Доверенность на эцп от директора образец

Доверенность на право подписи документов — это официальная бумага, позволяющая ответственному лицу представлять интересы компании: принимать решения, проводить различные операции, заверять важные акты.

Электронная подпись представляет собой инструмент удаленной работы с документацией, что позволяет оформлять сделки и подтверждать действия через интернет. В современном мире наличие ЭП – важный фактор для работы бизнеса, а в ряде случаев – и для граждан. Оформление цифровой подписи осуществляется через удостоверяющий центр, куда лицо, желающее ее получить должно явиться с пакетом соответствующих документов. Но если лицо не может явиться лично, ФЗ 63 предусматривает возможность оформления ЭП по доверенности.

Чтобы такой сотрудник имел законное право использовать подпись, понадобится оформить на него доверенность. Тогда он сможет полноправно подписывать документы. Разберем, как оформить доверенность на подписание документов в ЭДО.

Электронная подпись (ЭП) используется в электронном документообороте, гарантируя безопасность данных. Ей подписывают цифровые текстовые документы, изображения, декларации и т.д.

Существует три вида ЭП:

• Неквалифицированная (НЭП). Хранится на носителе (обычно флешке), защищена дополнительными средствами шифрования. Раньше ее применяли в электронных торгах.
• Квалифицированная (КЭП). Может быть создана только аккредитованным удостоверяющим центром и позволяет подписывать любые документы. Оформляется с использованием специализированных технологий криптошифрования, исключая внесение каких-то изменений в информацию.

Чаще всего для работы в системах электронного документооборота необходимо оформить именно КЭП.

Подписывайте документы и обменивайтесь ими онлайн в Диадоке

По закону РФ, документы, подписанные электронной подписью, обладают той же юридической силой, что и заверенные рукописно.

Чаще всего вопрос использования ЭП по доверенности касается КЭП, так как именно такой вариант подписи применяют в системах ЭДО. Также КЭП оформляется не только на организацию, а на конкретного человека — ее руководителя.

Если руководитель хочет предоставить другому лицу возможность подписывать документы, понадобится оформить электронную подпись и доверенность на данного сотрудника.

В будущем будет введен новый образец доверенности на право подписи в системе ЭДО, который называют машиночитаемой доверенностью (МЧД). Ее формат и порядок работы будет утвержден ФНС. Такая доверенность понадобится всем физлицам, которые подписывают документы от лица организации.

Предполагается, что МЧД будут использовать по следующим правилам:

• Документ должен создаваться в формате XML с поддержкой формата XMLDSIG и подписываться КЭП.
• Дополнительный формат — PDF. Используется, если документ нужно подать в информационную систему, которая не может обработать другой формат.
• Доверенность, по которой физлицо будет подписывать документы от имени организации, должна быть подписана КЭП руководителя организации.

• дата и срок действия доверенности;
• идентификатор полномочия из классификатора полномочий.

Подробные требования к МЧД указаны на федеральном портале проектов НПА.

В январе 2022 года вступят в силу поправки к Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Корректировки коснутся всех, кто использует электронную подпись: руководители будут получать подпись в налоговой, сотрудники — в удостоверяющих центрах (УЦ) с новой аккредитацией.

Коротко о предстоящих изменениях:

• С 1 января 2022 года сотрудники организаций будут применять одну именную подпись и для рабочих, и для личных документов. Она будет называться «электронная подпись физического лица».
• Если на 1 января у сотрудника будет ЭП, полученная в УЦ с новой аккредитацией, он сможет продолжить пользоваться ей.
• Физлица будут использовать личную подпись для документов компании только вместе с электронной доверенностью.
• С 1 января 2022 года руководители должны будут использовать подпись, выданную в ФНС или в доверенных удостоверяющих центрах.
• Руководители будут получать одну подпись на юрлицо.

Подробный список поправок пока в работе и предположительно появится в конце 2021 года.

Подключитесь к Диадоку и используйте все возможности электронного документооборота

С развитием удаленного документооборота граждане и организации получили возможность совершать сделки и выполнять действия с использованием ЭП. Для некоторых действий разрешена электронная доверенность взамен бумажной. Рассказываем, как ее оформить и где применить.

Что такое электронная доверенность

В документообороте электронная доверенность с 2022 года получила широкое распространение. Она представляет собой скан-образ бумаги, подписанной цифровой подписью. Её не требуется распечатывать, для предъявления достаточно открыть или отправить полученный документ контрагенту. К отсканированной версии нет необходимости дублировать бумажный носитель.

Кто ее может оформить

В 2022 году оформить электронные доверенности вправе:

• граждане, в том числе ИП;
• юридические лица;
• нотариус.

Нотариальное удостоверение требуется как гражданам, так и организациям для работы представителя с государственными реестрами, для совершения сделок в нотариальной форме, для операций с недвижимостью, при регистрации организации и пр. В иных случаях соблюдение нотариальной формы необязательно.

Во всех случаях необходима ЭЦП для электронной доверенности в 2022 году, поскольку без цифровой подписи бумага не имеет юридической силы, а к скан-образу потребуется приложить бумажный оригинал.

