛ применяет международные стандарты и
автоматизированную систему
«LogicStore», позволяющую гарантированно выявить и исключить ошибки в мастер-данных.

• В штате КСЛ более 30 специалистов с 15-20 летним опытом проектной и
производственной работы, что
гарантирует
своевременность исполнения взятых на себя обязательств.

• В состав КСЛ входит ультрасовременный Центр инновационных технологий в логистике.
На площади 800 кв. м.
создано
пять консалтинговых подразделений, которые охватывают все области логистики, включая
возможности по моделированию
и проектированию логистических объектов с использованием лучших мировых решений, внедрению
и анализу технологий
хранения и грузообработки (радио-шатлы, mini-load system; vertical lift; конвейерные и
транспортировочные
системы, RFID, PbV).

КСЛ обеспечивает высокое качество выполняемых проектных работ

• Только расчетные аргументы (экспертные мнения не применяются), достоверность которых
обеспечивается прозрачностью
алгоритмов, использованием верифицированных исходных данных и проверкой в имитационной
модели.

• Каждое решение проходит через оценку в экономической модели, которая прошла
неоднократную
проверку в таких компаниях
как: Decathlon, СТД Петрович, АО «ПРОГРЕСС», МегаФон Ритейл и др.

• КСЛ сопровождает реализацию разработанной модели до момента выхода на
запланированные
показатели.

• КСЛ обеспечивает выполнение проектных работ в соответствии с требованиями к
проектной
документации п. 22 (подраздел
«Технологические решения» радела 5) постановления Правительства РФ №87 от 16.02.2008 г. в
части
требований к составу
разделов проектной документации.

• КСЛ – одна из двух организаций в РФ, прошедшая процедуру европейской валидации
(Fraunhofer
IFF), а также активно
участвующая в проектах в Европе.
• С 1997 г. КСЛ выполнил более 280 проектов по созданию, аудиту и модернизации
логистических
систем и объектов. Качество
решений подтверждено валидацией Fraunhofer, 5 европейскими наградами и Премией
Правительства
РФ.

КСЛ обеспечивает 100% ответственность и гарантию результата

• КСЛ перед выполнением проекта обеспечивает посещение компаний и демонстрацию
логистических
систем, в которых
внедрены
результаты проектных решений КСЛ и достигнута заданная эффективность процессов.

• КСЛ осуществляет страхование ответственности по договорным обязательствам перед
Заказчиком.

• Развитие профессиональных компетенций специалистов Заказчика на основе подключения
к
Системе дистанционного
обучения
Исполнителя и восполнения пробелов в знаниях и навыках

Этап I. Разработка модели складских процессов в формате To Be (Как должно быть)

Данный этап позволяет создать эталонную работу склада с наложением автоматизации на
модернизированные процессы.

Разработка процессов:
— Подготовка склада к приемке
— Приемка продукции по количеству
— Приемка продукции по качеству
— Маркировка (идентификация) продукции
— Размещение на хранение
— Комплектация заказов
— Пополнение
— Отгрузка заказов
— Инвентаризация

Разработка изменений в технологии склада:
— Определение состава и количества минимально необходимого оборудования (стеллажные
системы,
подъемно-транспортное
оборудование и пр.) к уже существующему для запуска эффективной технологии склада
— Разработка топологии склада (расположение и расчет размерности зон склада и
технологического
оборудования в них)
— Разработка эффективной адресной системы хранения
— Расчет потребного количества персонала при автоматизации складских процессов и
определение
функционала каждого
сотрудника
Подбор вариантов автоматической идентификации (ШК, RFID) под товарные группы

Этап II. Разработка справочников для Системы учета/управления складом (WMS)

При отсутствии указанных справочников WMS система не будет работать как система
управления,
максимум
как система учета продукции при приемке и отгрузке по учетным единицам.
1. Проверка, корректировка и восстановление справочника весогабаритных
характеристик продукции
при
его наличии в системе ERP
2. Справочник свойств продукции, связанных с хранением и обработкой
3. Справочник характеристик грузовых пакетов и транспортных единиц
4. Справочник «типов» операций и данных по операциям
5. Справочник персонала и его функций
6. Справочник подъемно-транспортного оборудования и его функций
7. Справочник штрихкодов и RFID
8. Справочник мест хранения и их геометрических характеристик
9. Справочник адресной системы мест хранения
10. Справочник себестоимости выполнения операций.

