Форма технического задания на выполнение работ образец

Типовые нарушения, которые совершают заказчики при составлении ТЗ, и все, что необходимо знать для получения ожидаемого результата закупки

Из нашей статьи вы узнаете:

Чтобы корректно определить задачи перед исполнителем, заказчик разрабатывает техническое задание. От правильности составленного техзадания зависит, будет ли удовлетворён заказчик результатом исполнения контракта. Разберёмся в основных вопросах, связанных с составлением технического задания для тендера.

Техническим заданием (ТЗ) называется документ, в котором описаны требования, предъявляемые заказчиком к товарам, работам или услугам. В ТЗ содержатся подробное описание и характеристики товара/работ/услуг и сроки поставки/выполнения/оказания.

Помимо термина «техническое задание», для обозначения требований заказчика к товарам (работам, услугам) также используются названия «спецификация», «проектно-сметная документация» и тому подобные.

Требования к техническому заданию законодательством не регламентируются, однако Федеральным законом от 5 апреля 2013 года № 44-ФЗ установлены чёткие правила к описанию объекта закупки. Согласно положениям указанного закона, ТЗ должно содержать показатели, с помощью которых определяется соответствие закупаемых товаров (работ, услуг) требованиям, установленным заказчиком (ч. 2 ст. 33). Кроме того, для этих показателей должны быть указаны минимальные и/или максимальные значения, а также значения, которые не меняются.

Техническое задание используется в документах при формировании начальной или максимальной стоимости контракта, в закупочной документации и заявке на участие в тендере, а также в качестве раздела контракта или приложения к контракту

Для участия в закупках, размещения документации и заключения контракта необходима электронная подпись. Мы предлагаем удобные варианты тарифов, подходящие не только для участия в тендерах, но и для работы на госпорталах, отчётности в контролирующие ведомства, ведения ЭДО.

Основные правила подготовки технического задания

Помимо положений Закона № 44-ФЗ, необходимо руководствоваться иными правовыми актами, техническими регламентами, документами, разрабатываемыми и применяемыми в национальной системе стандартизации, связанными с определением соответствия поставляемого товара, выполняемой работы, оказываемой услуги потребностям заказчика (ГОСТ Р, ГОСТ, СНиП и пр.), что прямо указано в п. 2 ч. 1 ст. 33 Закона № 44-ФЗ. Если планируете использовать иные показатели, то вам придется обосновывать необходимость их применения в извещении о закупке, в противном случае высок риск жалобы.

Управление закупками по 44-ФЗ. Повышение квалификации, 120 ак.часов

Не ограничивайте конкуренцию

В целях обеспечения конкуренции в описании объекта закупки не допускается включать:

• Требования, которые создают преимущественные условия для отдельных участников закупки.
• Требование поставить товары, выполнить работы или оказать услуги, которые технологически и функционально не связаны между собой, при этом наличие или отсутствие взаимосвязи устанавливается для каждого случая индивидуально. К примеру, объединение в один лот лицензируемых и нелицензируемых видов работ может свидетельствовать о потенциальном нарушении, поскольку может ограничивать число участников закупки (Письмо ФАС России от 09.02.2015 № АЦ/5147/15).
• Любые иные требования, которые влекут необоснованное ограничение конкуренции.

Учитывайте особенности национального режима закупок

Один из примеров — случаи применения Постановления Правительства РФ от 10.07.2019 № 878 при закупке радиоэлектронной продукции или Постановления Правительства РФ от 30.04.2020 № 616 при закупке промышленных товаров. В этих ситуациях запрещено закупать совместно товары из перечня с товарами, которые в него не включены.

Аналогичный запрет установлен при закупке медицинских изделий из Постановления Правительства РФ от 05.02.2015 № 102 и медицинских изделий, которые в него не входят.

Поставка б/у товара возможна

По умолчанию товар должен быть новым, неиспользованным, не в ремонте, у которого не менялись составные части, не восстанавливались потребительские свойства (п. 7 ч. 1 ст. 33 Закона № 44-ФЗ). Если вы допускаете возможность поставки товара, бывшего в употреблении, предусмотрите в техническом задание соответствующее положение (Письмо Минфина России от 25.05.2021 № 24-06-08/40268).

Техническое задание — важнейшая часть документации, и это одно из условий успешной закупки. Чем четче вы пропишите техническое задание и чем больше требований предъявите к поставщику и товару, тем более качественный товар получите.

Вопрос правильного составления технического задания важен не только для заказчиков, но и для поставщиков поскольку техническое задание является тем документом, на основании которого они делают выводы, стоит ли им участвовать в тендере или нет.

Что такое техническое задание и где оно используется

Техническое задание — это документ, в котором заказчик описывает объект закупки, то есть требования, которые он предъявляет к закупаемым товарам, работам или услугам. Как правило, техническое задание — это либо приложение к контракту или договору, либо часть документации, в которой изложено, что конкретно приобретается по договору.

