(в ред. Федерального закона от 02.07.2021 N 360-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
1. По результатам электронной процедуры контракт заключается с победителем определения поставщика (подрядчика, исполнителя), а в случаях, предусмотренных настоящим Федеральным законом, с иным участником закупки (далее в настоящей статье — участник закупки, с которым заключается контракт) не ранее чем через десять дней (если настоящим Федеральным законом не установлено иное) с даты размещения в единой информационной системе протокола подведения итогов определения поставщика (подрядчика, исполнителя), протокола, предусмотренного подпунктом «а» пункта 2 части 6 настоящей статьи, после предоставления участником закупки, с которым заключается контракт, обеспечения исполнения контракта в соответствии с требованиями настоящего Федерального закона (если требование обеспечения исполнения контракта установлено в извещении об осуществлении закупки). Участники закупки, заявки которых не отозваны в соответствии с настоящим Федеральным законом, обязаны подписать контракт в порядке, установленном настоящей статьей.
Положения ч. 2 ст. 51 (в ред. от 02.07.2021 N 360-ФЗ), касающиеся неразмещения информации и документов на официальном сайте, не применяются в отношении закупок, извещения (приглашения) о которых размещены (направлены) с 01.01.2022 до 01.04.2024.
2. Не позднее двух рабочих дней, следующих за днем размещения в единой информационной системе протоколов, указанных в части 1 настоящей статьи:
1) заказчик формирует с использованием единой информационной системы и размещает в единой информационной системе (без размещения на официальном сайте) и на электронной площадке (с использованием единой информационной системы) без своей подписи проект контракта, указанный в пункте 5 части 2 статьи 42 настоящего Федерального закона, который должен содержать:
С 01.01.2022 до 01.10.2023 в проект контракта без использования ЕИС включается информация, предусмотренная пп. «а» и «б» (в части цены этапа исполнения контракта), пп. «в» (в части цены единицы товара, работы, услуги) и пп. «д» п. 1 ч. 2 ст. 51 (ФЗ от 02.07.2021 N 360-ФЗ).
а) информацию, предусмотренную частью 6 статьи 30, пунктами 1, 2, 5 — 8, 10, 17, 18 и 20 части 1 статьи 42 настоящего Федерального закона;
б) цену контракта, соответствующую цене контракта, предложенной в соответствии с настоящим Федеральным законом участником закупки, с которым заключается контракт, с учетом положений нормативных правовых актов, принятых в соответствии со статьей 14 настоящего Федерального закона, положений статей 28 и 29 настоящего Федерального закона, цену каждого отдельного этапа исполнения контракта, определенную в соответствии с частью 2 статьи 34 настоящего Федерального закона (если проектом контракта предусмотрены отдельные этапы его исполнения). Предусмотренная настоящим подпунктом информация включается в проект контракта, за исключением случаев включения в него информации, предусмотренной подпунктами «в» или «г» настоящего пункта;
в) максимальное значение цены контракта и цену единицы товара, работы, услуги, соответствующие максимальному значению цены контракта, указанному в извещении об осуществлении закупки, с учетом положений нормативных правовых актов, принятых в соответствии со статьей 14 настоящего Федерального закона, положений статей 28 и 29 настоящего Федерального закона (в случае, предусмотренном частью 24 статьи 22 настоящего Федерального закона). При этом цена единицы товара, работы, услуги определяется путем уменьшения начальной цены такой единицы, указанной в извещении об осуществлении закупки, пропорционально снижению начальной суммы цен единиц товаров, работ, услуг, предложенному участником закупки, с которым заключается контракт;
г) размер платы, подлежащей внесению в соответствии с настоящим Федеральным законом участником закупки, с которым заключается контракт, за заключение контракта на счет, на котором в соответствии с законодательством Российской Федерации учитываются операции со средствами, поступающими заказчику (в случаях, предусмотренных настоящим Федеральным законом);
д) информацию, предусмотренную подпунктами «а», «б», «г», «е» и «п» пункта 1, подпунктами «а» и «б» пункта 2 части 1 статьи 43 настоящего Федерального закона, а также информацию, предусмотренную подпунктом «г» пункта 2 указанной части, в случае проведения электронного конкурса. При этом информация, предусмотренная подпунктами «а», «б», «г» и «е» пункта 1 части 1 статьи 43 настоящего Федерального закона, указывается с использованием единой информационной системы по состоянию на дату и время формирования проекта контракта;
е) иные документы (при наличии);
2) при формировании и размещении проекта контракта, предусмотренного пунктом 1 настоящей части, заказчик вправе (за исключением случая, предусмотренного частью 24 статьи 22 настоящего Федерального закона) увеличить количество поставляемого товара на сумму, не превышающую разницы между ценой контракта, предусмотренной подпунктом «б» пункта 1 настоящей части, и начальной (максимальной) ценой контракта. При этом цена единицы товара не должна превышать цену такой единицы, определяемую как частное от деления цены контракта, предусмотренной подпунктом «б» пункта 1 настоящей части, на количество товара, предусмотренное в извещении об осуществлении закупки. Участник закупки вправе отказаться от заключения контракта на условиях, предусмотренных настоящим пунктом, путем формирования протокола разногласий в случае, предусмотренном подпунктом «б» пункта 2 части 3 настоящей статьи.