Где разрешено использовать электронную доверенность

Цифровые полномочия применяют для:

• заключения сделок;
• сдачи отчетности в контролирующие органы;
• электронные доверенности по 63-ФЗ выдают для использования представителем ЭЦП;
• регистрации недвижимости;
• регистрации организаций;
• получения справок;
• направления запросов;
• участия в судебных заседаниях;
• совершения иных действий от имени доверителя.

Цифровой формат удобен при нахождении доверителя в другом регионе, когда ждать бумажный оригинал нет времени. Изготовление цифрового образа занимает минимум времени.

При сдаче отчетности по цифровым каналам контролирующих органов применяют и скан-образ полномочий, если отчетность сдает представитель от имени гражданина или организации.

При заключении сделок с использованием цифровой подписи, договор вправе подписать представитель на основании скан-образа полномочий от доверителя. Если договор подписывает представитель, то электронные доверенности для электронной подписи в 2022 году применяют так (ст. 17.2 ФЗ № 63):

• представитель подписывает документ собственной подписью;
• к подписанному представителем документу прикладывают полномочия от доверителя, подписанные его подписью.

Как оформить доверенность

Для совершения действий и заключения сделок, не требующих нотариального оформления, достаточно изготовить документ в любом машиночитаемом формате и подписать его ЭЦП. Наиболее распространен формат PDF.

Если требуется нотариальное оформление полномочий, no необходимо обратиться к нотариусу. Он изготовит документ по правилам ст. 44.2 Основ законодательства о нотариате. Для этого доверитель подписывает документ ЭЦП в присутствии нотариуса, а затем нотариус ставит свою ЭЦП. Готовую бумагу записывают на флэш-носитель или направляют на указанную доверителем почту.

Об авторе статьи

Юрист по корпоративным вопросам.

В 2017 году окончила НФИ КемГУ по специальности «юриспруденция». Начала работу помощником арбитражного управляющего (банкротство). Спустя 1,5 года перешла в администрацию бизнес-центра на должность руководителя юр. отдела. Сопровождаю бизнес.

Вместе с эти материалом часто ищут:

Часто руководителю приходится передавать полномочия на подписывание документов другим должностным лицам, в том числе и в электронном виде. Для этого понадобится доверенность на ключ электронной подписи. Рассказываем, когда понадобится этот документ и как его правильно оформить.

18 мая 2022

Законодатель регламентирует количество планируемых мероприятий контроля, а вот внеплановая таможенная проверка никаких ограничительных рамок по периодичности не имеет и может проводиться с любой частотой.

30 сентября 2022

Результаты инвентаризации нужно оформить документально. Члены комиссии заполняют инвентаризационные описи или акты и выдают свое заключение. Если выявили отклонения, опись не подойдет: понадобится сличительная ведомость.

21 сентября 2022

С развитием электронного документооборота (ЭДО) электронная доверенность (ЭД) получила широкое распространение среди деловой документации и организаций, оказывающих услуги гражданам и юрлицам. При ее оформлении необходимо соблюдать требования законодательства.

2 июня 2022

Закон не дает четкого определения, что такое доверенность в электронной форме, ГК РФ регламентирует общие положения (гл. 10 ГК РФ).

Поскольку ЭДО предполагает цифровое заверение документации, для подписи виртуальной бумаги применяют цифровую подпись (ЭЦП). Скан-копия бумажного варианта не является надлежащим документом без ЭЦП доверителя.

Правовое регулирование цифровой подписи осуществляет Федеральный закон от 06.04.2011 № 63.

Таким образом ЭД — это документ, который открывают с помощью компьютера (телефона, планшета и пр.), подписанный цифровой подписью лица, выдавшего бумагу. Сертификат ЭЦП подписанта доступен к проверке на актуальность.

Вот как выглядит электронная доверенность:

Некоторые организации формируют полномочия на своих сервисах, например Почта России. В таком случае бумага имеет иной формат, который отображается в личном кабинете пользователя.

Где пригодится цифровая доверенность

В обычной жизни электронная доверенность, подписанная ЭЦП, понадобится в случаях, когда представитель осуществляет за доверителя:

• подписание договора;
• получение почтовых отправлений;
• получение справок в госорганах и организациях;
• получение товаров;
• подачу бумаг для получения государственных услуг и пр.

Преимущество такого документа — его формат, для которого не требуется получать бумажный оригинал. ЭД легко передать представителю посредством пересылки на цифровой почтовый ящик, тогда как бумажный вариант передать в другой город затруднительно.

Кто может оформить ЭД

Перед оформлением необходимо уточнить в ведомстве или организации, возможно ли совершение доверенности в электронном виде для получения услуг, поскольку не все организации перешли на ЭДО. При положительном ответе приступайте к оформлению.

Оформить бумагу вправе физические и юридические лица, ИП.

Её оформляют самостоятельно или при обращении к нотариусу. Нотариальный вариант потребуется для совершения действий с государственными реестрами (регистрация недвижимости).

Как оформить полномочия

Для оформления полномочий необходимо составить текстовый файл и подписать его ЭЦП. В файл включите информацию:

• ФИО или наименование доверителя;
• паспортные данные доверителя, ИНН и ОГРН — для организаций;
• ФИО представителя;
• паспортные данные представителя;
• перечень действий, которые представитель вправе совершать;
• срок действия документа (если не указать — действует один год);
• дату выдачи (если не указать — бумага недействительна);
• место выдачи.