Этап III. Разработка Технического задания на выбор и внедрение Системы учета/управления
складом
(WMS)

4.1 Расчет инвестиций, связанных с внедрением штрихового кодирования,
WMS, изменения
технологии на
складе.
4.2. Расчет изменения операционных затрат.
4.3. Расчет возврата инвестиций.
4.4. Разработка «дорожной карты» реализации выбранной модели с определением
контрольных точек,
показателей
эффективности («ворота качества») и ответственных за каждый этап.

Этап V. Сопровождение внедрения Системы управления складом (WMS)

Эта работа позволяет завершить проект по внедрению Системы управления складом в
запланированные
сроки с
достижением целевых показателей и не допустить отклонения от выполнения
Технического задания
подрядчиком.

1. Еженедельный контроль своевременности и качества выполнения подрядчиком работ по
внедрению
WMS (выполняется по
методологии AGILE).
2. Выявление отклонений от ТЗ и их оперативное устранение.
3. Контроль запуска WMS.
4. Обучение сотрудников компании работе с новыми процессами и WMS.

Советы

• Создавайте текстовый документ в онлайн офисе или PDF, который легко будет прочесть. Это гораздо лучше переписки в чате или голосового сообщения, его всегда можно будет посмотреть с любого устройства.
• Соблюдайте последовательность, переходите от общих требований к частным, приведенная выше структура не идеальна, но может служить хорошей основой.
• Все требования должны быть в одном документе или вики-структуре, не храните их отдельно, они должны быть всегда доступны из одного источника.
• Давайте четкие и разумные указания, избегайте неточностей, пишите максимально простым языком.
• Описывайте ваши требования максимально подробно. Лучше один раз все продумать, чем постоянно уточнять различные детали и нюансы.
• Приготовьтесь потратить больше нескольких дней или обратитесь к профессионалу для составления документа. Грамотное техническое задание спасет вас от долгих обсуждений деталей с разработчиками и обозначит четкие критерии сдачи проекта. Например, полноценное ТЗ по стандарту IEEE-830, приложенное к договору на разработку, является аргументов в суде в случае невыполнения требований.

Стоит писать попроще или усложнить статьи профессиональным акцентом?

​Вы и требования

Путь пользователя

Например: «Пользователь заходит в приложение, чтобы познакомиться с сверстниками. Он заполняет свой профиль данными и загружает фото и видео. Затем пользователь заходит в ленту и фильтрует ее по каким-либо критериям. В качестве результата он получает список релевантных профилей, может посмотреть их и написать другому пользователю в чате.

Например: на экране регистрации пользователь может:

• перейти на экран авторизации
• может ввести почту, пароль, затем его повторить и подтвердить регистрацию в письме, пришедшем на почту

Концептуальная модель

В этот пункт входит краткое описание продукта, в нем отражается цель проекта и его отличительные черты.

Например: «Приложение для знакомств, в котором можно смотреть короткие видео в профилях пользователей и общаться в чате».

Также не помешает сказать пару слов об аудитории продукта, так команда проекта сможет понять его особенности и дать вам несколько полезных советов. Расскажите о ее возрасте, характере и территориальном расположении, каких-то особенностях, которые должны отразиться на проекте.

Например: «Это молодые люди, выезжающие за рубеж для отдыха и интересующиеся общением за пределами языкового барьера, которые любят снимать фото и видео».