Важно!

Термин «техническое задание» — не единственно возможный, а лишь наиболее часто используемый. Другие допустимые названия: «техническая часть», «спецификация», «проектно-сметная документация» и т.п. Федеральный закон от 5.04.2013 № 44-ФЗ раздел документации о закупке, в котором заказчик описывает объект закупки, определяет как «описание объекта закупки».

Независимо от употребляемого термина, важно, чтобы требования к закупаемым товарам, работам и услугам были конкретными, понятными и не противоречили законодательству — 44-ФЗ, 223-ФЗ и 135-ФЗ.

Техническое задание используется:

• в правилах нормирования. Через эти правила государственный заказчик закупает определенные товары, работы, услуги (есть определенные перечни, которым должны соответствовать закупаемые товары).
• в плане-графике. Государственный заказчик описывает, что будет закупать и минимальные требования.
• в документах при формировании начальной (максимальной) цены контракта и документации о закупке.
• в заявке участника. Участник формирует заявку на основе технического задания, он описывает объект закупки (товар, работу или услугу), который он будет поставлять, если окажется победителем тендера.
• как раздел контракта или приложение к контракту. Заключая контракт, обе стороны подписываются под тем, что победитель подставит товар, соответствующий техническому заданию, а заказчик, в случае если все соответствует техническому заданию, этот товар примет.

В соответствии с ч. 2 ст. 33 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ в техническом задании должны быть указаны показатели, позволяющие определить соответствие закупаемых товаров, работ, услуг установленным заказчиком требованиям. При этом указываются максимальные и (или) минимальные значения таких показателей, а также значения показателей, которые не могут изменяться. Это необходимо для того, чтобы не ограничивалась конкуренция. К товару нельзя определить определенный вес, размер, габариты, мощность. Должны быть максимальные и минимальные значения. А уже потенциальный участник попытается поставить товар, характеристики которого входят в этот диапазон. При этом в ст. 33 также сказано, что есть показатели, которые не могут изменятся.

Правила формирования технического задания

Эксперт по тендерам и ведущий вебинара «Правила составления технических заданий в рамках закона 44-ФЗ и требования к их содержанию» Олег Бируля рассказывает, на что заказчику следует обратить внимание при составлении технического задания:

https://youtube.com/watch?v=dvYYTr13q4Y%3Fecver%3D1

Особенности подготовки технического задания

В описание объекта закупки не должны включаться требования или указания:

• товарных знаков,
• знаков обслуживания,
• фирменных наименований,
• патентов,
• полезных моделей,
• промышленных образцов,
• наименования места происхождения товара или производитель.

Нельзя в рамках описания объекта закупки предъявлять требования к товарам, информации, работам и услугам при условии, что такие требования влекут за собой ограничение количества участников закупки. Законодатель не расписывает, какие условия и какие требования влекут за собой ограничения, он просто обращает внимание на то, что нельзя предъявлять требования, которые ведут за собой ограничение количества участников закупки, то есть нарушают конкуренцию. Исключение составляют лишь случаи, когда нет другого способа, обеспечивающего более точное и четкое описание характеристик объекта закупки.

Найдите все закупки благодаря умному поиску

В определенных случаях 44-ФЗ допускает указание в конкурсной документации товарных знаков — в случае если при выполнении работ, оказании услуг предполагается использовать товары, поставки которых не являются предметом контракта. При этом обязательным условием является включение в описание объекта закупки слов «или эквивалент». Допустим, предметом контракта является строительство. Разумеется, в рамках строительства используются строительные материалы — например, цемент, клей, кирпич определенных марок. Но поскольку цемент, клей, кирпич не являются предметом контракта, то заказчик, закупая, по сути, работу с использование материалов, может предъявить требования к материалам, то есть указать, что ему нужен цемент, клей, кирпич определенной торговой марки. Но со словами «или эквивалент».

Есть ряд исключений, когда слова «или эквивалент» не пишутся:

• В случае несовместимости товаров, на которых размещаются другие товарные знаки, и необходимости обеспечения взаимодействия таких товаров с товарами, используемыми заказчиком. Например, у заказчика есть сеть, которая работает только с конкретным оборудованием, и другое оборудование нельзя интегрировать в эту сеть, так как оно просто не будет работать.
• В случае закупок запасных частей и расходных материалов к машинам и оборудованию, используемому заказчиком, в соответствии с технической документацией на указанные машины и оборудование. Важно обратить внимание на то, что в документации к этому товару и оборудованию должно быть четко написано, что используются запасные части только этого производителя.

В описании объекта закупки должны использоваться, если это возможно, стандартные показатели, требования, условные обозначения, терминология, касающаяся технических и качественных характеристик объекта закупки, которые установлены в соответствии с техническими регламентами, стандартами и иными требованиями.