3. Не позднее пяти рабочих дней, следующих за днем размещения заказчиком в соответствии с частью 2 настоящей статьи проекта контракта, участник закупки, с которым заключается контракт, осуществляет одно из следующих действий:
1) подписывает усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени участника закупки, проект контракта и одновременно размещает на электронной площадке и в единой информационной системе (с использованием электронной площадки, без размещения на официальном сайте) подписанный проект контракта, а также документ, подтверждающий предоставление обеспечения исполнения контракта в соответствии с настоящим Федеральным законом (за исключением случаев, предусмотренных настоящим Федеральным законом). При этом такой участник закупки:
(в ред. Федерального закона от 04.11.2022 N 420-ФЗ)
а) в случаях, предусмотренных статьей 37 настоящего Федерального закона, одновременно представляет заказчику информацию и документы, предусмотренные указанной статьей;
б) вносит на счет, на котором в соответствии с законодательством Российской Федерации учитываются операции со средствами, поступающими заказчику, денежные средства в размере платы, подлежащей внесению за заключение контракта, предложенной таким участником закупки (если по результатам определения поставщика (подрядчика, исполнителя) в соответствии с настоящим Федеральным законом определен размер платы, подлежащей внесению участником закупки за заключение контракта);
2) формирует, подписывает усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени участника закупки, и размещает на электронной площадке и в единой информационной системе (с использованием электронной площадки, без размещения на официальном сайте) протокол разногласий в одном или нескольких из следующих случаев:
а) наличие разногласий в отношении информации, включенной в проект контракта в соответствии с пунктом 1 части 2 настоящей статьи, с указанием информации, не соответствующей требованиям, установленным в извещении об осуществлении закупки, и положениям заявки такого участника закупки;
б) несогласие заключить контракт, содержащий условия, предусмотренные пунктом 2 части 2 настоящей статьи;
3) формирует, подписывает усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени участника закупки, и размещает на электронной площадке отказ от заключения контракта в случае, предусмотренном пунктом 1 части 17.2 статьи 95 настоящего Федерального закона.
Положения ч. 4 ст. 51 (в ред. от 02.07.2021 N 360-ФЗ), касающиеся неразмещения информации и документов на официальном сайте, не применяются в отношении закупок, извещения (приглашения) о которых размещены (направлены) с 01.01.2022 до 01.04.2024.
4. Не позднее двух рабочих дней, следующих за днем размещения участником закупки, с которым заключается контракт, информации и документов в соответствии с частью 3 настоящей статьи, заказчик осуществляет одно из следующих действий:
1) подписывает усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени заказчика, и размещает в единой информационной системе и на электронной площадке (с использованием единой информационной системы) контракт (за исключением случаев, установленных настоящим Федеральным законом, и не ранее срока, предусмотренного частью 1 настоящей статьи) в случае, если участник закупки, с которым заключается контракт, разместил информацию и документы в соответствии с пунктом 1 части 3 настоящей статьи. Если по результатам определения поставщика (подрядчика, исполнителя) в соответствии с настоящим Федеральным законом определен размер платы, подлежащей внесению участником закупки за заключение контракта, действия, предусмотренные настоящим пунктом, осуществляются заказчиком при условии поступления на счет, на котором в соответствии с законодательством Российской Федерации учитываются операции со средствами, поступающими заказчику, денежных средств в размере платы, подлежащей внесению за заключение контракта, предложенной участником закупки, с которым заключается контракт;
2) формирует с использованием единой информационной системы и размещает в единой информационной системе (без размещения на официальном сайте) и на электронной площадке (с использованием единой информационной системы) без своей подписи проект контракта с учетом информации, содержащейся в протоколе разногласий, размещенном участником закупки, с которым заключается контракт, в соответствии с пунктом 2 части 3 настоящей статьи;
3) формирует с использованием единой информационной системы и размещает в единой информационной системе (без размещения на официальном сайте) и на электронной площадке (с использованием единой информационной системы) без своей подписи проект контракта без учета либо с частичным учетом информации, содержащейся в протоколе разногласий, размещенном участником закупки, с которым заключается контракт, в соответствии с пунктом 2 части 3 настоящей статьи. При таком размещении заказчик также формирует с использованием единой информационной системы, подписывает усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени заказчика, и размещает в единой информационной системе (без размещения на официальном сайте) информацию о причинах отказа учесть полностью или частично информацию, содержащуюся в протоколе разногласий. При этом информация, предусмотренная подпунктом «б» пункта 2 части 3 настоящей статьи, подлежит обязательному учету.
