Первый этап подбора персонала очень важен и начинается он с диалога рекрутера и заказчика. Кадровый агент должен в мельчайших подробностях узнать все характеристики и особенности работника, который необходим в компанию. Важны не только профессиональные, но и личные качества, характер. Именно от этого этапа будет отталкиваться дальнейшая работа и если сразу не составить подробный портрет будущего работника, то в дальнейшем можно столкнуться со множеством проблем.
Теперь настает очередь систематизации полученных знаний и их формирование по сути в техническое задание – четко, коротко и ясно расписать требования к кандидату.
Их можно разделить на обязательные и желаемые.
Первые относятся к профессиональным знаниям и навыкам. Вторые — служат дополнением в процессе подбора кадров. Пример таких требований:
- Возможности: образование, знания, опыт, здоровье, семейное положение, психологические качества.
- Желания: заинтересованность в данной работе, готовность к обучению и совершенствованию на новом месте, мотивация.
- Управляемость: исполнительность, самостоятельное и самокритичное мышление, анализ, самоконтроль.
- Совместимость: коммуникация в коллективе, соответствие нормам компании, субординация.
- Безопасность: лояльность к компании, согласие соблюдать коммерческую тайну, честность.
- Размер заработной платы.
- Требования к кандидату.
В первую очередь необходимо разместить вакансию на онлайн ресурсах:
- На специализированных сайтах по поиску работы (hh.ru, rabota.ru, superjob.ru и т.д.).
- На специализированных сайтах для подачи объявлений. (avito.ru, olx.ru, yolua.ru и т.д.).
- На сайтах работы для фрилансеров (fl.ru, freelance.com, freelancer.com и т.д.). Часто на ресурсах для фрилансеров можно найти специалистов, которые готовы сотрудничать с работодателем на постоянной основе.
- На сайте компании, если вы работаете в рекрутинговом агентстве.
- Сарафанное радио — здесь нужно помнить о риске недобросовестных рекомендаций.
- Пресса постепенно утрачивает свою значимость и является довольно экономически затратным, но в некоторых регионах является все ещё одним их самых действенных.
- Ярмарки вакансий — несмотря на редкую периодичность проведения, являются кладезем для поиска сотрудников редких специальностей.
- Размещение объявлений в вузах — подходит для клиентов, которые готовы взращивать работников или которым нужны очень специфические работники, которых в любом случае придется обучать.
При грамотно выполненных условиях из предыдущих пунктов вы получите первые отклики довольно быстро. Но даже при идеальном описании вакансии в процессе подбора персонала всегда приходят не совсем релевантные отклики.
Многие соискатели, у которых нет нужного узкопрофессионального опыта, но есть, по их мнению, необходимые «мягкие навыки», заинтересуются и подумают: «Почему бы не попробовать, что я теряю?». В результате вы можете получить так много откликов, что, пока будете их разбирать, самые подходящие кандидаты успеют найти другую работу.
Важно сортировать их на входе, чтобы в первую уделять время наиболее подходящим резюме.
Выставите фильтры по ключевым требованиям вакансии: опыту, образованию, навыкам и отберите тех, кто соответствует им максимально. Эти резюме вы будете изучать в первую очередь.
- В первую очередь обратите внимание на структурированность — логичность изложения информации отражает не только аналитические способности кандидата, но и способность к обучению.
- Грамотность — с учетом развития технологий и автоматических сервисов проверки правописания ошибки в резюме недопустимы.
- Если в желаемой должности указано «любая» или много разных должностей не из одной области, то это показывает, что вряд ли из такой кандидат будет высококвалифицированным специалистом.
- Зарплатным ожиданиям: насколько себя оценивает кандидат, насколько он ценит своё время и знания.
- Должностным обязанностям, которые выполнял кандидат на предыдущем месте работы. Если они описаны одной фразой или не описаны вообще, то это настораживает. Вряд ли по скупым данным, можно понять, что умеет данный кандидат.
- Достижениям и результатам: важно оценить, насколько кандидат разделяет пользу, принесенную компании и личностный рост.
- Дополнительное образование: есть ли стремление к развитию, или же это воспринимается как дополнительная нагрузка?
- Хобби: для активных позиций желательны активные виды досуга. А для позиций, которые требуют внимательности и сосредоточенности подходят хобби, требующие особой усидчивости. Для руководителей же непременно сочетание разных видов хобби.