Ст. 33 44-ФЗ разрешает в описание объекта закупки включать спецификации, планы, чертежи, эскизы, фотографии, результаты работ, тестирования, требования в отношении проведения испытаний, методов испытаний, упаковки в соответствии с требованиями гражданского кодекса РФ, маркировки, этикеток, подтверждения соответствия (стандарту, ТУ или др.), процессов и методов производства и др.

Документация должна содержать изображение поставляемого товара (если есть требование о соответствии поставляемого товара изображению).

Документация должна содержать информацию о месте, датах начала и окончания, порядке и графике осмотра участниками закупки образца или макета товара, на поставку которого заключается контракт (при наличии требования о соответствии поставляемого товара образцу или макету товара). Например, если госзаказчик пишет в документации, что поставляемый товар должен соответствовать определенному макету, то он должен указать, по какому адресу расположен макет, чтобы все потенциальные участники закупки могли в определенное время ознакомиться с ним.

Поставляемый товар должен быть новым. То есть речь идет о товаре, который не был в употреблении, в ремонте, не был восстановлен, у которого не была осуществлена замена составных частей и не были восстановлены потребительские свойства. Однако законодатель делает важную оговорку: «в случае если иное не предусмотрено описанием объекта закупки». То есть если заказчик указывает в техническом задании, что ему нужен товар не новый, то он может его получить.

Документация о закупке должна содержать показатели, позволяющие определить соответствие закупаемых товара, работы, услуги потребностям заказчика (указываются максимальные (или) минимальные значения таких показателей, а также значения показателей, которые не могут изменяться.  Но если будет указан конкретный показатель, под который попадает только одна марка, значит, будет нарушена конкуренция.

При необходимости в техническом задании устанавливаются требования к гарантийному сроку товара, работы или услуги и объему предоставления гарантий их качества; к гарантийному обслуживанию товара; к расходам на эксплуатацию товара; к обязательности осуществления монтажа и наладки товара; к обучению лиц, осуществляющих использование и обслуживание товара.

В случае определения поставщика новых машин и оборудования заказчик устанавливает в документации о закупке требования к предоставлению гарантии производителя и (или) поставщика данного товара и к сроку действия такой гарантии. Предоставление такой гарантии осуществляется вместе с данным товаром.

В документацию о закупке нельзя включать следующие требования:

• к производителю товара (нельзя написать, например, что завод, производящий товар, должен работать на рынке 20 лет и располагать определенными мощностями);
• к участнику закупки (в том числе требования к квалификации, наличию опыта работы);
• к деловой репутации;
• к наличию производственных мощностей, технологического оборудования, трудовых и финансовых ресурсов.

Исключения составляют случаи, когда возможность установления таких требований к участнику закупки предусмотрена настоящим законом.

Закон ввел новые инструменты регламентации качества: техническое регулирование, технический регламент, международный стандарт, национальный стандарт, оценка соответствия, декларирование соответствия, знак обращения на рынке и др. Их заказчик тоже может использовать при формировании описания объекта закупки.

Специфические вопросы регулируют другие законы. Так, например, при закупке пищевых продуктов госзаказчик должен ориентироваться на Федеральный закон от 02.01.2000 №29-ФЗ. Особенности описания объектов закупок по государственному оборонному заказу могут устанавливаться Федеральным законом от 29.12.2012 № 275-ФЗ.

Антимонопольное законодательство

В ст. 17 Федерального закона от 26.07.2006 № 135-ФЗ говорится, что при проведении торгов, запроса котировок цен на товары, запроса предложений запрещаются действия, которые приводят или могут привести к недопущению, ограничению или устранению конкуренции. Это следующие действия:

• координация организаторами торгов, запроса котировок, запроса предложений или заказчиками деятельности их участников, а также заключение соглашений между организаторами торгов и (или) заказчиками с участниками этих торгов, если такие соглашения имеют своей целью либо приводят или могут привести к ограничению конкуренции и созданию преимущественных условий для каких-либо участников;
• создание участнику торгов, запроса котировок, запроса предложений или нескольким участникам торгов, запроса котировок, запроса предложений преимущественных условий участия в торгах, запросе котировок, запросе предложений, в том числе путем доступа к информации;
• нарушение порядка определения победителя или победителей торгов, запроса котировок, запроса предложений;
• участие организаторов торгов, запроса котировок, запроса предложений или заказчиков и (или) работников организаторов или работников заказчиков в торгах, запросе котировок, запросе предложений.

Если вы заказываете у сторонних подрядчиков проект, в котором нет жестких стандартов качества, попробуйте работать по техническому заданию. Оно поможет в разработке сайта, дизайна, написании статей в блог или оказании других маркетинговых и IT-услуг. ТЗ конкретизирует пожелания.