5. Не позднее одного рабочего дня, следующего за датой размещения заказчиком информации и документов в соответствии с пунктом 2 или 3 части 4 настоящей статьи, участник закупки, с которым заключается контракт, осуществляет действия, предусмотренные пунктом 1 части 3 настоящей статьи. Заказчик не позднее двух рабочих дней, следующих за днем осуществления таких действий участником закупки, размещает в единой информационной системе и на электронной площадке (с использованием единой информационной системы) подписанный усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени заказчика, контракт (за исключением случаев, установленных настоящим Федеральным законом, и не ранее срока, предусмотренного частью 1 настоящей статьи). Контракт считается заключенным в день размещения контракта, подписанного усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени заказчика, в единой информационной системе. В случаях, предусмотренных частью 5 статьи 103 настоящего Федерального закона, такой подписанный контракт не размещается на официальном сайте.
6. В случае, если участником закупки, с которым заключается контракт, не выполнены требования, предусмотренные частью 3 (за исключением случая, предусмотренного пунктом 3 части 3 настоящей статьи, а также случая, если таким участником закупки в срок, установленный частью 3 настоящей статьи, не выполнены требования пункта 3 части 3 настоящей статьи) и частью 5 настоящей статьи:
1) такой участник закупки считается уклонившимся от заключения контракта;
2) заказчик не позднее одного рабочего дня, следующего за днем истечения срока выполнения участником закупки требований, предусмотренных частями 3 и 5 настоящей статьи:
а) формирует с использованием единой информационной системы и подписывает усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени заказчика, и размещает в единой информационной системе и на электронной площадке (с использованием единой информационной системы) протокол об уклонении участника закупки от заключения контракта, содержащий дату подписания такого протокола, идентификационный номер заявки участника закупки, уклонившегося от заключения контракта, указание на требования, не выполненные участником закупки;
б) формирует и направляет в соответствии с порядком, предусмотренным частью 10 статьи 104 настоящего Федерального закона, в день размещения в единой информационной системе протокола, предусмотренного подпунктом «а» настоящего пункта, обращение о включении информации об участнике закупки в реестр недобросовестных поставщиков (подрядчиков, исполнителей);
3) оператор электронной площадки не позднее одного часа с момента размещения в соответствии с подпунктом «а» пункта 2 настоящей части протокола об уклонении участника закупки от заключения контракта направляет такому участнику закупки уведомление о таком размещении.
7. Заказчик в порядке, установленном настоящей статьей, заключает контракт с участником закупки, заявке которого в соответствии с настоящим Федеральным законом присвоен следующий порядковый номер и который не отозвал такую заявку в соответствии с настоящим Федеральным законом, в случае:
1) если участник закупки в соответствии с частью 6 настоящей статьи признан уклонившимся от заключения контракта;
2) отказа заказчика от заключения контракта в соответствии с частями 9 и 10 статьи 31 настоящего Федерального закона.
8. Заказчик вправе обратиться в суд с иском о возмещении убытков, причиненных уклонением участника закупки от заключения контракта, в части, не покрытой суммой обеспечения заявки на участие в закупке.
В последние годы компании все чаще стали переходить с бумажного документооборота на электронный. Антиковидные ограничения выступили лишь дополнительным катализатором. Благо к началу пандемии в России уже было выработано правовое регулирование электронных подписей (ЭП), без которых трудно представить электронный документооборот.
Ст. 5 ФЗ «Об электронной подписи» предусматривает три вида электронных подписей:
- неквалифицированная (НЭП) — это две уникальные последовательности символов (ключ ЭП и ключ проверки ЭП), которые подтверждают личность и позволяют выявить внесение изменений в документ после его подписания;
- квалифицированная (КЭП) — это та же НЭП, только созданная с использованием средств шифрования, сертифицированных ФСБ. Выдается такая подпись в аккредитованных удостоверяющих центрах (а НЭП — в любых).
НЭП и тем более КЭП считаются более надежными видами электронных подписей. Поэтому и сфера их применения шире, чем у ПЭП. Например, неквалифицированная подпись может использоваться в рамках внутреннего документооборота, а квалифицированная и вовсе приравнивается к собственноручной.
Но получить такие подписи, конечно, сложнее, чем ПЭП. Да и не всегда это нужно: порой может быть достаточно и простой электронной подписи. В частности, она вполне подойдет для электронного документооборота. Чтобы подписывать ПЭП договоры с контрагентами, нужно составить соглашение о простой электронной подписи. В нем следует прописать обязанность соблюдать конфиденциальность ключа ПЭП и правила определения подписавшего лица.
Остается разобраться, как реализовать такое подписание технически. На самом деле это проще, чем кажется. Существуют специальные программы, которые позволяют подписывать PDF-файлы простыми электронными подписями. Например, швейцарское приложение Smallpdf.
Инструмент eSign от Smallpdf
Smallpdf — это приложение для работы с документы в формате PDF. С помощью него PDF-файлы можно сжимать, редактировать, конвертировать, объединять, защищать и не только. Всего Smallpdf предлагает 21 инструмент для работы с такими документами.
Среди них есть и инструмент eSign, который позволяет менее чем за минуту подписать PDF-файл. Для этого сначала нужно выбрать файл и загрузить его. После Smallpdf предложит пользователю создать его электронную подпись. Ее можно нарисовать с помощью мыши (трекпада) или просто загрузить фотографию. Затем остается поместить подпись в нужное место, и подписанный документ готов.