В основе любого телефонного интервью лежит скрипт – предполагаемый сценарий вашего разговора с кандидатом. Он помогает выстроить беседу наиболее эффективным образом: узнать нужную информацию о кандидате и последовательно рассказать о вакансии.
Многие не уделяют должного внимания этой стадии, а ведь это очень важно. Ведь именно на этой стадии подбора кадров работник получает первое впечатление от компании. И если рекрутер на этом этапе будет вести себя не подобающе, не учтиво, предоставит слишком мало информации или бесполезную информацию, то ценный сотрудник может составить негативное впечатление и о компании, в результате чего откажется от предложения.
Есть несколько методов для разноплановой оценки кандидатов:
Биографическое интервью. В основе лежит прошлый опыт кандидата и его стиль работы. Другими словами, по поведению человека в прошлом можно спрогнозировать его поведение в будущем. Просите соискателя привести различные примеры из жизни, что произвести оценку. А для кандидата это возможность проявить себя.
Ситуационное (case-) интервью. В основе дежит моделирование различных ситуаций и предложение кандидату разрешить ей. Кандидат должен описать свои действия, поведение для решения проблемы. Все подобные кейсы можно разделить на три группы:
- Кейсы для проверки конкретных навыков
- Кейсы для проверки ценностей и взглядов
- Кейсы для проверки модели поведения и личностные качества
Проективное интервью.Тут суть состоит в особенном построении вопросов. Предлагается оценить не себя, а других людей. В основу методики заложен факт того, что люди проецируют свои установки и опыт на других людей и ситуации. Необходимо соблюдать несколько правил:
- Вопросы задаются в быстром темпе, кандидат отвечает первое, что пришло в голову. Можно даже несколько вариантов. Но именно первый ответ имеет большую значимость;
- Вопросы направлены на оценку других людей или и х действий. Это делает кандидата более раскованным, а вы снижаете риск получения социально желаемых ответов;
- Вопросы задаются только открытые, т.е. начинаются с вопросительного слова «как, где, что, почему», которые предполагают развернутые ответы;
- Старайтесь задавать разношерстные вопросы и не объединяйте их в тематические группы.
Деловая игра. Вы описываете реальную ситуацию, с которой может столкнуться будущий сотрудник. Дается описание внешнего окружения, среды в компании, последовательность событий. В результате формируется проблема и её условия, которые кандидат должен решить. Деловая игра идет в форме переговоров. Например, связка клиент – сотрудник или подчиненный – сотрудник. Так вы можете оценить и переговорные навыки, и позицию в переговорах, аналитические способности и еще множество других навыков, вплоть до профессиональных знаний.
Стоит понимать, что во время подбора персонала лучше использовать комбинацию разных методик, чтобы получить более объективную оценку кандидата.
Только после проведения интервью со всеми кандидатами можно представить лучших из них заказчику. Необходимо уметь аргументировать свой выбор, почему именно эти кандидаты были представлены, какие у них достоинства, какие есть риски.
Для выбора заказчика желательно подобрать не менее 3-х кандидатов, но тут все зависит от условий работы кадрового агентства и договоров с конкретными клиентами.
Случаются ситуации, когда подходящий кандидат только один. Заказчик может быть недоволен отсутствием выбора. В этом ситуации необходимо грамотно объяснить причины, по которым нет возможности предоставить других кандидатов. К примеру, это типичная ситуация для редких специалистов. Возможно условия работы слишком специфичные. Вы можете описать клиенту по каким именно причинам кандидаты отказывались от вакансии.
Если было принято решение о дальнейшем поиска кандидатов, то необходимо уделить максимальное внимание первому кандидату, которому придется ждать решения еще дольше.
Предоставьте клиенту документы, подтверждающие релевантность кандидатов:
Должно быть в превосходном виде, а именно – в едином формате, соответствующим вашей компании. Без пропущенных периодов работы, без грамматических ошибок, четко структурированное. Все ключевые моменты, опыт кандидата должны быть выделены. Т.е. вам необходимо не просто предоставить резюме, которое вам прислал кандидат. Вам самостоятельно необходимо составить идеальное резюме, основываясь на всех полученных данных.
2. Заключение о кандидате.
3. Отчет о достижениях.