Рассказываем, как составить ТЗ так, чтобы вас поняли, что в него стоит добавить, кто должен оформлять этот документ и какие есть нюансы и особенности.

Техническое задание, или ТЗ — это документ, в котором фиксируются требования к проекту. Условно ТЗ можно назвать любое поручение исполнителю, главное, чтобы в нем были ясно прописаны характеристики итогового продукта.

В первом примере мы даем поручение, которое исполнитель должен выполнить по своему усмотрению. Во втором явно указываем, что именно нам нужно. Идеальным решением во втором случае еще будет составление договора, чтобы техническое задание стало приложением к нему.

Когда стоит составлять техническое задание

Всё зависит от проекта и вашей бизнес-модели. Если проект маленький, вы доверяете исполнителю, и риск получить не то, что вы хотели, мал, можно обойтись устным поручением.

Если проект требует значительных для вас вложений, он связан со сложной IT-сферой, где много нюансов из-за особенностей технологий, или с творческой сферой, стоит зафиксировать требования в ТЗ.

• Вы проверяете отношение исполнителя к делу. Например, приходите к подрядчику без ТЗ, а он не пытается узнать подробности задачи и выяснить, что конкретно вам нужно. Это грозит потенциальными проблемами с результатом.
• Вы страхуетесь от недобросовестных подрядчиков. Если есть техническое задание, качество заказанного продукта можно проверить на соответствие требованиям — это аргумент для спорных ситуаций.
• Проще менять исполнителей. Разработка большого проекта, например, сайта или приложения, может длиться несколько лет. Если на старте вы поняли, что подрядчик не справляется, при наличии ТЗ проще отказаться от его услуг и найти нового. Экономя время на уточнение требований.

Кто должен составлять техническое задание

Устоявшейся практики нет — как договоритесь с подрядчиком.

Заказчик делает сам

Например, гендиректор студии архитектурной фотографии «АрхФото» Анатолий Шостак называет идеальным заказом ситуацию, когда заказчик сразу присылает подробное ТЗ и просит оценить работы.

В таких случаях мы точно знаем, что, как и когда нужно снимать. Соответственно, можем сразу рассчитать стоимость и сроки работ. Но в большинстве случаев заказчики не имеют точного ТЗ, потому что у них нет конкретного понимания, что именно нужно требовать от исполнителя. В таких случаях мы предлагаем им заполнить форму с наводящими вопросами.

Анатолий Шостак
Гендиректор «АрхФото»

Совместная работа

Процесс может выглядеть так: заказчик формулирует все требования к будущему продукту, заполняет бриф подрядчика по образцу, а затем на интервью согласовываются нюансы.

Техзадание полностью делает исполнитель

В таких ситуациях подрядчику ставится общая задача, а требования и обязательные функции к продукту он собирает с помощью разных источников — проводит интервью сотрудников заказчика, изучает потенциальных потребителей и конкурентов.

Совместная работа по составлению ТЗ и заказ задания исполнителю отличается в первую очередь подходом. Например, вы хотите заказать интернет-магазин:

• Совместная работа. Вы говорите исполнителю, что хотите сайт с аккуратным отображением на любых устройствах, с возможностью регистрации личного кабинета и сбора баллов. Подрядчик уточняет, долго ли хранятся баллы, как их будут использовать. И оформляет ТЗ в документ.
• Делает исполнитель. Вы ставите задачу — сделать интернет-магазин. Исполнитель с помощью бизнес-аналитика собирает и структурирует ваши требования к магазину, а также изучает конкурентов и целевую аудиторию, предлагает добавить в ТЗ требование отображать сайт на телевизорах — потому что ваши покупатели часто заказывают товары именно так.

Универсального решения нет, но лучше доверять составление ТЗ представителю подрядчика — специалист лучше знает, как должен работать его проект. Но при этом не стоит отстраняться от работы — объясните подрядчику, зачем вам продукт, как вы планируете его использовать, кто и зачем им будет пользоваться, покажите примеры решений конкурентов, которые вы считаете хорошими.

Сколько стоит заказать ТЗ

Если проект сложный, с большим списком функций и требований, техническое задание можно заказать за деньги. Это практикуется при создании сайтов и мобильных приложений. С готовым ТЗ можно не искать исполнителя самостоятельно, а открыть тендер.

Основатель компании по разработке информационных систем Work Solutions Максим Мул при заказе ТЗ рекомендует ориентироваться на 10-20 % от общей стоимости разработки продукта.

Не рассчитывайте получить качественное ТЗ бесплатно. Для его составления привлекают аналитиков, которые должны сформировать функциональные требования исходя из задач бизнеса и описать их так, чтобы не было пространства для двусмысленных толкований.
При этом ТЗ — это отчуждаемый документ, с которым может работать любой исполнитель. То есть вы можете заказать ТЗ у одних разработчиков, а затем обратится к другим. Главное, чтобы в ТЗ были описаны бизнес-логика и правила работы.