Вот как подписать доверенность электронной подписью:

• Откройте документ в редакторе Word.
• Вставьте в порт ключ с ЭЦП.
• На панели программы выберите «Файл» — «Сведения» — «Добавить ЭЦП».
• В открывшемся окне кликните «Подписать» и сохраните.

Готовый файл не требуется распечатывать. Ответ на вопрос, можно ли отправить доверенность по электронной почте, положителен, поскольку документ действителен в цифровом формате.

Такой вариант используют для заключения сделок, обращения в госорганы, сдачи отчетности и пр.

Если необходимо нотариальное заверение — доверитель обращается к любому нотариусу. Нотариус составляет бумагу, которую подписывает ЭЦП совместно с доверителем. Готовый файл записывают на флэш-носитель или отправляют на электронную почту.

Некоторые организации, например почтовые службы, формируют полномочия на собственных сервисах. Для этого не требуется самостоятельно составлять документ.

Алгоритм, как оформить электронную доверенность на почте России:

• Зарегистрируйтесь на сайте Почты России.
• Оформите ЭЦП на сайте почты или через Госуслуги.
• Оформите цифровые полномочия в личном кабинете, указав ФИО и номер телефона представителя.
• Подтвердите полномочия кодом из СМС.

Аналогичный порядок применяют СДЭК, Боксберри, Сберлогистика и пр.

Для юридических лиц доступно оформление на Госуслугах. Вот как получить электронную доверенность в Госуслугах:

16 мая 2022

8 июня 2022

Порядок проведения инвентаризации определяется учетной политикой организации, при составлении которой необходимо предусмотреть ряд нюансов. Что нужно обязательно учесть, проводя инвентаризацию?

27 октября 2022

Оформляем доверенность на получение электронной подписи

Сотрудники вправе подписывать документы ЭП. Для этого потребуется доверенность на получение электронной подписи на имя работника от организации и изготовление сертификата в удостоверяющем центре. Получить ЭП в налоговой сотрудник за руководителя не сможет. Рассказываем, как оформить доверенность.

Кто и в каких случаях оформляет доверенность на получение ЭП

Ключ цифровой подписи получают в ФНС или в удостоверяющем центре. Ответ на вопрос, можно ли получить электронную подпись по доверенности, зависит от того, на чье имя и где выдают ключ:

Подробнее: как получить электронную подпись в удостоверяющем центре

Как оформить доверенность на получение ЭП

Документ составляют в письменной форме. Единая доверенность на ключ электронной подписи законом не утверждена, ее составляют в свободной форме.

Если удостоверяющий центр предоставит образец полномочий, то бумагу составляют по образцу. В него включают:

• дату и место составления;
• наименование и ФИО доверителя и представителя, паспортные данные;
• перечень полномочий;
• срок действия (если не указать — действует один год).

Заверять у нотариуса доверенность на передачу электронной подписи представителю не требуется. Достаточно подписи руководителя и печати организации (при ее наличии).

Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»

________________ (наименование документа) № _______

Доверитель: общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru» в лице генерального директора Петрова Порфирия Петровича, действующего на основании Устава

Представитель: бухгалтер Пэпэтэшина Полина Петровна, паспорт: серия 0307 номер 199567, выдан 6 июня 2018 г. ОУФМС России по Краснодару

Доверитель наделяет Представителя следующими полномочиями при взаимодействии с Удостоверяющим центром при получении, отзыве, обслуживании Сертификата ключа проверки ЭП (далее — Сертификат) от имени ЮЛ, в случае если в такой Сертификат внесены данные Представителя:

• получать Сертификат(ы) от имени ЮЛ, ключи электронных подписей и подписывать расписку в получении Сертификатов;
• подписывать от имени ЮЛ договор, в том числе дополнительное соглашение, заявление на выдачу Сертификата с данными физического лица Представителя, первичные бухгалтерские документы, а также заверять копии документов, представленных в УЦ;
• получать защищённые носители ключевой информации (Рутокен, eToken, JaCarta и т.д.).

Подпись уполномоченного лица подтверждаю Пэпэтэшина /Пэпэтэшина П.П./

Полномочия предоставлены сроком на один год без права передоверия.

Директор ООО «Ppt.ru» Петров /Петров П.П./

Может пригодиться: как составить доверенность на право получения документов

Как выглядит доверенность на использование электронной подписи

Представитель вправе не только получить ключ в удостоверяющем центре, но и изготовить ЭП на свое имя как работник организации. Это позволит работать удаленно:

• бухгалтеру — сдавать отчетность;
• юристу — запрашивать документы в госорганах;
• тендерному специалисту — участвовать в торгах.

Самостоятельно обратиться за выпуском сертификата нельзя: требуется доверенность на электронную подпись для бухгалтера для СБИС, для иного оператора. Полномочия, подписанные руководителем, подтвердят правомочие сотрудника на подписание им документов от своего имени.

Документ предоставляют в удостоверяющий центр и подают заявление на выпуск ключа. Тендерный специалист вправе предоставить доверенность на получение электронной подписи в Казначействе и сформировать сертификат для участия в госзакупках.