В процессе интервью выявляются самые важные рабочие достижения кандидата, возможно в виде результатов или иных рабочих успехов. Описать нужно кратко, но, по существу. Также в этом разделе можно описать, почему вы рекомендуете именно этого кандидата. Старайтесь избежать дублирования информации.
Рекомендации, которые вам удалось собрать с других мест работ, возможно рекомендации других успешных специалистов в этой же сфере.
Данный пакет документов демонстрирует всю проделанную работу и ваш профессионализм.
Максимально подготовьте кандидата к собеседованию у заказчика. Отныне вы работаете как единая команда, ведь для обеих сторон это очень важный этап.
Убедитесь, что кандидат проинформирован о деятельности компании, о требованиях, обговорите условия дресс-кода. Вы можете рассказать кандидату о возможных стресс-тестах. Например, работодатель «игнорирует» кандидата. Следует предупредить его, чтобы он не волновался и был готов к подобному поведению. Необходимо держаться уверенно.
Последний этап подбора персонала – это предложение работы финальному кандидату. Тут рекрутер остается ненадолго в стороне, однако работа еще продолжается – оставайтесь на связи с кандидатом вплоть до момента выхода на работу. Можете помочь ему с документами, необходимыми для трудоустройства.
Помните, что востребованные специалиста получают несколько предложений о работе и может отказаться от вакансии в самый последний момент. Поэтому старайтесь поддерживать его интерес к компании. И даже после официального трудоустройства в течении испытательного срока клиент может отказаться от кандидата. В этом случае необходимо максимально точно выяснить, что именно вынудило клиента отказаться от сотрудника.
1. Изучить резюме кандидата
Еще на стадии первого изучения резюме и телефонного звонка вам следует выписать все непонятное и странное, что требует уточнений или дополнительного исследования. Подготовьте уточняющие вопросы. Тут стоит подойти к делу максимально внимательно и вдумчиво. Например, если кандидат долгое время работал на одной и той же позиции, стоит выяснить, почему, что ему мешало. При излишне частой смене работы также нужно выяснить причины.
Зачастую многую информацию из резюме можно проверить и уточнить еще до общения с кандидатом – просто воспользовавшись Интернетом. Так вы можете получить больше информации о компании, в которой кандидат работал или работает. В случае подбора важных кадров можно даже позвонить на прошлые и текущие места работы и запросить характеристику сотрудника.
2.Убедитесь, что проведению интервью ничего не помешает
Заранее проверьте, что схема проезда кандидату выслана, пропуск на него заказан, переговорная свободна, в принтере не кончились чернила, клиент помнит о встрече и т. д. Это первый контакт с кандидатом, в результате которого он уже сделает некоторые выводы о компании и позиции. Найдите возможность поговорить в тихом месте, убедитесь, что не придется отвлекаться на звонки.
3.Внесите событие в календарь
Память в любой момент может вас подвести. Всегда записывайте все свои встречи – можете поставить напоминание в телефоне, планировщике или просто сделав отметку в календаре. Заблаговременно предупредите остальных участников, если на встрече необходимо их присутствие. Договоритесь об удобном для всех времени прежде, чем назначать встречу кандидату.
При личном интервью используются разные оценочные инструменты (профессиональные тесты, личностные опросники, кейсы и т.д.). Важно, чтобы эта процедура не занимала много времени, особенно если компания еще не имеет сильного бренда на рынке труда или кандидаты с конкурентного рынка, если это редкие и востребованные специалисты. Есть риск, что кто-то может просто отказаться заполнять «батарею» тестов и ценный кандидат будет потерян. Данный этап также включает в себя сбор рекомендаций.
1. Вводная часть (3 минуты). На этом этапе вы представляетесь друг другу, знакомитесь, начинаете общение. Важно сделать комфортную обстановку без лишнего напряжения. Это способствует честному общению. Можете начать с отстраненных вопросов. Например, спросите быстро ли собеседник нашел ваш офис, какая обстановка на дороге. После можете немного рассказать о своей компании.
2. Самопрезентация соискателя. Предложите соискателю кратко (до 5-ти минут) рассказать о себе, своем образовании, опыте, достижениях, а также об ожиданиях от данной работы.
3. Вопросы от работодателя и ответы кандидата (10-15 минут). Заранее подготовьтесь – спланируйте и распечатайте список вопросов. Не забывайте делать пометки об ответах кандидатах. Также выписывайте что понравилось в человеке, а что настораживает.