Максим Мул
Основатель Work Solutions

Если речь про IT-задачи, например, интеграцию между информационными системами, внедрение CRM, разработку дополнительного функционала ПО или приложения по API, то не стоит рассчитывать на ТЗ стоимостью меньше 50 000 руб., считает гендиректор компании «Информатика и Сервис» Владимир Севрук.

Чтобы составить минимально ценное для клиента и понятное разработчикам ТЗ, аналитику нужно потратить минимум одну неделю на опрос всех сотрудников клиента, уточнить возможность реализации требований с разработчиками и в итоге свести всё в один документ.
Такие затраты микро- и малый бизнес в основном не могут себе позволить — заказ ТЗ актуален для верхнего малого и среднего бизнеса, когда IT-продукт в итоге существенно сократит расходы бизнеса и это будет выгодно.

Владимир Севрук
Гендиректор компании «Информатика и Сервис»

Платные подробные ТЗ применяют и в других сферах. Например, в архитектурной фотографии.

У нас есть более сложная форма ТЗ — мы называем ее «сценарий». Для сценария мы проводим предварительные съемки, прописываем и согласовываем все ракурсы с заказчиком, прорабатываем целевую аудиторию и рассчитываем тайминг каждого кадра с учетом движения солнца. И все это ещё до начала чистовой работы.

За составление такого подробного сценария в «АрхФото» берут деньги. В зависимости от сложности проекта и требований заказчика сценарий иногда стоит дороже самой съемки. Зато благодаря ТЗ заказчик еще до начала работ понимает, что получит в итоге, говорит Анатолий Шостак.

Как написать техническое задание

Что конкретно стоит добавить в техзадание, зависит от продукта. Например, если вы заказываете партию одежды, нужно прописать особенности покроя, виды материалов и их качество, вплоть до примерной матовости поверхности пуговиц. 
Если заключаете договор на разработку сайта, нужны сценарии его использования.

Пишите однозначно

Составляя ТЗ или описывая продукт подрядчику, старайтесь избегать качественных прилагательных. «Красивый» пиджак для одного человека будет приталенным, а для другого, наоборот, широкого покроя. Так и с любыми проектами: чем больше конкретики, тем лучше.

Хороший подрядчик будет конкретизировать и уточнять неоднозначные строчки в ТЗ, но это потребует дополнительного времени на переделку. Поэтому лучше стараться минимизировать недопонимание. И постараться определить для себя конкретные требования к продукту еще до разговора с исполнителем.

Бывает, что заказчик не знает, что конкретно хочет получить, причем часто сам того не осознавая. Из-за этого в ТЗ появляются расплывчатые и многословные формулировки. В итоге заказчик с исполнителем потратят значительное время на их уточнение. Эффективнее сделать ТЗ с конкретными и точными требованиями, без многословности.

Алексей Орлов
Руководитель проектов компании «Рексофт»

Стоит попробовать любые пожелания сводить к количественным требованиям.

Дайте подрядчику общую информацию

Расскажите подрядчику, чем занимается компания, кто ее целевая аудитория, поделитесь нюансами работы — это поможет исполнителю лучше вникнуть в проект и избежать ошибок.

Гендиректор INOSTUDIO Максим Болотов рекомендует как минимум озвучить подрядчику идею проекта, который вы заказываете, уточнить, в чем его конкурентные преимущества и уникальность.

Расскажите подрядчику, какие задачи будет решать IT-решение. Это может быть увеличение прибыли, повышение узнаваемости бренда, лояльности пользователей. Уточните, кто будет пользователями продукта, их социальные и поведенческие характеристики, например, пол, возраст, интересы, семейное положение, потребности — это нужно, чтобы корректно и эффективно сформулировать функциональные требования к продукту.

Максим Болотов
Гендиректор INOSTUDIO

Помогите разобраться в терминах и нюансах

Подрядчик, как правило, специалист в своей отрасли, в вашей сфере он по умолчанию разбирается хуже. Поэтому помогите ему понять специфические термины или нюансы в техзадании.

Можно ввести отдельный раздел в виде словаря с расшифровкой или пояснять по ходу документа.

Покажите конкурентов

В ТЗ стоит добавить ссылки на аналогичные проекты и дополнить их описаниями: что конкретно нравится в аналогах, что стоит повторить, а чего точно стоит избегать.

Если заказчик планирует создать продукт, идея которого уже есть на рынке, то имеет смысл изучить конкурентов. Выявить отличительные особенности их IT-решений, чтобы разработать собственное с уникальными преимуществами.
К документу с видением продукта рекомендуем прикладывать ссылки на аналогичные решения. С описанием функциональных блоков, которые вам понравились. Это упростит дальнейшее общение с подрядчиком.