Стоит рассказать о типах пользователей и их ключевых отличиях.

Например: «В приложении должны быть обычные пользователи и модераторы, которые получают жалобы от пользователей на контент или профили. Модераторы могут просматривать чат обычных пользователей после жалобы и заблокировать в сервисе нарушающий правила аккаунт».

И в завершении расскажите о компонентах вашего продукта.

Высшим пилотажем будет сделать так называемый data flow или контекстную диаграмму, в которой будет отражено как пользователи взаимодействуют с продуктом, его компонентами и между собой.

Программные интерфейсы

Этот раздел для специалистов. Если вы уверены в своих силах, то продолжайте чтение.

В лучшем техническом задании также описывается архитектура продукта, то есть то, из каких программных компонентов он состоит. В случае клиент-серверного приложения для знакомств сервис разбивается на часть сервера, которая хранит данные и обрабатывает их, производит какие-то логические операции и часть клиента, который отображает данные.

Сервер декомпозируется на модули: базы данных, аутентификации, чата и т.д.

Клиент связывается с сервером через API (интерфейсы передачи данных), стоит указать его тип (REST, WEB, RPC и т.д.) и описать методы, ответы и обработку ошибок.

Данные обычно хранятся в базе данных в виде специальных структур, чаще всего таблиц (для реляционных БД) и json структур (для нереляционных). Разработчики скажут вам огромное спасибо, если в техническом задании вы укажите сущности базы данных (ER-модели) и опишите хранимые поля, с указанием их типов данных (string, int и т.д), ключей (primary, foreign), обязательности (required) и пустого значения (nullable).

Какие решения внедрили

В существующую базу 1С: Управление торговлей 10.3 мы внедрили модуль «Balans-WMS», который включал все необходимые изменения:

1. Систему адресного хранения

За каждой номенклатурной позицией закреплён свой адрес хранения.

В 1С тоже всё разбили на ячейки таким образом, что из 1С можно посмотреть, что хранится в конкретной ячейке.

Штрихкоды на собранных коробках с фурнитурой

2. Штрихкодирование и работу с помощью терминалов сбора данных (ТСД)

Выбрали терминалы АТОЛ Smart.Slim Plus: соотношение цены—качества оптимальное, на наш взгляд, плюс опыт использования ТСД от Атол на других проектах был положительным.

• сотрудник считывает штрихкод товара (если штрихкода нет, сотрудник генерирует штрихкод, печатает и клеит его на продукцию);
• система предлагает ячейку, в которую этот товар можно разместить с учётом заполненности ячеек и востребованности товара — чем чаще заказывают позицию, тем ближе к пункту выдачи её размещают;
• далее сотрудник сканирует штрихкод ячейки, в которую он положил товар, — эта информация мгновенно оказывается в базе 1С и доступна всем работникам. Теперь найти нужную позицию на складе гораздо проще.

• на ТСД сотрудника приходит задание, в котором видно: что, в каком количество и откуда надо забрать;
• когда сотрудник собирает заказ, он сканирует штрихкод ячейки, штрихкод товара и вводит количество, которое забирает;
• если отсканировал не тот штрихкод, что в заказе, выйдет сообщение об ошибке.

• два сотрудника сканируют штрихкоды и вводят количество товаров;
• если их результаты отличаются, то подключается третий сотрудник, который проводит контрольную инвентаризацию.

3. Аналитику работы сотрудников

• с этого момента вся его работа фиксируется в базе: сколько заказов собрал, какие это были заказы, за какое время;
• если обнаружится ошибка при сборке заказа, то легко отследить, кто её допустил;
• по этим данным можно формировать отчёты о работе сотрудников в различных разрезах;
• прозрачная система премирования на основе KPI: после анализа работы кладовщиков, ввели норматив времени сборки 1 строки.— При выполнении KPI сотрудник получает 100% премии,— при перевыполнении идёт повышающий коэффициент,— при невыполнении — понижающий.