4. Вопросы от соискателя и ответы работодателя (5-10 минут). Тут вы меняетесь ролями с соискателями – теперь он задает вопросы. Отвечайте честно, можете заранее подготовить ответы. Говорите уверено. Помните, что соискатели могут почувствует и увидеть вашу неуверенность и неподготовленность, что составит плохое впечатление о компании. Очертите круг достоинств вашей компании и конкретной вакансии. Расскажите о нюансах – про испытательный срок, размер зарплаты, командировки, сверхурочные и т.п.
5. Завершение собеседования (3 минуты). Старайтесь закончить собеседование на приятной ноте, поблагодарите удаленное время. Расскажите соискателю о его дальнейших шагах – когда будет дам окончательный ответ, когда будет решение о приеме на работу. Важная помарка – если вы совершенно точно видите, что человек не подходит на должность важно сразу и честно сказать ему об этом. Это составит хорошее впечатление о компании и в дальнейшем, если этот человек уже станет подходящим на вакансию, он может к вам вернуться.
Для начала убедитесь, что вы дозвонились до нужного человека. После этого представьтесь и вкратце изложите суть звонка – обозначьте, что вы предлагаете работу.
После этого начинается углубление в разговор. Уточните у собеседника – удобно ли ему сейчас разговаривать. Затем можете дать пояснение откуда у вас его номер. Старайтесь быть максимально вежливыми и внимательными к собеседнику.
3. Выявление потребности
Прежде, чем приступить к непосредственно описанию вакансии уточните – актуально ли вообще предложение работы для кандидата? Можете сразу уточнить географию, график или другие очень специфические требования. Это поможет вам сэкономить время и на ранней стадии отсеять не подходящих людей.
4. Первичная оценка кандидата
5. Презентация вакансии
К этому этапу лучше подготовиться еще до звонка и составить себе шаблон с описанием вакансии. Вам нужно выстроить логичный и при этом краткий рассказ:
- расположение места работы;
- сжатое описание условий работы;
- сжатое описание основных и самый критичных требований;
- зарплата и её принцип отчисления;
6. Работа с «сомнениями» кандидатов
Поиск работы – это важный этап в жизни каждого человека, поэтому кандидату может потребоваться время на изучение предложения и компании. Тут рекомендуется отправить презентацию вакансии в электронном виде кандидату на почту или мессенджер. Отдельно приложите сайт вашей компании, где указана основная информация по компанию: сколько лет уже на рынке, чем занимается, какие объекты есть на текущий момент.
7. Завершение контакта
Завершение разговора также важно, как и его начало.
По его окончанию у кандидата должен остаться ваш электронный след и понимание дальнейших действий (кандидат ждет звонка рекрутера или сам ему перезванивает, что-то придет по почте, на ватсап и т.д.).
8. Личная встреча, интервью
К личной встрече нужно готовиться заранее.
- У вас достаточно информации о соответствии кандидата позиции.Естественно, звонить после собеседования и задавать уточняющие вопросы можно. Однако это является признаком не профессионализма, особенно если вопросов много.
- Есть возможность принять решениеЧувствуете, что прямо сейчас можете дать отказ или принять на работу? Значит, что вы получили информацию, которая не подвергается сомнению и состоит из фактов.
- Имеются подробные записиИнтервью — это не просто приятная беседа за чашкой чая. Вы представляете компанию и проводите встречу кандидата и именно компании. Все результаты встречи должны быть задокументированы надлежащим образом, чтобы можно было осуществить передачу заинтересованным лицам. Также это может быть полезным, если собеседования проходят в несколько этапов с разными людьми.
Для начала всё-таки пробежимся по критериям выбора компании по подбору персонала. Порог входа на этот рынок достаточно низок, поэтому и фирмы, и рекрутёры-фрилансеры появляются и исчезают достаточно регулярно. На отзывы в интернете уже практически нет смысла ориентироваться, вне зависимости от того, положительные они или отрицательные (вот здесь мы писали, почему). Но можно обратить пристальное внимание на следующие моменты:
- Опыт в подборе персонала – это и срок присутствия на рынке, и сферы, в которых специализируется компания, и общее количество закрытых вакансий.
- Уточняющие вопросы, которые задает компания для определения нужного кандидата.
- Профессиональные советы по составлению вакансии, целевому портрету кандидата и т.д.