Уточните важные технические требования

Если вы делаете IT-продукт, стоит сразу согласовать все технические требования с вашим IT-специалистом и подрядчиками. Это необходимо, чтобы новое решение могло быть интегрировано в ваши имеющиеся платформы и бизнес-процессы.

Например, если вы заказываете интернет-магазин, важно, чтобы его движок мог принимать данные из всех ваших систем — не только обмениваться актуальными ценами с 1С, но и получать информацию из CRM и самописных сервисов.

О нюансах нужно предупреждать подрядчика еще во время обсуждения общего видения проекта и до составления ТЗ. Важно, чтобы исполнитель умел работать со всеми вашими технологиями.

Распишите сценарии использования продукта

Если вы делаете что-то стандартное, то так сильно погружаться в особенности продукта не стоит, это лишь запутает и добавит ТЗ многословности. Но в случае чего-то необычного попробуйте в техзадании отвечать не на вопрос «Что?», а на вопрос «Как будет делать пользователь?».

• Плохо — «Требование 1. На сайте есть корзина, пользователь по дополнительному запросу может получить список дополнительных товаров». В этом случае непонятно, что и как должно работать.
• Хорошо — «Когда пользователь заходит в корзину, сайт показывает ему всплывающий баннер. На этом баннере должны быть товары, которые могут пригодиться покупателю. Он может одним кликом добавить любой товар к заказу. Или закрыть окно». В этом случае понятно, как работает сценарий использования корзины и блока с кросс-товарами.

Если речь про IT-продукты, можно прописывать сценарии по такому шаблону:

• действие пользователя;
• ответ сайта;
• если пользователь делает так, то сайт делает так;
• если пользователь делает по-другому, то сайт отвечает так.

Опишите требования к проверке проекта

При составлении ТЗ отталкивайтесь не от абстрактных требований к продукту, в таком случае получится многословный и неструктурированный список желаний. Попробуйте вместо этого придумать условный чек-лист, по которому вы будете проверять успешность проекта.

Например, для интернет-магазина это может быть:

• Буду проверять корректное отображение в браузерах Chrome, Firefox, Mozilla трех последних версий.
• Скорость разгрузки по сервису такому-то не больше 1 секунды.

Чем подробнее и длиннее чек-лист, тем лучше.

Двигайтесь от общего к частному

Универсального шаблона технического задания нет — требования будут отличаться в зависимости от отрасли и типа проекта.

Если вы решили составлять ТЗ самостоятельно, эффективнее попросить шаблон или пример у подрядчика. Или поискать брифы, которые предлагают заполнить исполнители у себя на сайтах — вопросы из таких форм можно использовать как разделы ТЗ.

Если планируете заказать IT-продукт, можно использовать за основу госстандарты. Например:

Эффективнее будет составлять ТЗ вместе с выбранным подрядчиком. Он будет задавать вопросы, уточнять нюансы и структурировать информацию. А вы объяснять, что же вам в итоге нужно от продукта.

Когда ТЗ не нужно

Не стоит самостоятельно составлять техническое задание для любого продукта — зачастую это излишняя работа, которая только запутает и станет бесполезной бумагой для подрядчика.

Эффективнее будет начать с общего понимания задачи — подумайте, что вам нужно от продукта, как его будут использовать, что в нем должно быть, а что, наоборот, точно стоит исключить. Опишите это с использованием не качественных, а количественных характеристик.

С этим пониманием обратитесь к подрядчику. Возможно, он предложит использовать не ТЗ, а гибкие методологии создания продукта — когда сначала делают небольшой прототип, выпускают его, а затем собирают обратную связь от первых клиентов и постоянно дополняют требования на основе этой аналитики. С таким подходом проект реализуется с учетом потребности клиента.

Вместо ТЗ выгоднее сначала сделать предпроектное обследование, изучить реальные потребности клиентов, вместе с аналитиком подрядчика. А затем решать, нужно ли ТЗ вообще.
Может быть, выгоднее и эффективнее выполнять бизнес-задачу, например, с помощью SCRUM. Действуя небольшими итерациями в 1-2 недели, анализируя результат и постепенно дополняя требования.

Кратко — универсальные советы по составлению ТЗ

Составляя ТЗ самостоятельно или с подрядчиком, придерживайтесь следующих правил:

• Если у вас большой и нестандартный проект, стоит изучить цены на составление ТЗ. Возможно, выгоднее один раз заплатить аналитику за создание подробного документа и открыть тендер среди подрядчиков, чем самому искать исполнителей и делать несколько ТЗ по их шаблонам.
• Прописывайте требования однозначно, используйте количественные, а не качественные характеристики.
• Поделитесь с подрядчиком общей информацией о компании и проекте — это поможет исполнителю лучше понять целевую аудиторию продукта и не допустить ошибок.
• Составьте для исполнителя словарь терминов из вашей отрасли, которые используются в ТЗ.
• Посоветуйтесь с IT-специалистами из сторонних отделов. Добавьте в ТЗ информацию о технологиях, системах и бизнес-процессах, в которые будет интегрирован новый продукт.
• Распишите сценарии использовании — сначала действие пользователя, затем результат, который должен выдать ваш продукт.
• Опишите требования с помощью чек-листа проверки — подумайте, как бы вы стали проверять готовый продукт.