Отчёт по работе всех сотрудников за выбранный период. В отчёте видно: сколько дней и часов работал каждый сотрудник, на сколько выполнил план.

Отчёт «Производительность склада» отражает скорость работы сотрудников потоварно и поштучно.

4. Упаковочные листы: оптимизация работы с магазинами «Плинтус Холл»

Каждой коробке присваивается уникальный штрихкод. По этому штрихкоду можно понять, что находится в коробке, не вскрывая её, а также отследить, кто собирал заказ, если обнаружится ошибка при сборке.

В упаковочных листах (электронные накладные), которые получают магазины, указываются штрихкоды коробок.

Чем это удобно?

В магазин со склада приходит 10-30 коробок. Сотрудникам магазина приходилось открывать все коробки, чтобы найти нужную позицию. Теперь в упаковочном листе они видят, в какой коробке находится нужный профиль.

Упаковочные листы помогают и при работе с транспортными компаниями, если что-то потеряли или повредили: не нужно ждать, когда магазин примет весь товар, чтобы понять, что именно пропало/испорчено. Теперь «Эос» сразу знает, что было в коробке, и может составить претензию.

Планы

Сотрудничество с «Эос» продолжаем. Помимо глобальных планов, таких как маршрутизация сборки и автоматизированное планирование персонала, есть небольшие доработки уже существующего функционала.

Например, раньше время простоя фиксировалось по такому принципу: каждые 10 минут программа автоматически проверяла, есть ли активность на ТСД сотрудника. Если за эти 10 минут ничего не происходило, этот период маркировался как простой. Получались большие промежутки времени.

Сейчас решили фиксировать только фактическое время работы. Это будет выглядеть так:

— общая длительность смены — 510 минут,

— предположим, что фактическое время работы — когда на ТСД была активность — 370 минут,

— 510 минус 370 — получаем время простоя — 140 минут или 27% от смены, эти данные будут автоматически переноситься в табель,

— норма простоя — 20%, если больше, как в нашем примере, с сотрудником будет беседовать начальник склада, выяснять причины, думать, как привести к норме.

Спасибо за внимание! Надеюсь, наш опыт решения сложных моментов при внедрении WMS-системы кому-нибудь пригодится.

Сергей Жгутов, директор ООО «Эос» о задачах и результатах автоматизации

Задачи автоматизации

— сократить количество ошибок при сборке заказов в 2 раза (на предыдущих наших проектах количество ошибок сокращалось минимум в 2 раза),

— увеличить скорость всех складских процессов: приёмка, сборка, инвентаризация,

— снизить зависимость от сотрудников, сократить процесс обучения новых работников,

— внедрить функционал, чтобы можно было рассчитывать зарплату сотрудников от выполнения KPI.

Плинтусы на складе ООО «Эос»

Отправная точка — требования

Вовка в тредевятом царстве, Product Owner

Существует распространенное заблуждение, что достаточно сказать: «Нужно приложение для музея/кошки/завода» и сразу станет понятно, что вам необходимо.

К сожалению, все не так просто. Представьте, что вам нужно построить дом. Вы идете к строителю, и он приступает к работе. Вы не предоставили ему ни чертежей, ни участка, даже не сказали какого цвета должен быть забор. Но дали на все про все полгода и значительную сумму денег. Через полгода вас ожидает нечто в поле и вообще с забором серобуромалинового цвета. Жутко правда? Бюджет уже потрачен и срок истек.

Чтобы такого не произошло все требования к продукту фиксируют, это и есть то, с чего начинается любая разработка.

«Узкие места» до внедрения «Balans-WMS»

— Не было адресного хранения

Из-за этого во время приёмки сотрудники самостоятельно решали, куда разместить поступивший товар. Каждый приёмщик решал эту задачу по-своему, поэтому найти нужную номенклатуру было сложно, заказы собирались долго.