Требования к документу аналогичны, отличия заключаются в перечне полномочий. Необходимо указать о праве сотрудника не только получить ключ, но и о подписании им от своего имени документов организации.

Когда ключ изготовят, сотрудник вправе работать с контрагентами и госорганами удаленно. Для использования потребуется электронная доверенность СБИС или другого оператора, подписанная директором организации собственной ЭЦП. Схема работы такая:

• Руководитель выписывает полномочия на право подписания сотрудником документов ЭП.
• Работник предоставляет документ в удостоверяющий центр (УЦ).
• УЦ выпускает сертификат.
• Работник подписывает своей ЭП документ и прикладывает полномочия на подписание. Допустимо использовать первоначальный документ, однако его необходимо перевести в цифровой формат и подписать ЭП руководителя.

Для сведения: что делать с доверенностью после смены паспорта

Ответственность за неправомерное использование ЭЦП

Если отсутствует доверенность на получение сертификата электронной подписи, Казначейство или УЦ ключ не выпустят.

Если сотрудник воспользуется ключом, оформленным на имя другого человека, — ответственность наступит в случае причинения вреда владельцу ЭП. За факт использования без последствий законодательством ответственность не установлена.

Если последствия наступили и владелец сертификата докажет, что носителем ЭП завладели неправомерно, — нарушителя привлекут к ответственности в зависимости от тяжести нарушения. Допустимо привлечение к гражданской, административной или уголовной ответственности.

Надо знать: как отозвать электронную подпись

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Челозерцева Александра
Юрист по корпоративным вопросам.

Все статьи автора

Вам может быть интересно:

Мы расскажем о последних новостях и публикациях

Для чего нужно оформлять такой документ

Учитывая специфику деятельности, у директора нет возможности постоянно находиться в кабинете. В течение дня организуются различные встречи, мероприятия, переговоры и др., когда директор не в состоянии присутствовать на подписании рабочей документации. Иногда руководитель отсутствует по болезни или из-за отпуска. Чтобы не возникало задержки в производственном процессе, понадобится внутренняя доверенность на сотрудника на подписание договоров, писем, счетов и другой документации.

Она понадобится и в следующих ситуациях:

• для передачи сотруднику товарно-материальных ценностей;
• для оформления бумаг, связанных с поставкой товаров, в которых требуется автограф руководителя;
• для составления деловых писем и коммерческих предложений к потенциальным партнерам;
• для подписания финансово-экономической и налоговой отчетности и т.д.

В последнее время все чаще приходится оформлять доверенность на право подписи электронных документов для некоторых сотрудников. Чаще всего это требуется при отправке (получении) документов в электронном виде в государственные органы. Например, для бухгалтера (при передаче отчетов в налоговую инспекцию), для юрисконсульта (при получении данных из Государственного кадастра недвижимости), для коммерческого директора (при участии в электронных госзакупках) и др.

В зависимости от ситуаций бумагу оформляют по-разному — как на весь спектр действий в организации, так и на отдельные виды документации (счета-фактуры, акты или контракты). Существует несколько видов письменной передачи полномочий:

• разовая — для совершения единственной операции или сделки;
• специальная — для проведения конкретных действий в течение установленного времени;
• генеральная — спектр действий не ограничен.

Как составить доверенность на получение ЭП

Организации вправе составлять доверенности самостоятельно. Это не значит, что для юридических лиц не действуют правила. Документ должен соответствовать определенным требованиям, которые касаются его смысла, но не способа расположения текста, наличия каких-то определенных формальных моментов и так далее.

На практике чаще всего используется шаблон, предусматривающий наличие трех блоков:

• Шапка, в которой перечисляются реквизиты сторон. Указываются данные фирмы, место ее регистрации, ИНН и ОГРН, а также паспортные данные физических лиц.
• Основная часть. Здесь объясняется, на каком основании лицо получает полномочия на получение подписи. Самыми важными пунктами при составлении доверенности считается обязательное указание даты окончания действия доверенности и подробный перечень действий, которые может совершить доверенное лицо в рамках составленной доверенности.
• Заключительная часть – это полные наименования сторон (и при необходимости должностей для юридических лиц) и образцы их подписей.

Отказ удостоверяющего центра возможен при отсутствии в тексте доверенности какой-либо обязательной информации, например:

• Указаны только инициалы владельца или уполномоченного лица;
• Указаны два и более лица в одной доверенности;
• Различаются подписи доверителя или доверенного лица в доверенности с их подписями в паспорте;
• Данные заполнены разными почерками или были использованы разные чернила;
• В случае с юрлицами отсутствует печать организации или ИП;
• Отсутствует хотя бы один обязательный пункт, например дата составления документа.

Нотариальная или рукописная?

Доверенности для оформления сертификата ЭП можно условно разделить на рукописные и нотариально заверенные. В чем же различие?

Нотариальные доверенности составляются и заверяются нотариусом, имеют юридическую силу, отображаются нотариусом в реестре учета и принимаются к слушанию на судебных заседаниях. Для получения ЭП доверенным лицом необходима только нотариально заверенная доверенность. Рукописная доверенность не будет принята удостоверяющим центром.

Подключение 1С-ЭДО от официального партнера 1С. Комплект документов от 250 руб./мес.