Назначение технического задания

Техническое задание (ТЗ) должно быть составлено так, чтобы сформированные требования обеспечили заказчику приобретение именно того товара, в котором он нуждается, но при этом не были нарушены нормы ст. 33 Закона № 44-ФЗ, не была ограничена конкуренция.

Формулировки в ТЗ должны быть четкими и подробными, но характеристики и условия нельзя подогнать под конкретную марку или определенного производителя. В противном случае велика вероятность обжалования подобных требований участниками закупки в УФАС. Возможен вариант, что заказчик указывает лишь базовые характеристики товара, работы, услуги, без предъявления детальных требований, но такой подход обусловит поставку самого худшего из возможных товаров на минимально необходимом уровне, что не всегда соответствует выделенному бюджету и интересам заказчикам. Именно поэтому надлежащая проработка технического задания — важнейшая задача любого заказчика для получения ожидаемого результата.

Закон № 44-ФЗ не устанавливает обязательного шаблона для технического задания, оно составляется в произвольной форме с соблюдением правил описания объекта закупки, предусмотренных ст. 33 Закона № 44-ФЗ.

В ТЗ очень важно раскрыть ключевые особенности и потребности заказчика:

• Качественные характеристики тех свойств и признаков объекта, которые отражают его способность соответствовать своему назначению и предъявляемым требованиям.
• Технические характеристики объекта закупки. Например, требования к габаритам, цвету, применяемым материалам и т.д.
• Функциональные характеристики, которые отражают способность объекта выполнять его основную функцию. Например, при закупке продуктов питания функциональными характеристиками являются потребительские свойства товара, такие как пищевая ценность (энергетическая, биологическая), эстетические свойства (форма, цвет, запах и т.д.).
• Эксплуатационные характеристики, например, характеристики надежности и работоспособности объекта закупки — прочность, долговечность, в отдельных случаях целесообразно указать предельные эксплуатационные расходы на приобретаемый товар.

Совокупность указанных показателей позволяет определить соответствие закупаемых товаров, работ, услуг требованиям заказчика, но не является исчерпывающей.

В техническое задание допустимо включать также:

• Требования энергетической эффективности: если объект закупки включает товар, работу или услугу, в отношении которых установлены требования энергетической эффективности (п. 7 Правил установления энергетической эффективности, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 31.12.2009 № 1221).
• Подтверждение соответствия. К примеру, если это предусмотрено техрегламентом на объект закупки либо объект закупки относится к перечню товаров, подлежащих обязательной сертификации.
• Соответствие товара макету (образцу) или изображению с обязательным фиксированием эталона в техническом задании.
• Необходимость обучения лиц, которые будут использовать и обслуживать товар.
• Другие требования в зависимости от объекта закупки.

Заказчик формирует описание объекта закупки (техническое задание) в виде отдельного электронного документа и включает его в состав извещения о закупке или документации о закупке — при закрытых конкурентных способах (п. 1 ч. 2 ст. 42, пп. «а» п. 1 ч. 1 ст. 72 Закона № 44-ФЗ). При закупке работ по строительству, реконструкции, капремонту, сносу объекта капстроительства для надлежащего формирования технического задания заказчику необходимо включить утвержденную проектную документацию, или типовую проектную документацию, или смету на капремонт объекта капитального строительства (п. 8 ч. 1 ст. 33 Закона № 44-ФЗ).

В конце статьи вы найдете шаблон описания объекта закупки.

В конце статьи есть шпаргалка

Этапы составления техзадания

При разработке ТЗ следует помнить об ограничениях, установленных статьёй 33 в отношении включения в описание объекта закупки товарных знаков (без указания «или эквивалент» или отсутствия условия о несовместимости), знаков обслуживания, фирменных наименований, патентов, полезных моделей, промышленных образцов, наименование страны происхождения товара, требования к товарам, информации, работам, услугам ограничивающих конкуренцию.

Типичные нарушения заказчика при составлении технического задания

Из описания объекта закупки должно быть однозначно понятно, что заказчик собирается закупить. Требования к показателям характеристик (min, max или точные значения) следует указывать недвусмысленно, предельно понятно и доступно. Согласно ст. 33 Закона № 44-ФЗ, извещение должно содержать требования, которые позволяют установить, подходят ли предлагаемые товары, работы или услуги заказчику. Не следует использовать термины «не хуже», «не слабее» и тому подобные — это необъективное описание. Что для заказчика лучше, а что хуже, поставщик не обязан знать или угадывать.