С помощью eSign можно также оставлять метки времени, совместимые с юридическим стандартом eIDAS, отслеживать хронологию работы с файлом и приглашать других пользователей поставить электронную подпись на документе. Таким образом можно запросить электронную подпись у 100 человек. Все они получат письмо со ссылкой, пройдя по которой они смогут подписать документ. Для этого им потребуется лишь доступ в интернет.
При этом пользователи Smallpdf могут не волноваться об утечках данных. Приложение обеспечивает 256-битное SSL-шифрование при передаче документов — это военный уровень безопасности. Кроме того, все файлы автоматически стираются с серверов Smallpdf через час.
Как подписать договор электронной подписью
Любой договор можно подписать как в бумажном виде, так и в электронном. Такое право предоставлено статьей 434 ГК РФ, согласно которой договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.
Электронным документом, передаваемым по каналам связи, признается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.
Стороны договора вправе сами определить, какой вид электронной подписи (простую, усиленную неквалифицированную, усиленную квалифицированную) они будут использовать при подписании договора. В этом случае вся информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, будет признана электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. То есть, такие документы будут иметь юридическую силу.
Обратите внимание! Есть виды договоров, которые нельзя заключать в электронном виде. Договоры, для которых установлено требование об обязательном нотариальном удостоверении (договоры ренты, купли-продажи недвижимости, поручительства, дарения, залога долей в уставном капитале) должны быть заключены только на бумажном носителе. В противном случае договор могут признать недействительным.
Напомним, что простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись образуется в процессе криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи. Она позволяет установить, кем подписан документ, а также обнаружить факт внесения в него изменений после момента его подписания.
От этих двух видов подписей нужно отличать усиленную квалифицированную электронную подпись. Её можно получить только в аккредитованном Удостоверяющем центре.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (раньше называлась электронной цифровой, ЭЦП) — это наиболее защищенный вид электронной подписи, которая образуется в процессе криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи и позволяет установить подписанта документа. Такая подпись имеет юридическую значимость, то есть статус оригинала.
Подпись выдается только аккредитованными Удостоверяющими центрами. Для её создания и проверки используются средства криптозащиты, сертифицированные ФСБ России. Получить подпись можно в УЦ «Такском».
Подписать договор электронной подписью можно:
- в системах электронного документооборота Такском-Файлер, Такском-Доклайнз;
- на портале Госуслуг, где есть такой сервис по подписанию;
- в специальных программах для подписания электронных документов (например, КриптоЛайн), которые можно установить на свой компьютер.
Иногда в документообороте предприятия возникает ситуация, когда документ создан вне системы ЭДО со встроеными механизмами по созданию и проверке электронной подписи. При этом для придания ему юридической силы его нужно заверить квалифицированной электронной подписью. Как подписать такой электронный документ?
На рынке существует ряд специализированных механизмов – программные, веб- и в формате плагинов. Остановимся на тех решениях, которые предлагает компания Такском.
Что требуется для подписания
Сначала разберёмся, какой необходимый минимум нужен для подписания электронного документа.
Первый шаг – это непосредственно сама усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Законодательство РФ гласит, что квалифицированная ЭП – это единственный вид подписи для придания электронному документу юридической силы без дополнительных соглашений между сторонами ЭДО. Подобрать ЭП можно в каталоге Удостоверяющего центра компании Такском.
Второй шаг – приобрести лицензию на программное обеспечение КриптоПро CSP. Это обязательный атрибут юридически значимого ЭДО. Его также называют средством электронной подписи. Данное ПО необходимо для создания и проверки ЭП согласно закону «Об электронной подписи» от 06.04.2011 года № 63-ФЗ. Лицензию также можно приобрести в Удостоверяющем центре Такском. Необходимый тип и версию уточняйте в специальном разделе сайта компании.
Третий шаг – внести финальные правки в сам документ и сохранить его окончательную редакцию. Важно помнить, что после подписания в файл уже нельзя внести изменения.
Последний шаг – использовать механизм для создания ЭП. Такском предлагает два варианта.
ПО для пакета Microsoft Office
Первый вариант – приобрести лицензию КриптоПро Office Signature. Она используется для создания и проверки электронной подписи в документах Word и Excel из состава Microsoft Office 2007/2010/2013/2016/2019.
Преимущество этого варианта в том, что лицензия является сертифицированным решением компании КриптоПро. Некоторым организациям, например, банкам, внутренние требования безопасности разрешают использовать только сертифицированное ПО –официального разработчика. И поэтому, если требуется подписание только документов Word и Excel, то данный вариант вам подойдёт.
Заказать КриптоПро Office Signature можно по ссылке. После загрузки и установки плагина на компьютере подписание документов происходит по общему алгоритму:
- В главном меню документа выберите пункт «Сервис» и перейдите в «Параметры»;
- Далее выберите вкладку «Безопасность» и нажмите на «Цифровые подписи»;
- В этом окне выберите нужный сертификат электронной подписи из тех, что установлены на вашем компьютере;
- С его помощью создайте для документа электронную подпись: нажмите «Подписать» и введите пароль ключевого контейнера.