— Работали по бумагам

Сборщик шёл по складу с бумажной накладной и визуально сравнивал артикул из накладной и на товаре. Из-за этого было много ошибок и пересорта: 0,4-0,5%, иногда доходило до 0,7%.

— Зависели от сотрудников

В компании «Эос» более 19 000 номенклатурных позиций. Многие визуально очень похожи. Нужно было проработать долгое время, чтобы понимать, где что лежит. Если опытный сотрудник уходил в отпуск или на больничный, все складские операции замедлялись.

Обучение новичков длилось 2-3 месяца: это кропотливая работа по изучению ассортимента. Новые сотрудники допускались до самостоятельной работы только после экзамена на знание всех товарных позиций.

— Эффективность сотрудников не фиксировалась

Чтобы получить хотя бы примерное представление о структуре дня кладовщиков, проводили разовые замеры: человек с секундомером и бумажкой записывал, кто какую задачу выполнил и сколько времени у него на это ушло.

Соответственно, чтобы получить информацию о работе всех сотрудников, нужно было удвоить штат, чтобы за каждым ходил человек и фиксировал всю его работу. Это, разумеется, невозможно.

Кладовщики в процессе работы

Функциональная карта

Функциональная карта отображает общую концепцию проекта с уровнем детализации необходимым для того, чтобы оценить объем работ, расставить приоритеты.

В традиционном формате такая карта напоминает карту сайта. Но удобнее всего ее отобразить в виде mind card (майнд карт, интеллект карт). Часто менеджеры рисуют на совещании на доске или листе бумаги слова и между ними связи, так вот, это и есть майнд карта. Это можно сделать удобно в бесплатных сервисах (coggle.it, draw.io и майндмастер) или просто в Office Word.

Очень важно отразить в функциональной карте все пользовательские особенности. В первом приближении это просто набор функций продукта.

Например: «В приложении должна быть регистрация по почте, создание и заполнение данных профиля, , возможность загрузить и отредактировать фото и видео, список аккаунтов других пользователей с различными типами фильтров, текстовый чат, обращение к службе поддержки.

Удобный вид требований — ТЗ

Двое из ларца, Команда разраб

Хорошо. Будут требования. Теперь вас точно поймут разработчики. Но тут возникает подводный камень №1: человечество пока не научилось читать мысли. Поэтому нужно в каком-то виде передать информацию и лучший для этого способ — Техническое задание.

Его также называют ТЗ, SRS, PRD — все это названия документа, в котором в правильной форме зафиксированы требования к продукту.

Подводный камень №2: память человека не безгранична, всегда лучше иметь одно место, где все ваши пожелания и требования зафиксированы (не переписка в telegram или звонок по телефону). Поэтому ТЗ это печатный текстовый документ с приложением схем и инфографики, не написанный от руки или сфотографированный. Лучше всего в формате .PDF или Google Docs.

Рабочий процесс без ТЗ

Пользовательский интерфейс

Продукт должен мало того что работать, так еще и приятно выглядеть. Немного отойдем от тематики приложений, чтобы не заставлять вас их скачивать для ознакомления. Лучше посмотрим на симпатичные сайты:

Посмотрели на пример плохого дизайна, теперь вытрите кровь с глаз и перейдем к обсуждению интерфейса. В этой части технического задания стоит приложить реферы — примеры того, каким вы хотите видеть свой продукт. Это могут быть аналоги похожих разработок или просто примеры, дизайн которых вам понравился.

Опишите в общем виде, каким вы хотите видеть свой продукт, какие у него должны быть цвета, какие элементы использоваться, какую вы хотите анимацию и т.д. Если у вас есть фирменный стиль или брендбук, отлично, сошлитесь на них.

Дизайнеры скажут вам большое спасибо, если вы укажите стиль дизайна интерфейса, например flat design или material design.