Отличия доверенностей для физических и юридических лиц

Доверенности для физических и юридических лиц оформляются по общим правилам. Смысл каждого документа одинаков – определенное лицо может наделить другое лицо правом выполнять некоторые действия, в данном случае – получить ключ ЭП в конкретном удостоверяющем центре.

Некоторые отличия имеются, но они связаны лишь с общими правовыми требованиями:

• Если в случае с физическим лицом удостоверяющие центры принимают только нотариально заверенную доверенность, то для юридических лиц предусмотрена возможность заверения доверенности печатью организации. Получается, что руководителю организации достаточно от руки написать доверенность на имя своего подчиненного сотрудника с указанием всех необходимых реквизитов и заверить такой документ печатью организации. Заверение документа иным способом не допускается, кроме случаев, прямо предусмотренных законом. Например, лица, наделенные нотариальными полномочиями (начальник места лишения свободы, главврач медучреждения), при определенных обстоятельствах оказываются вправе заверить доверенность.
• Фирма будет оформлять документ на своем бланке, тогда как гражданин не заполняет доверенность самостоятельно, а лишь указывает нотариусу, какими полномочиями хочет наделить конкретное лицо.
• Организация также имеет право заверить свою доверенность через нотариальную палату, но в этом нет никакой необходимости. Документ проще оформить самостоятельно, указав полномочия получателя.
• Организация может выдать и иные разрешительные документы, например, доверенность на использование ЭП руководителя иными сотрудниками. И для этого снова не нужно обращаться в нотариальную палату. Последующее пользование ЭП регламентируется иной документацией в рамках деятельности фирмы.

ИП также могут заверить доверенность самостоятельно при наличии печати.

Гарантия 6 мес. на услуги подключения и настройки ЭДО в 1С. Решаем любые задачи!

Доверенность на получение электронной подписи – образец

На практике, организации пользуются общими шаблонами доверенностей. Главное – чтобы текст содержал полный перечень полномочий и реквизиты сторон. Документ можно оформить в соответствии с представленным образцом.

Рис.2 Бланк доверенности

Как доверенному лицу получить ЭП?

Важно понимать, что собой представляет ЭП. По сути, это код, который расшифровывается посредством специальной программы. Он служит в качестве идентификатора лица, подтверждает, что документ подписан именно определенной личностью. Получить в удостоверяющем центре можно не сам код, а специальный usb-носитель, который используется для подписи.

Также важно понимать, что в доверенности необходимо указывать срок ее действия. Если срок не указан, доверенное лицо может повторно получить ЭП доверителя, что сделает первично полученную подпись недействительной. После получения ЭП ее владелец вправе отозвать доверенность ранее даты окончания ее срока действия. Зачастую это необязательно, поскольку, как правило, срок доверенности учитывает срок изготовления usb-токена с подписью, чтобы на следующий день после получения ее уполномоченным представителем срок действия доверенности истекает.

Оформление электронной подписи производится через удостоверяющие центры или через МФЦ. Разница будет лишь в сроках изготовления: в первом случае период составит 3-5 рабочих дней, а во втором ― до двух недель.

Для оформления ЭП потребуются, помимо заверенной нотариусом или печатью организации доверенности и ее копии, следующие документы:

• Устав организации;
• Выписка из ЕГРЮЛ, заверенная надлежащим образом;
• Копия паспорта лица, на которого оформляется подпись;
• Паспорт доверенного лица.

Для передачи ЭП по доверенности в тексте доверенности должно быть указано право подписи за доверенного лица, а также иные полномочия:

• Получение сопутствующего программного обеспечения;
• Получение технической документации.

Если этого не сделать, то владелец должен будет самостоятельно получить ЭП в месте выдачи, но и здесь существует возможность получить ЭП без личного присутствия. На практике, с удостоверяющим центром можно также связаться онлайн, договориться о типе получаемой подписи, количестве (например, если нужны ЭП на нескольких сотрудников). Только после этого оформляется нужная доверенность, собираются и заверяются документы. Удостоверяющие центры также предоставляют услуги доставки электронных подписей в любое место, что может сделать удобным процесс их получения.

В современном мире, когда ведение электронного документооборота приобретаем массовый характер, все чаще необходимы усиленные квалифицированные подписи в больших количествах на всех сотрудников, которые участвуют в процессе согласования и подписания ЭП документов. Возможность передать часть обязанностей по оформлению ЭП на представителя оптимизирует процесс организации документооборота в электронном виде.

Если у вас остались вопросы по оформлению доверенности на получение ЭП или есть любые вопросы, связанные с юридической стороной использования ЭДО и ЭП, а также вопросы в целом по внедрению безбумажного документооборота, наши эксперты готовы проконсультировать и выполнить задачи любой сложности.

Использование ЭЦП в электронном документообороте

Электронный документооборот (ЭДО) пришел на смену бумажных носителей информации и находит всё большее применение. Для наделения электронных документов юридической силой их необходимо заверять электронно-цифровой подписью (ЭЦП).

ЭЦП — это сведения о подписанте, присоединяемые к подписываемой информации. Документ, скрепленный ЭЦП, равнозначен бумажному, завизированному подписью (и печатью).

Выделяют 2 вида ЭЦП: простую и усиленную (она подразделяется на неквалифицированную и квалифицированную).