Нюансы подписания отличаются исходя из используемой версии пакета MS Office. Актуальную и подробную для вашей версии инструкцию можно посмотреть здесь.
Программа КриптоЛайн
Второй вариант – установить бесплатную программу КриптоЛайн. Это разработка компании Такском. Программа позволяет комплексно работать с документами, подписывать любые виды – не только Word и Excel, но и PDF, JPEG и многие другие. В КриптоЛайн можно также проверять и удалять подпись.
Загрузить программу КриптоЛайн можно отсюда. Для установки распакуйте архив, запустите файл CryptoLineInstaller.exe, примите лицензионное соглашение и далее следуйте указаниям мастера установки. После установки КриптоЛайн будет доступна в главном меню. При первом запуске программу нужно настроить. Как это сделать, можно узнать на странице техподдержки сайта Такском.
Чтобы добавить документ в программу:
- Нажмите кнопку «Добавить»;
- Выберите нужный документ, нажмите «Открыть»;
- Выделите загруженный файл, нажмите «Подписать»;
При необходимости, в разделе «Параметры подписи»:
- Отметьте галками «Открепленная подпись» и «Помещать каждую подпись в отдельный файл». Если нужно упаковать в zip, поставьте галку «Упаковать в zip»;
- Нажмите «Подписать». В графе «Статус» появится «Подписан».
КриптоЛайн позволяет создавать как присоединённую, так и отсоединённую ЭП. Первый вид подписи подразумевает, что она встроена в сам файл документа, второй – что будет создана в отдельном файле с расширением *.sig.
Электронная подпись представляет собой информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. Такое определение дает Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63-ФЗ).
Именно он устанавливает принципы, правила использования электронных подписей и их виды.
Закон выделяет простую и усиленную электронные подписи (далее – ЭП), причем усиленная бывает неквалифицированной и квалифицированной (п. 1 ст. 5 Закона № 63-ФЗ).
Электронный документооборот (ЭДО) активно продвигается государством во взаимоотношениях бизнеса и налоговых органов –электронную стандартизированную информацию гораздо легче накапливать и обрабатывать. Электронные документы все больше распространяются в сфере бухучета (согласно п. 5 ст. 9, п. 6 ст. 10 и п. 7.1 ст. 13 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, учетные регистры и бухгалтерская финансовая отчетность могут быть составлены в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, см. также Письмо Минфина России от 24.09.2020 № 02-07-10/86820); не возбраняется заключать сделки путем обмена электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью отправителя (такое взаимодействие приравнивается к обмену документами, если соблюдается порядок, предусмотренный законодательством или соглашением сторон – см. п. 2 ст. 160 ГК РФ, п. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»), обмениваться закрывающими электронными документами и т.д.
Наша задача – разобраться каким видом ЭП нужно или допустимо пользоваться в тех или иных обстоятельствах: во внутреннем документообороте организации, при ЭДО с контрагентами, органами власти и т. п. Очевидно, что крайне важно обеспечить юридическую значимость документооборота. Но хорошо бы добиться этого «малой кровью», т. е. определить минимально необходимые требования к виду ЭП на разные случаи хозяйственной жизни.
Один из основополагающих принципов использования ЭП – право участников электронного взаимодействия применять электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если требование об использовании конкретного вида ЭП не предусмотрено федеральными законами или нормативными правовыми актами либо соглашением сторон (ст. 4 Закона № 63-ФЗ).
Обратите внимание еще на три концептуальных правила использования ЭП, заложенных в этом же законе:
электронные документы независимо от вида подписи нельзя использовать, если федеральный закон или подзаконный акт требует исключительно бумажного документооборота (п. 1 ст. 6);
если федеральными законами, НПА предусмотрено, что документ должен подписываться несколькими лицами, то они все используют тот вид подписи, который установлен законодательством Российской Федерации для подписания изготовленного электронного документа электронной подписью. Замена ЭП одного или нескольких подписантов на собственноручную подпись недопустима (ст. 6 п. 3.1, Письмо ФНС России от 23.04.2018 № ЕД-4-15/7760);
одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). При этом по общему правилу каждый из электронных документов, входящих в него, считается подписанным электронной подписью того вида, которой подписан весь пакет (ст. 6 п. 4).
Сфера применения простых электронных подписей
Простой считается электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом (п. 2 ст. 5 Закона № 63-ФЗ).
Если в какой-либо области вас устраивал бы бумажный документ без печати, подписанный собственноручно ответственным лицом, то вам подойдет для этих целей электронный документ с простой ЭП.