Высшим пилотажем будет добавить wireframes (вайрфреймы) — прототипы интерфейса продукта в виде приближенных схем.

Кто и как писал ТЗ

На момент, когда мы согласовывали техзадание, в «Эосе» не было начальника склада. Точнее — он должен был вот-вот перейти из другой организации. Поэтому задачи и примерное видение конечного результата сформулировал управленческий состав «Эоса».

На основе их пожеланий мы прописали ТЗ. Но если обычно мы выставляем счёт за весь комплекс работ по автоматизации, то в этот раз по просьбе заказчика прописали стоимость каждого этапа. И это было очень правильным решением, как мы поняли в дальнейшем.

Когда вышел начальник склада, он одобрил это ТЗ, и мы приступили к разработке.

Что пошло не так

— менеджеры сформулировали свое видение ТЗ,

— мы подготовили предложение с указанием стоимости за каждый этап работы,

— согласовали с менеджерами,

— начальник склада, который только вышел, одобрил ТЗ,

— мы приступили к разработке и внедрению.

Но когда добрались до режима «Отбора» выяснилось, что начальнику склада нужен другой алгоритм.

По ТЗ планировался отбор типа «От товара к заказам»: например, собирают 100 коробок плинтуса и раскладывают на разные паллеты, которые поедут в разные магазины. Когда мы собираем плинтус, то не знаем, куда он поедет. Это выясняется уже при размещении товара по паллетам.

Начальник склада решил сделать наоборот — «От заказа к товарам»: кладовщик последовательно собирает всё, что нужно, для каждого заказа.

Изменения в ТЗ были как значительными, как в случае с «Отбором», так и более мелкие. К примеру, в режиме «Отгрузка» тоже дорабатывали функционал.

Изначально алгоритм отгрузки был такой:

— нужно отсканировать уникальный штрихкод коробки и сразу переместить эту коробку в машину,

— если отсканировать не тот штрихкод, что в заказе, ТСД сообщит об ошибке.

Сотрудники решили, что этот метод слишком длительный, поэтому мы дописали возможность отгрузки без ТСД.

В этом варианте сотрудник «глазами» пересчитывает коробки, сверяет по накладной и нажимает кнопку, чтобы подтвердить, что все коробки отгрузил.

В результате появились случаи, когда коробки уходили не в те города. Недавно решили эту функцию убрать.

К чему привело

1. Растянулись сроки

Планировали внедрить «Balans-WMS» за 3 месяца. Но в итоге проект завершили только через 6 месяцев:

—разработка и внедрение режима,

— последующее решение об изменении алгоритма,

— разработка и внедрение нового алгоритма.

2. Выросла стоимость внедрения

Но незначительно. Благодаря тому, что в ТЗ была прописана стоимость каждого этапа отдельно, нам не пришлось обсуждать стоимость переделок — мы брали двойную цену только за те работы, которые пришлось переделывать.

Заказчики решили, что это обоснованно, ведь изначальное ТЗ было согласовано с их стороны.

В начале автоматизации мы столкнулись с недовольством опытных работников склада: они привыкли работать как раньше и не понимали, зачем использовать ТСД, ведь это лишние действия, которые замедляют сборку.

Действительно, в первые 2-3 месяца производительность сотрудников снизилась, это был период перехода на новые алгоритмы работы, адаптация.

Решение: обучили сотрудников и прислушались к их мнению

Наш специалист, который занимался доработкой 1С, уже после запуска системы в промышленную эксплуатацию провёл на складе 2 недели. В это время он обучал сотрудников, как работать с ТСД и штрихкодированием.

Были случаи, когда функционал не соответствовал реальной работе кладовщиков, им было неудобно выполнять задания. Тогда мы шли к начальнику склада и выясняли: нужно ли вносить изменения по требованиям сотрудников.

Если нужны были доработки, мы меняли алгоритм. Кладовщики чувствовали себя участниками процесса автоматизации и более лояльно относились к изменениям.