Простая подпись — это подпись, содержащая последовательность символов и паролей.

Неквалифицированная подпись генерируется при помощи криптографического преобразователя информации и позволяет определить подписанта, а также выявить, изменялся ли документ после подписания или нет.

Квалифицированная подпись обладает всеми свойствами неквалифицированной, но в обязательном порядке выдается вместе с сертификатом ключа проверки ЭЦП.

Подробнее об ЭЦП узнайте в статье «Какая ЭЦП подходит для использования юридическим лицом?».

Квалифицированная подпись соответствует подписи владельца ЭЦП и печати предприятия, простая и неквалифицированная — только визе подписанта.

Получить ЭЦП можно в удостоверяющем центре (УЦ), в территориальном отделе Федерального казначейства (для участия в госторгах), в личном кабинете налогоплательщика (для физлиц), на портале госуслуг.

ВНИМАНИЕ! С 2022 года квалифицированные ЭЦП от имени компании можно оформить бесплатно, но только в ФНС и нескольких доверенных центрах.  На новый порядок можно было перейти досрочно с 01.07.2021. Параллельно до конца 2021 года действовал прежний порядок выдачи подписей юрлицам в коммерческих удостоверяющих центрах (но только в тех, которые прошли аккредитацию в 2021 году). ЭЦП, полученные в аккредитованных центрах, действительны до окончания их срока действия. Квалифицированные сертификаты удостоверяющих центров, не прошедших аккредитацию в 2021 году, были действительны до 31.12.2021 (если аккредитация или срок действия сертификата не кончились раньше). С 1 июля 2021 года такие удостоверяющие центры не могут выдавать сертификаты ключа проверки.

Подробнее о новшествах, действующих с июля 2021 года и в течение 2022 года, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный демо-доступ бесплатно.

Алгоритм получения ЭЦП для работы на сайте госуслуг узнайте в материале «Как получить электронную подпись для портала госуслуг?».

С 01.07.2021 получить ЭЦП для юрлица может только директор или ИП лично придя в УЦ или в УЦ ФНС с паспортом. По доверенности такую подпись никому не выдадут.

Обычные работники смогут подписывать служебные документы личными электронными подписями по доверенности от организации. Личные подписи физлица смогут получить в коммерческих удостоверяющих центрах.

То есть подпись сотрудника будет сопровождаться машиночитаемой доверенностью. Это значит, что при каждом подписании документа работник должен прикладывать отдельный файл доверенности, и только после этого легитимно совершать действия по подписанию. Каждая машиночитаемая доверенность при этом заверяется сертификатом электронной подписи юридического лица — то есть, по сути, директором компании. Получается, что сотрудник сможет использовать в работе личную электронную подпись, а мандатом на право действовать от имени организации станет машиночитаемая доверенность. Аналогичным образом — с помощью машиночитаемой доверенности — смогут подписывать отчетность организаций бухгалтеры-аутсорсеры. Для этого у них также должны быть своя ЭЦП.

Для получения сертификата ключа проверки ЭЦП в УЦ необходимо предоставить пакет бумаг, включающий:

• Копию паспорта, ИНН, СНИЛС лица — владельца ЭЦП.
• Заявление на получение ЭЦП.
• ИНН организации.
• Выписку из ЕГРЮЛ (ЕГРИП).
• Документ, подтверждающий полномочия владельца ЭЦП подписывать документы (доверенность/приказ о праве подписи и т. п.).

Получить сертификат проверки может владелец ЭЦП лично или его представитель, уполномоченный совершать юридически значимые действия доверенностью.

Образец доверенности на использование ЭЦП

Образец доверенности на получение ЭЦП

Строгой формы для такого документа нет. Сформировать его допустимо в произвольной форме, желательно на официальном бланке фирмы. В текст обязательно включить:

• сведения об организации, владеющей ЭП (ее наименование, основные реквизиты, местоположение, контакты);
• сведения о физическом лице, получающем ЭП (Ф.И.О., данные паспорта, адрес проживания, образец подписи);
• перечень полномочий представителя;
• дату действия документа;
• дату выдачи, подпись представителя.

Вот как выглядит такой образец:

С 2022 года порядок приобретения ЭЦП изменился. Теперь для этого нельзя выбрать любой удостоверяющий центр. Их разделили по категориям получателей. Руководителям компаний, ИП, нотариусам квалифицированные ЭП выдают УЦ Федеральной налоговой службы. Физлицам и сотрудникам, выступающим от имени юрлица по уполномочивающему документу, — коммерческие центры. Представителям финансовых, кредитных компаний — УЦ Банка России.

Еще одна категория — госслужащие, занимающие руководящие должности на федеральном, региональном и местном уровнях, и руководители частных компаний, пользующиеся средствами из госбюджета. Им выдают ЭЦП центры Федерального казначейства (подп. «а» п. 5 Приказа Федерального казначейства РФ № 21н от 15.06.2021, ч. 3 ст. 17.2 и ст. 17.4 ФЗ № 63). Таким лицам понадобится доверенность на получение сертификата электронной подписи в Казначействе, в которой следует прописать необходимые полномочия.

Вот образец такого документа для Казначейства:

ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

ИНН 1234567898 КПП 123456789

123456, г. Москва, 3-й бюджетный проезд, д. 1

тел. 8 (495) 123 45 67

г. Москва 25 Мая 2022 г.