Такого рода электронный документооборот имеет право на существование как внутри организации, так и при внешнем взаимодействии. Но нужно помнить, что для придания ему юридической значимости надо выполнить ряд условий (п. 2 ст. 6 и ст. 9 Закона № 63-ФЗ, Письмо ФНС России от 20.02.2018 № ЕД-4-15/3372):
требуется соглашение между участниками электронного взаимодействия (локальный нормативный акт, вводящий правила для сотрудников, договоренность с контрагентом и т. п.), которое установит случаи признания электронных документов, подписанных простой ЭП, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, определит порядок проверки электронной подписи;
следует оговорить правила идентификации подписанта по его простой электронной подписи;
Электронные документы, подписанные простой ЭП, при соблюдении указанных несложных правил документооборота принимаются к бухгалтерскому и налоговому учету (см. Письма Минфина России от 14.06.2018 № 03-03-06/1/40695, от 25.06.2018 № 03-03-06/1/43489, от 10.09.2018 № 03-03-06/1/64480, от 05.03.2019 № 03-03-07/14313, от 04.04.2019 № 03-03-06/1/23591, от 14.11.2019 № 03-03-06/1/88011, от 13.02.2020 № 03-03-07/9888, от 10.03.2020 № 03-03-06/1/17830, 27.03.2020 № 03-03-06/1/24411, от 20.04.2020 № 03-03-07/31594, от 27.04.2020 № 03-03-06/1/34096, от 13.07.2020 № 03-03-06/1/60739, от 06.11.2020 № 03-03-06/1/96737, от 20.01.2021 № 03-03-06/1/2770, от 26.02.2021 № 03-03-06/1/13409 и др.).
Эту ЭП получают в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи. Сертификат ключа проверки может не создаваться, если соответствие электронной подписи признакам неквалифицированной электронной подписи может быть обеспечено без его использования. Для получения ЭП этого вида не требуется обращаться в аккредитованный удостоверяющий центр (п. 3, п. 5 ст. 5 Закона № 63-ФЗ).
Естественно, она так же позволяет идентифицировать подписанта, но перед простой электронной подписью у нее есть два явных преимущества: она дает возможность обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания, что повышает уровень его защищенности, а документ, ею подписанный, равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью (пп. 3 п. 3 ст. 5, п. 3 ст. 6 Закона № 63-ФЗ). Так и следует воспринимать эти документы бухгалтеру.
Чтобы начать применять усиленную неквалифицированную ЭП, требуется (п. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ) соглашение сторон электронного документооборота, придающее ему юридическую значимость, а также предусматривающее порядок проверки электронной подписи.
Обязанности участников электронного взаимодействия при использовании усиленных электронных подписей определены ст. 10 Закона № 63-ФЗ.
Интересным примером случая, когда неквалифицированная подпись будет «младшей» из возможных во внутреннем ЭДО является оформление в электронном виде кассовых документов (РКО, ПКО, кассовой книги). П. 47 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций» позволяет оформлять эти документы в электронном виде, но требует, чтобы была обеспечена их защита от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации, а также от исправлений после подписания. Применение простой подписи не обеспечивает контроля за исправлениями, а применения квалифицированной подписи названный НПА не требует. В таком случае (с учетом указанных нами в начале статьи принципов) может быть выбран любой вид усиленной подписи, но применять его должны все подписанты документа, включая получателя денежных средств, кассира и прочих.
Когда не обойтись без квалифицированной ЭП
Такая подпись имеет квалифицированный сертификат ключа ЭП, выданный аккредитованным удостоверяющим центром (п. 4 ст. 5 Закона № 63-ФЗ).
Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной ЭП (далее – УКЭП) равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, когда допускается исключительно бумажный документооборот. Закон запрещает участникам ЭДО ограничивать признание УКЭП (п. 1 ст. 6, п. 2 ст. 10 Закона № 63-ФЗ.
Как самый защищенный вид ЭП, квалифицированная подпись может использоваться наиболее широко. Сдерживающие факторы тут в основном финансовые: само оформление сертификата ключа УКЭП и ЭДО обычно не бесплатны, однако государство, будучи заинтересованным в стимулировании электронного документооборота, ввело уже множество правил в различных сферах, обязывающих организации и ИП переходить на применение УКЭП во взаимодействии как с органами власти и их партнерами, так и с контрагентами. Расширяются также и возможности электронного документооборота с применение УКЭП.
Приведем примеры ситуаций, где в случаях электронного взаимодействия с налоговыми органами обязательно использование именно квалифицированной ЭП:
представление налоговой отчетности (ст. 80 НК РФ). В целом ряде случаев у налогоплательщика нет альтернативы представлению налоговой отчетности по интернету с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи;
Все большую популярность приобретают электронные счета-фактуры (УПД). Обмениваться ими по интернету НК РФ разрешает по соглашению сторон. Но тип ЭП выбирать нельзя – годится только УКЭП руководителя организации либо иных уполномоченных лиц (п. 1, п. 6 ст. 169 НК РФ, Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по ТКС с применением УКЭП, утв. Приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н, действует до 01.07.2021, с этой даты – утв. Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н). Для большинства налогоплательщиков применение электронных счетов-фактур добровольно, однако для участников оборота товаров, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации, и оборота импортных товаров, подлежащих прослеживаемости, альтернативы нет – им положен только ЭДО (п. 1.1, 1.2 ст. 169 НК РФ (в ред., действующей с 01.07.2021), Правила маркировки отдельных товаров, п. 51 Постановления Правительства РФ от 26.04.2019 № 515).