Ольга Рогова, руководитель отдела по работе с клиентами JOBHELP: «Если учесть стоимость доступа к базам, обустройство рабочего места, зарплату «кадровика», то, конечно, выгоднее отдать вакансию в работу на аутсорс. Особенно если новый сотрудник требуется не очень часто (раз в квартал, например). Работа с аутсорсером получается гораздо выгоднее и продуктивнее, так как оплата производится разово и не нужно держать в штате своего HR».
Теперь перейдём к самой заявке. Чем более структурированно и детализировано она будет составлена, тем больше шансов, что новый сотрудник оперативно выйдет на работу и успешно пройдёт испытательный срок. У каждого кадрового агентства есть (должна быть) своя форма заявки, различающаяся в зависимости от того, какого сотрудника нужно найти. Ведь невозможно искать по одной схеме охранника и коммерческого директора.
Что должно быть прописано в заявке на подбор (техническом задании):
1. Все важные детали по вакансии (функционал и пр.), включая мотивационные схемы.
2. Максимально конкретные требования к кандидату (образование, квалификация, опыт, личные качества и пр.) – все то, что сказывается на качестве и производительности труда.
3. Критерии выбора кандидата – что в приоритете, а что второстепенно.
4. Если заказываете не только скрининг резюме, а весь цикл подбора (или хотя бы первичное интервью для приглашения на собеседование) – плюсы работы в вашей организации, почему она привлекательна для трудоустройства. Если вакансия сложная и запланирована работа с пассивными кандидатами, то любая информация, помогающая «продать» вакансию и убедить человека задуматься о смене работодателя, становится на вес золота.
5. Желательно указать причины поиска нового сотрудника (почему должность оказалась вакантной).
6. Если название должности по штатному расписанию отличается от общепринятого, указать оба варианта (например, «специалист отдела инициации» / «специалист по развитию»).
7. Сведения о структуре отдела и системе подчинения.
8. Желательно определить индикаторы, по которым можно проверить кандидата, достаточно ли он компетентен. Они могут лечь в основу системы оценки соискателей.
9. Каналы поиска, сроки согласования и прочие условия оказания услуги.
На основе этой информации рекрутёры составят карту поиска специалиста. Крайне желательно, чтобы все записи в заявке на подбор были согласованы с будущим руководителем нового сотрудника, даже если за взаимодействия с компанией по подбору персонала отвечает совсем другое лицо.
Ольга Рогова: «Конечно, хорошо бы максимально четко определить портрет кандидата, понять кого, где и за сколько мы ищем. Но не стоит выдвигать слишком много требований, так как в базах может не оказаться достаточного количества резюме».
Использование в заявке профессионального языка, характерного для специальности, на которую идёт поиск сотрудника, полностью приветствуется (лексика, терминология, аббревиатуры). Этот язык очень специфичен для каждой профессии, и рекрутёр может использовать данные термины в качестве ключевых слов для поиска подходящего кандидата.
Что лучше сообщить менеджеру в устной форме
С одной стороны, чем больше информации зафиксировано в заявке на подбор, тем лучше. Но если нет времени, какая-то умная мысль пришла задним числом и т.д., то можно озвучить всё это вашему менеджеру по телефону, в мессенджере, при личной встрече.
Также не стоит оставлять за кадром «неполиткорректные» требования по возрасту, полу, национальности, знаку Зодиака. Если рекрутёр будет владеть этой информацией (переданной устно), это сильно облегчит ваше взаимодействие и ничьё время не будет потрачено зря.
Типичные ошибки, которые мешают добиться оптимального результата при найме персонала через аутсорсинг
- Недостаточно информации о вакансии;
- Недостаточное понимание того, кто именно нужен заказчику;
- Попытка уместить в одну вакансию уместить очень много разных обязанностей и требований;
- Недостаточное участие клиента в поиске кандидата. Для рекрутёров очень важна обратная связь. Когда клиент готов рассмотреть смежные должности, расширить территорию поиска, чтобы увеличить конверсию по вакансии.
Ольга Рогова: «То есть должно быть понимание – мы ищем менеджера по продажам, дизайнера, кладовщика, клиентского менеджера или еще кого-то. Если по вакансии мы делаем обзвон, то тут еще как-то можно выяснить у кандидата некоторые вопросы. А если просто подбор резюме, то сложно понять, чего кандидат хочет и к чему готов».