Настоящей доверенностью Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр» (далее — Заявитель) в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, уполномочивает заместителя директора Сидорова Сидора Сидоровича, паспорт серии 1234 № 123456 выдан ОУФМС по г. Москве 15.12.2015,

совершать следующие действия в Удостоверяющем центре Федерального казначейства по г. Москве:

• Владение сертификатом.
• Подписание документов с использованием сертификата от имени Заявителя.
• Предоставление в УЦ ФК комплекта документов для получения сертификата и изменения его статуса.
• Ознакомление с содержанием получаемого сертификата.
• Получение руководства по обеспечению безопасности использования квалифицированной электронной подписи и средств электронной подписи.

Настоящая доверенность выдана по «31» декабря 2022 г. Без права передоверия.

Собственноручную подпись Сидорова С.С. Сидоров удостоверяю.

Директор Иванов Иванов И.И.

Правила составления

Составляют письменно в произвольном формате по общим правилам. Унифицированной обязательной формы доверенности на право подписи документов в законодательстве нет. Организации их вправе разработать самостоятельно на официальном бланке предприятия. Если на обычном листе, то следует внести все данные об организации дополнительно (название юрлица, КПП, ИНН, ОГРН).

В содержании бланка необходимо отразить основные пункты:

• место регистрации бумаги (населенный пункт);
• дата (указывается полностью прописью);
• сведения о доверителе (наименование юрлица, его регистрационные данные, адрес, ФИО директора);
• сведения о представителе (ФИО, должность, паспортные данные, дата рождения, адрес проживания);
• перечень полномочий доверенного лица (, 185 ГК РФ);
• период, на который предоставлена бумага;
• с передоверием или без;
• подпись лица, которое вправе наделять полномочиями (обычно генеральный директор);
• подпись представителя;
• печать предприятия.

Все возможные действия, которые вправе совершать уполномоченное лицо, необходимо прописать подробно, чтобы в будущем не возникло расхождений. Указать, какие бумаги сотрудник вправе подписывать — накладные, контракты, платежные поручения, счета, акты выполненных работ и т.д.

Если в письменной передаче полномочий не отметили период действия, то по закону он не превышает одного года. Если не указана дата составления, то документ теряет юридическую силу (п. 1 ст. 186 ГК РФ).

Ответственность за использование ЭЦП без доверенности

Ни в одном нормативном акте нет нормы, предполагающей передачу ЭЦП сторонним лицам. Напротив, закон обязывает ее владельца обеспечить конфиденциальность (ст. 10 ФЗ № 63). Но нет и нормы, предусматривающей ответственность за применение чужой ЭП.

За саму ее передачу другому лицу не накажут. Наказание последует за неправомерные действия с помощью нее. К примеру, если злоумышленник совершил мошеннические действия и получил незаконные деньги, то ему грозит наказание по ст. 159 УК РФ — за хищение чужого имущества. Но директору, передавшему подчиненному возможность использовать ЭЦП, еще предстоит доказать, что в тот момент незаконные действия совершал не он. Если это сделать не удастся, то накажут владельца ЭЦП.

Родилась 12.10.1978 г. в Молдавской ССР в Кишиневе. В 1986 г. поступила в русскую СШ № 34 им. Н. Островского. В 1996 г. окончила лицей-гимназию № 11. В 2001 г. закончила факультет журналистики в МолдГУ. С 2001 г. работаю по специальности в разных СМИ.

Доверенность на получение сертификата электронной подписи (образец)

Доверенность потребуется только в случае, если в сертификат вносятся сведения о представителе юридического лица, не являющемся его руководителем.

Доверенность должна содержать информацию о:

• Компании-владельце ЭЦП: название, адрес, ИНН, телефон.
• Физлице-получателе ЭЦП: паспортные данные, адрес проживания, образец подписи.
• Полномочиях доверенного лица.
• Сроках действия доверенности.
• Дате выдачи, подписи (печати при наличии) доверителя.

Кто и на кого выписывает доверенность на право подписи

Обычно совершением сделок, заключением договоров, заверением актов и приказов занимается руководитель компании. Но часто возникает необходимость разделить эти обязанности с другими должностными лицами. Чтобы иные сотрудники имели возможность совершать сделки и подписывать акты вместо директора, необходимо письменно передать полномочия (ст. 185 ГК РФ).

В крупных организациях доверенность на подписание документов за руководителя приходится оформлять на различных сотрудников:

• заместителей директора и коммерческих директоров — для проведения сделок по финансово-экономической деятельности компании;
• главных бухгалтеров и экономистов — для подписания бухгалтерской и статистической отчетности;
• юристов — для решения споров и конфликтов фирмы в судебных органах.

В некоторых ситуациях выписывают доверенность на специалиста по охране труда на подпись документов, связанных с проведением мероприятий по технике безопасности. Или на менеджеров по сбыту, продажам, маркетингу — для заключения коммерческих контрактов, сделок. Такая бумага пригодится, если ответственных сотрудников отправляют в командировку на переговоры с деловыми партнерами и т.д.