С 1 июля 2021 года у налогоплательщиков появится еще одна интересная возможность для применения УКЭП, предусмотренная НК РФ: если декларация подается за подписью уполномоченного представителя налогоплательщика, то в налоговый орган можно будет вместе с такой декларацией передавать электронную доверенность, подписанную усиленной квалифицированной электронной подписью доверителя (п. 5 ст. 80 НК РФ). Это очень хорошая новость для организаций, измученных нестыковками в коммуникации с проверяющими, и для самих налоговых органов, которым будет проще обрабатывать сведения о доверенностях. Аналогичные поправки будут внесены и в законодательство о персонифицированном учете в системе обязательного пенсионного страхования (для представления формы СЗВ-М уполномоченным лицом), а также об обязательном страховании от несчастных случае на производстве (в отношении формы 4-ФСС) (см. законопроект № 1115653-7).
Кое-где не обойтись без УКЭП во внутреннем электронном документообороте организации (если он осуществляется), в частности:
при ведении журнала путевых листов в электронном виде (п. 18 Приложения к Приказу Минтранса России от 11.09.2020 № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»);
при выдаче работнику сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1, ст. 84.1 ТК РФ);
при заключении с дистанционными работниками в электронном виде трудовых договоров, дополнительных соглашений к трудовым договорам, договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования, а также при внесении изменений в эти документы и их расторжении путем обмена электронными документами (ст. 312.3 ТК РФ). В иных случаях взаимодействие дистанционного работника и работодателя может осуществляться путем обмена электронными документами с использованием других видов ЭП.
Несмотря на бурный рост ЭДО, есть сферы, где допустим только бумажный документооборот и требуется проставление только собственноручных подписей. Преимущественно это зона трудового законодательства, которое пока не столь прогрессивно, хотя эксперимент по внедрению электронного документооборота проводится.
В ТК РФ есть многочисленные нормы, обязывающие работодателя или работника оформлять некоторые связанные с трудом документы в письменном виде и/или знакомить с ними работников под роспись (см. ст. 19.1, 22, 57, 60.2, 62, 64, 65, 67, 68, 71, 72, 72.1, 72.2, 73, 74, 76, 79, 80, 81, 82, 83, 84, 84.1, 92, 94, 96, 99, 113, 117, 123, 124, 126, 127, 128, 131, 136, 142, 174, 180, 185.1, 188, 193, 196, 200, 222, 229, 232, 243, 244, 245, 247, 248, 259, 261, 262, 263, 280, 288, 290, 292, 296, 303, 306, 309, 319, 327.6, 332, 336.1, 336.2, 341.2, 342, 344, 348.2, 348.4, 348.6, 348.12, 349.1, 350, 351.5, 375, 377, 379 и 414 ТК РФ).
При отсутствии прямого запрета на ЭДО его можно применять в трудовых отношениях, хотя Минтруд России и Роструд почему-то придерживаются мнения, что в этих случаях будет уместно использование только УКЭП как со стороны работодателя, так и работника (см. Письмо Минтруда России от 06.03.2020 № 14-2/ООГ-1773, Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 1 квартал 2017 г., утв. Рострудом). Мы не находим в действующем законодательстве подтверждения такой радикальной позиции за исключением особого случая с договорами с дистанционными работниками, рассмотренного нами выше.
Современный мир немыслим без электронных коммуникаций. По электронным каналам обсуждаются бизнес-планы, представляется отчетность, ведутся переговоры с контрагентами. А еще по электронной почте часто заключаются хозяйственные договоры. Правда, далеко не всегда их подписывают квалифицированной электронной подписью (только она является полноценным аналогом собственноручного «автографа»). В результате спор о наличии (или об отсутствии) договоренностей может дойти до суда. Узнаем, как правильно заключать договоры по «электронке».
лектронные коммуникации медленно, но верно вытесняют из нашей жизни бумажную переписку. И договорная работа – не исключение. Широкое распространение получила практика заключения соглашений путем обмена сканированными копиями подписанных экземпляров. Благодаря этому можно оперативно перечислить (получить) оплату и начать работу. Впоследствии контрагенты обмениваются подлинниками подписанных договоров. Но иногда на каком-то этапе что-то начинает идти не так, как задумано. Например, исполнитель получив деньги, так и не приступил к работе, заявив, что никакие документы к нему не приходили. Конечно, идеальным вариантом было бы подписание сообщений электронными подписями. Но так бывает далеко не всегда, и с запутанными ситуациями приходится разбираться судам.
Электронные подписи
Обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, с юридической точки зрения приравнивается к обмену документами (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).
Есть три вида электронных подписей (ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»):
- простая – подтверждает факт подписания определенным лицом документа посредством использования кодов, паролей или иных подобных средств;
- неквалифицированная – позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
- квалифицированная – отличается от неквалифицированной тем, что при ее формировании используются криптографические программы, сертифицированные ФСБ РФ. Сертификаты ключа такой подписи выдаются удостоверяющими центрами, аккредитованными Минкомсвязи России.
Перечень аккредитованных удостоверяющих центров опубликован на официальном сайте министерства (http://minsvyaz.ru/ru/activity/govservices/2/).