Плюс у них появилась возможность влиять на свой оклад: если раньше нельзя было узнать, кто и сколько заказов собрал, то теперь всё прозрачно. Чем продуктивнее человек работает, тем больше у него зарплата.

Сотрудник склада считывает QR-код ячейки

Нефункциональные требования

Это общие требования к продукту. Их можно разделить на требования к техническому обеспечению,требования безопасности и требования к производительности.

В требованиях к техническому обеспечению указывают пожелания к устройствам и операционной среде, например для приложения знакомств это Android 7.0+ и JDK 8+, iOS 11.0+ и Swift 4.2.

В требованиях к безопасности можно указать, что передача данных в чате должна осуществлять с помощью шифрования SHA-1 и что при регистрации сложность пароля должна быть не менее 8 бит.

В требованиях к производительности говорится о связи компонентов и отказоустойчивости, например стоит указать, что таймаут на чтение сообщения в чате не более 1 с и что приложении частично хранит кеш и может ограниченное время работать в автономном режиме.

WMS Logistics Vision Suite

Склад «Метро Груп Логистикс» работает под управлением WMS Logistics Vision Suite & Vocollect Voice

Ваш консультант

Наши клиенты

Техническое задание для разработчиков это своеобразный рецепт приготовления успешного продукта. Успешный продукт — тот, который легко поддерживать, можно развивать и менять, он не развалиться при смене разработчика и приносит прибыль в любом ее виде.

Вы хотите, чтобы ваш проект был полноценным? Отлично. Напишите для этого хороший рецепт. Классическими ингредиентами (по международному стандарту IEEE-830) служат:

• Концептуальная модель
• Функциональная карта
• Путь пользователя
• Пользовательский интерфейс
• Программные интерфейсы
• Нефункциональные требования

Ниже я разберу подробно каждый из пунктов. Для тех, кому не хочется подробно разобраться, оставляю ссылку на международный стандарт c шаблоном технического задания: ссылка на документ.

Компоненты технического задания​

О клиенте

ООО «Эос» под брендом «Плинтус Холл» продаёт аксессуары для напольных и стеновых покрытий: плинтусы, пороги, профили для плитки, а также розетты и обводы для труб.

Центральный склад и 5 магазинов расположены в Самаре, ещё 48 магазинов находятся в 27 городах России.

Результаты автоматизации

Количество ошибок сократилось в 3,5 раза

С 0,7% до 0,2%. Планируем выйти на 0,1%, когда все новые сотрудники научатся работать с ТСД.

Увеличилась скорость сборки в 2 раза

Возможность отслеживать производительность сотрудников появилась только после внедрения WMS-системы, поэтому данных о том, как было до автоматизации, нет.

На начало автоматизации сборка одной строки занимала 5 минут, сейчас строку собирают за 2,5 минуты. На данный момент 2,5 минуты — это KPI для сборки.

Планируем улучшить производительность на 30-40% за счёт внедрения маршрутизации: система будет указывать оптимальный маршрут сборки, чтобы сотрудник тратил как можно меньше времени.

Привязали оплату к выполнению KPI

Если выполнил KPI по сборке, то 100% премия, собирал быстрее — повышающий коэффициент, медленнее — понижающий.

Период обучения новых сотрудников сократился с 2-3 месяцев до 2 недель

Уже через 2 недели новички могут работать самостоятельно: система сама их ведёт.

Конечно, у новых сотрудников скорость сборки ниже, и к ним нельзя предъявлять те же требования, что к опытным сотрудникам. Поэтому мы рассчитали, какая производительность должна быть в первый месяц испытательного срока, во второй и третий. На основании статистики работы сотрудника ООО «Эос» принимает решение, продолжать сотрудничество с конкретным работником или нет.

Сотрудница отдела сборки фурнитуры выбирает задание на экране ТСД

И подтверждает действие, сканируя штрихкод