Проще говоря, это документальное подтверждение того, что стороны полностью выполнили условия договора, не имеют друг к другу никаких претензий и расплатились по всем своим обязательствам. Оно необходимо для налогового и бухгалтерского учёта.
Перечень закрывающих документов меняется в зависимости от вида сделки. Их составляют в нескольких экземплярах — минимум по одному для каждой из сторон сделки, так как юридической силой обладают только оригинальные документы.
Закрывающие документы необходимо оформлять либо на бумажном носителе, либо в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Второй вариант более распространён. В частности, налоговая принимает документы именно так.
Пример употребления на «Секрете»
«Объясню на примере: бухгалтеру нужны закрывающие документы для выплаты и закрытия отчёта. И вот этот бедный бухгалтер названивает курьеру и говорит: «Пришли мне чек», — а тот, например, плохо говорит по-русски, не понимает, зачем ему сейчас искать какой-то чек».
(Сооснователь и CЕO Jump.Finance Антон Кириллов объясняет, кому может пригодиться его онлайн-сервис.)
Нюансы
Первичные документы бывают:
- по объёму: первичные и сводные;
- по назначению: распорядительные и выполняющие;
- по способу заполнения: комбинированные и строгие;
- по виду операций: разовые и накопительные;
- по месту составления: внешние и внутренние.
Основные виды закрывающих документов:
- счета-фактуры;
- накладные;
- акты выполненных работ.
Также список закрывающих документов может включать различные чеки, банковские выписки, кассовые ордера, квитанции и другие свидетельства платёжных операций.
Каждая компания вправе самостоятельно определять форму закрывающих документов, но по закону бумаги обязаны содержать ряд реквизитов:
- название документа;
- название экономического субъекта, который составил договор;
- дата составления;
- описание предмета соглашения, то есть перечисление услуг или товаров, о которых договорились стороны;
- чёткое измерение предмета договора, которое выражается в денежном и/или количественном виде с указанием единиц измерения;
- наименование должностных лиц, ответственных за сделку;
- их подписи.
Факт
Закрывающие документы относятся к первичным учётным документам.
Статью проверила
При этом заботиться о том, как выгрузить контракт на РТС-тендер, ни заказчику, ни поставщику необязательно: заказчик публикует закупки в ЕИС, откуда они автоматически подгружаются на площадку, а поставщик подписывает соглашения электронной подписью прямо на площадке.
Если говорить о том, каким документом подводятся итоги конкурса в электронной форме на РТС-тендер: это протоколом подведения итогов, который формирует заказчик тендера.
Всю необходимую информацию о закупке и все необходимые операции поставщик вправе производить на площадке, что очень удобно. При этом услуги площадки не бесплатны: оказывая услуги по организации торгов, она со своих пользователей берет следующие платежи:
- оплату участия в закупках отдельных видов юридических лиц;
- комиссии на имущественные торги;
- отчисления продавцов РТС-маркета.
Пользователями РТС-тендера являются юридические лица и индивидуальные предприниматели, которым для правильного ведения бухгалтерского учета необходимы официальные бумаги по суммам, начисленным на площадку. Формальное отражение операций на РТС-тендер — это закрывающие документы, получение которых является важным для организаций, перечисляющих средства в пользу площадки.
По общему правилу РТС-тендер предоставляет закрывающие бумаги один раз в квартал, но если компании они требуются чаще или необходимы сведения за прошлые периоды, то их получение доступно с помощью функционала площадки. Так, клиент РТС-тендер вправе направить запрос закрывающих документов:
- акта сверки расчетов с площадкой в электронном или бумажном виде;
- универсального передаточного документа в электронном или отсканированном виде.
Важно понимать, что в цифровом виде сведения передаются через систему электронного документооборота — ЭДО.
Настройка системы ЭДО
Пошаговая инструкция, как начать электронный документооборот с РТС-тендер, следующая:
Шаг 1. Выбрать подходящую пользователю систему электронного документооборота — ЭДО. Федеральная налоговая служба ведет реестр таких федеральных систем. РТС-тендер готова сотрудничать с любым из них и каждому направить запрос. В настоящий момент сотрудничество реализовано с пятью ЭДО: «Контур Диадок», «FT-Крипто», «ТЕНЗОР», «ИНФОТЕКС ТРАСТ» и «taxnet». Актуальный перечень партнерских ЭДО расположен на сайте площадки, внизу страницы:
Шаг 2. Чтобы подать заявку на подключение к системе, для этого необходимо под названием выбранного сервиса нажать кнопку «Подключить». Ниже выпадет форма заявки, состоящая из четыре полей: название или ИНН компании, телефон, электронная почта и имя контактного лица. Заполнив все графы, следует нажать кнопку «Отправить»:
Шаг 3. Получить счет за обслуживание и оплатить его.