Но только квалифицированная электронная подпись признается полноценным аналогом собственноручной подписи. Если для договора предусмотрена простая письменная форма, то он может быть заключен путем обмена электронными документами, подписанными квалифицированными подписями.
Некоторые договоры должны быть нотариально удостоверены. Это, например, соглашения:
- о (об) отчуждении доли в уставном капитале ООО (п. 11 ст. 21 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»);
- инвестиционном товариществе (ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 28.11.2011 № 335-ФЗ «Об инвестиционном товариществе»);
- управлении партнерством и отчуждении доли в складочном капитале партнерства (ч. 2 ст. 6 и ч. 3 ст. 12 Федерального закона от 03.12.2011 № 380-ФЗ «О хозяйственных партнерствах»);
- ренте (ст. 584 ГКРФ).
Также есть договоры, которые должны быть зарегистрированы. Это, например, долгосрочная аренда (п. 2 ст. 651 ГК РФ) и договор участия в долевом строительстве (ч. 3 ст. 4 Федерального закона от 30.12.2004 № 214-ФЗ «Об участии в долевом строительстве многоквартирных домов и иных объектов недвижимости и о внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации»).
Все эти договоры нельзя заключить простым обменом по «электронке».
Отправка же документа, подписанного простой или неквалифицированной электронной подписью, приравнивается к отправке обычного электронного сообщения.
Двухуровневая система
Договор может быть заключен путем обмена документами, удостоверенными простой или неквалифицированной подписями, если стороны заранее согласовали такой порядок взаимодействия. Также можно согласовать обмен обычными электронными документами (например, в формате «.doc» или «.pdf») по конкретным электронным адресам, либо использование «облачных» каналов передачи информации.
Разумеется, документы, подписанные простыми или неквалифицированными электронными подписями, будут иметь большую доказательственную силу, чем простой обмен скан-копиями, даже если он заранее оговорен. Любая из сторон может заявить, что ее почта была взломана. Поэтому чем выше степень технической защиты переписки, тем меньше рисков возникновения споров.
Чтобы установить порядок заключения договоров посредством обмена электронными сообщениями, не подписанными квалифицированными подписями, стороны должны заключить соответствующее соглашение – договор первого уровня. Он должен быть подписан в бумажном варианте, а последующие соглашения (второго уровня) можно будет заключать с помощью электронного обмена.
Необязательно подписывать отдельный договор об электронном обмене. Соответствующие положения можно включить и в обычное соглашение. Например, в договоре подряда можно указать, что все остальные сделки стороны могут заключить путем обмена электронными сообщениями. Главное, чтобы этот договор (первого уровня), действовал к моменту заключения договора в электронном виде (договора второго уровня). Сформулировать условие об электронном обмене в договоре первого уровня можно, например, так:
11. Стороны допускают заключение дополнительных соглашений к настоящему договору, соглашений о расторжении, а также заключение других договоров путем обмена сканированными копиями подписанных и скрепленных печатями экземпляров соответствующего документа (дополнительного соглашения, соглашения о расторжении или договора) по адресам электронных почт, указанным в разделе 12 настоящего договора, признавая тем самым юридическую силу названных документов. Сканированная копия соответствующего документа, направленного другой стороной, считается полученной по истечении двух календарных дней с момента ее направления.
Если же договор, содержащий положения об электронном обмене, необходимо расторгнуть, то в соглашении о расторжении можно указать, что условие о порядке заключения договоров сохраняет силу:
Стороны пришли к соглашению считать договор расторгнутым в части п. 1–10 и 12 с момента подписания настоящего Соглашения.
Содержащееся в п. 11 договора условие о заключении договоров путем обмена сканированными копиями сохраняет силу.
Иногда стороны не заключают договор первого уровня и просто договариваются обменяться экземплярами договоров сначала по электронной почте, а потом на бумаге. Такой порядок взаимодействия лучше отразить в договоре. Например, можно использовать следующую формулировку:
Стороны признают юридическую силу направленных по электронной почте сканированных копий экземпляров настоящего договора до момента обмена подлинниками данных экземпляров.
Некоторые сложности могут возникнуть при заключении многосторонних договоров, когда сторонами являются не два, а большее количество участников. В этом случае удобнее всего сразу указать в рассылке все адреса, чем рассылать каждой стороне отдельное письмо. При использовании последнего варианта может возникнуть необходимость доказывать идентичность всех отправленных сообщений.
Следует отметить, что факт заключения договора по электронной переписке может свидетельствовать и о возможности передачи результатов работ данным способом. К примеру, ФАС Московского округа указал, что раз условия договора подбора персонала были согласованы по «электронке», то и передача списка кандидатов на ранее использованный электронный адрес является правомерной. Использование электронной почты без соответствующего указания в договоре суд расценил как обычай делового оборота (постановление от 17.05.2013 по делу № А40-102005/12-57-977). Несмотря на положительную судебную практику, все же лучше заранее прописать в договоре порядок передачи результатов работ по «электронке» или, наоборот, запретить такие действия.