Иногда передачу полномочий оформляют сразу на нескольких представителей. Если ее составляют с правом передоверия, то обязательно заверяют в нотариальной конторе (п. 3 ст. 187 ГК РФ).

Обычно бумагу формируют от имени юридического лица (в лице генерального директора или учредителя) или от индивидуального предпринимателя. Иногда доверителем выступают физические лица. Подготовкой документа чаще всего занимаются сотрудники юридического отдела или секретари, после этого его подписывает директор.

В крупных организациях оформлять использование ЭЦП целесообразно на различных сотрудников, например:

• заместителей руководителя и коммерческих директоров — для финансово-экономических сделок компании;
• главных бухгалтеров и экономистов — для сдачи статистической и бухотчетности;
• менеджеров — для заключения контрактов.

С 2023 г. порядок использования ЭЦП изменится. По закону, подписывать документы от имени юрлица вправе только глава компании. Остальным сотрудникам придется получать собственную ЭП как физлица в аккредитованных коммерческих УЦ.

Чтобы подтвердить полномочия для заверения налоговой и бухгалтерской отчетности, придется отправить в ФНС доверенность на передачу электронной подписи от конкретной компании. В 2022 ее допускается оформить на бумаге или в цифровом виде, а с 1 января 2023 года — только в цифровом. Ее еще называют машиночитаемой (пп. 2 п. 1 ст. 17.2, п. 2 ст. 17.3 ФЗ № 63).

Чтобы передать полномочия на использование ЭЦП ответственным сотрудникам, директор оформляет, например, электронную доверенность СБИС, Тензор, Росказна и иных специальных онлайн-сервисов.

Если в компании несколько бухгалтеров, то целесообразно оформить ЭЦП и уполномочивающий документ на каждого из них. Для этого сотруднику требуется только получить ее как физлицу и зарегистрировать, к примеру, доверенность на электронную подпись для бухгалтера для СБИС в Федеральной налоговой службе.

Доверенность на получение ЭЦП

Большая часть компаний в России уже совершили переход на электронный документооборот (ЭДО). С 2022 года закон позволяет вести кадровые документы только в цифровом формате (ФЗ № 377 от 22.11.2021). Но чтобы заключенный договор обладал законной силой наравне с бумажным вариантом с «живой» подписью и печатью, его необходимо заверить электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Правила ее использования регламентирует ФЗ № 63 от 06.04.2011.

Получать квалифицированные ЭП от имени организации разрешено только гендиректору лично. С 2022 года — только в удостоверяющем центре (УЦ) ФНС.

Законодательство предусматривает, можно ли получить электронную подпись по доверенности, — нет, с июля 2020 г. такой порядок не допускается, поскольку необходимо удостоверить личность владельца сертификата (ч. 1 ст. 18 ФЗ № 63). Если необходимо получить ЭЦП впервые, то директору придется самостоятельно приехать в ФНС и предъявить удостоверяющие личность документы: паспорт, СНИЛС, защищенный носитель и документы на него.

Если сертификаты выдали в аккредитованных УЦ, то они действительны до отмеченной в них даты. Если их получили в неаккредитованных центрах, то необходимо получать их заново.

Есть ситуация, когда требуется доверенность на получение электронной цифровой подписи, — если в сертификате необходимо указать информацию о сотруднике компании, который не является ее главой.

Структура доверенности на получение электронной подписи

Доверенность на оформление электронной подписи должна быть оформлена должным образом. По сути, используется стандартный вариант документа, каких-то особых требований к нему нет. Важно, чтобы полномочия и стороны были прописаны четко, без противоречий

В тексте доверенности должна быть следующая информация:

• Реквизиты юридического лица, которое выдает доверенность, включая его адрес;
• Дата, когда документ был составлен, а также срок его действия;
• Реквизиты (ФИО, паспортные данные, адрес регистрации) лица, на имя которого создается подпись, а также его должность в организации;
• Реквизиты лица и должность, которое наделяется правом получить ЭП;
• Данные удостоверяющего центра, выдающего подпись.

Рис.1 Образец заполнения доверенности

В доверенности должно быть четко указано, что получатель имеет право на подписание любых документов, связанных с оформлением и выдачей ЭП. Доверенность на ЭП, выдаваемая для физического лица, составляется по тем же правилам. Дополнительно указываются лишь реквизиты нотариуса, заверяющего документ.

Пример доверенности на право подписи

В заполненном образце ознакомьтесь, как составлена бумага для юриста, представляющего интересы предприятия в суде.

Чтобы правильно составить, возьмите за основу шаблон и внесите собственные сведения.

в лице__________________, действующего на основании Устава_______,

настоящим документом уполномочивает (кого)__________________, паспорт_____________ серия __________ № _______________,

выдан _____________________________________________, код подразделения ________, зарегистрированного по адресу:____________,

совершать от имени Доверителя следующие действия:

подписывать документы: _________________________________________.

Настоящая доверенность выдана сроком до «__» ___________ 2022 года.

Полномочия по настоящему документу не могут быть переданы третьим лицам.

__________________________ удостоверяю. (подпись доверенного лица)

Итоги

Для получения сертификата ключа проверки ЭЦП в УЦ нужно предоставить полный пакет документов, включающий доверенность на электронную подпись — образец ее, представленный в нашей статье, вы можете использовать для заполнения собственной документации.