Шаг 4. Настроить автоматизированное рабочее место. Этот процесс отличается у разных ЭДО, иногда требуется установка специального программного обеспечения на компьютер пользователя. Конкретный порядок, который применяется на выбранной ЭДО, разъяснит ее техническая поддержка.
Шаг 5. Авторизоваться в системе с помощью электронной подписи и приступить к работе.
Стоимость
РТС-тендер не берет дополнительной платы за предоставление закрывающих бумаг, но платными являются услуги ЭДО. Это указано в абз. 2 п. 3 постановления Правительства РФ № 564 от 10.05.2018.
Ценник отличается у разных операторов:
- стоимость «Контур Диадок» зависит от количества исходящих от пользователя документов и колеблется от 1900 до 18 600 рублей в год;
- «FT-Крипто» — 4990 рублей в год;
- «ТЕНЗОР» — от 3000 до 7500 рублей в год;
- «ИНФОТЕКС ТРАСТ» — 7500 рублей в год;
- «taxnet» – от 0 до 50 000 рублей в зависимости от тарифного плана.
Часто операторы ЭДО предоставляют возможность бесплатно познакомиться с функционалом системы:
Как подать запрос на получение закрывающего документа
Ответ на вопрос, где на РТС-тендер закрывающие бухгалтерские документы: все их заказывают через личный кабинет пользователя.
В настоящее время площадка РТС-тендер расширила спектр допустимых запросов. Каждому пользователю доступны следующие опции:
- запросить универсальный передаточный документ в электронной форме через ЭДО;
- запросить УПД в бумажном виде и получить его по почте;
- запросить акт сверки в электронной форме через ЭДО;
- запросить акт сверки в отсканированном виде.
Важно помнить, что все сведения предоставляются по истечении отчетного месяца не ранее десятого числа следующего месяца. Например, получить закрывающий документ за январь 2022-го пользователь вправе не ранее 10 февраля 2022 года. Документы за более ранние периоды он вправе запросить в любой момент.
Электронный УПД в ЭДО
Чтобы запросить электронный УПД, необходимо:
Шаг 1. Зайти в личный кабинет на РТС-тендер и во вкладке «Счета и транзакции» выбрать «Закрывающие документы».
Шаг 2. Нажать «Запросить документ».
Шаг 3. В выпадающем меню выбрать «Универсальный передаточный документ», а рядом — период, за который необходима информация.
Шаг 4. Выбрать способ получения документа «Электронный документооборот» и нажать «Запросить».
Срок обработки запроса — два рабочих дня.
УПД по почте
Если пользователю РТС-тендер недостаточно электронного УПД, то он вправе заказать бумажный вариант, который ему пришлют Почтой России.
Порядок заказа такого вида документа аналогичен тому, который предусмотрен для электронного УПД, кроме того что при выборе способа получения необходимо выбрать вариант «Почта России»:
После этого пользователю предложат указать адрес получения.
Запрос обработают и направят документ в течение 15 рабочих дней. В этот срок не включен период пересылки УПД почтой: он зависит от работы почты, и РТС-тендер его не регулирует.
Акт сверки по ЭДО
Чтобы получить акт сверки с РТС-тендер, необходимо пройти тот же путь заказа документа, который принят для электронного УПД, кроме того что в выпадающем окне выбора вида документа необходимо выбрать «Акт сверки».
Срок обработки запроса и направления документа пользователю такой же — два рабочих дня.
Скан акта сверки
Если пользователю требуется отсканированный акт сверки, то ему необходимо, пройдя тот же порядок направления запроса, выбрать способ получения «Скан-копия»:
Срок обработки запроса такой же — два рабочих дня.
Иные функции
Пользователям площадки также важно иметь в виду, где на РТС найти квитанцию на оплату за победу или для оплаты иных услуг, — в личном кабинете, в разделе «Счета и транзакции», необходимо кликнуть на номер виртуального счета, а затем нажать «Создать бланк пополнения счета». Система предложит пользователю ввести сумму, на которую он планирует пополнить счет, после чего необходимо нажать «Подать заявление». Система сформирует платежное получение.
Много полезных функций на площадке есть и для заказчиков. Например, им следует иметь в виду, как добавить комиссию в РТС-тендере, — эта функция доступна в разделе «Информация об организации» в подразделе «Реестр комиссий».