Характеристики объекта закупки, например, могут выглядеть так:

Товар (далее — мебель) должен соответствовать ГОСТ 16371-2014 «Мебель. Общие технические условия» (введен в действие Приказом Росстандарта от 15.06.2015 № 683-ст), ГОСТ 26800.1-86 «Мебель для административных помещений. Функциональные размеры столов». Наименование товара: стол эргономичный. Цвет: коричневый.

Размер, Ш x Г x В (ширина, глубина, высота): минимальные значения — 100 x 100 x 71,5 см, максимальные значения — 165 x 110 x 71,5 см. При этом высота не подлежит изменению.

Требования к столешнице: материал — высококачественная МДФ, толщина: минимальное значение — 12 мм, максимальное значение — 35 мм. Облицовка — ПВХ-пленка. Столешница должна быть эргономичной и иметь плавные края. В столешнице должно быть предусмотрено отверстие для проводов с заглушкой.

Бывает, что заказчики ошибаются при указании диапазона значений, например «ширина более 360 мм и менее 214 мм». Иногда при описании объекта закупки не учитываются собственные инструкции по подготовке заявок: «в случае, если присутствует слово «диапазон», «в пределах», то поставщику необходимо предоставить диапазон значений ниже установленного заказчиком». Каким образом это понимать в случае температурного диапазона, непонятно.

Достаточно часто заказчики переписывают с государственных стандартов все подряд характеристики, при этом товар не может обладать всеми требуемыми характеристиками одновременно. Например, что касается подвижности и жесткости бетона (ГОСТ 7473-2010), то бетон может быть либо жестким (Ж), либо подвижным (П) — это взаимоисключающие характеристики. Однако заказчики умудряются вписать в техзадание и то и другое: «жесткость Ж1–Ж4; подвижность П1–П4». Материала с такими характеристиками не может быть. И это является нарушением ч. 2 ст. 33 Закона № 44-ФЗ.

Термины характеристик, их единицы измерения должны соответствовать техническим регламентам. В противном случае заказчику придется обосновать применение иных терминов и единиц измерения.

Установление излишне детализированных требований к материалам, из которых изготавливается товар, также будет нарушением закона.

Нарушение № 2. Ссылка на ГОСТ без какого-либо описания

Еще одно распространенное нарушение — это перечисление в техническом задании ГОСТ без привязки к конкретным товарам. Позиция ФАС в этой ситуации такова: подобное описание объекта закупки не позволяет идентифицировать каждый товар и не позволяет потенциальному поставщику подготовить заявку должным образом.

Нарушение № 3. Отсутствие фразы «или эквивалент»

Частая ошибка — указание в описании объекта закупки требования к товарному знаку без ссылки на возможность применения эквивалента, что может привести к ограничению конкуренции.

Узнайте подробнее об этом требовании закона на вебинаре Контур.Школы «Техническое задание: требования к содержанию и особенности составления».

В общем случае при составлении закупочного ТЗ заказчик должен следить за полной безликостью описываемого объекта, то есть в нем не должно быть никаких требований и даже намеков на конкретные товарные знаки, производителей или страну происхождения товара.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Распространенные вопросы при подготовке технического задания

Можно, если речь идет о продукции, находящейся на гарантии, или есть необходимость обеспечить взаимодействие таких товаров с товарами, используемыми заказчиком, а также в случае закупок запасных частей и расходных материалов к машинам и оборудованию в соответствии с конструкторской документацией, которая предусматривает использование только определенной продукции, без возможности применения совместимой продукции.

Необходимо приобрести прибор для исследований к уже имеющейся системе из трех приборов одного производителя. Необходимо полное совмещение всего в работе, эквиваленты существуют, совместимость обеспечивается, но, как показывает практика, надежность данных эквивалентов не так высока. Возможно ли не указывать эквивалент и указать конкретный товарный знак?

Нет, это невозможно. Ситуация не относится к случаю «при условии несовместимости товаров, на которых размещаются другие товарные знаки, и необходимости обеспечения взаимодействия таких товаров с товарами, используемыми заказчиком». В то же время можно более детально рассмотреть особенности оригинального прибора, в том числе учесть гарантийный срок эксплуатации, иные важные характеристики, и использовать их при формировании технического задания.

Можно ли в ТЗ по капремонту указать узкие показатели, приложить пример композиции из гипсокартона на потолке, конкретную коллекцию плитки без эквивалента, ссылаясь на эстетические предпочтения?

При формировании технического задания заказчики должны руководствоваться требованиями ст. 33 Закона № 44-ФЗ. Цвет стен — это выбор заказчика, это его потребность, не ограничивающая число поставщиков. Макет, эскиз композиции из гипсокартона на потолке — это также потребность заказчика, все исполнители смогут повторить приведенный в документации макет. Коллекция плитки без эквивалента — это нарушение п. 1 ст. 33 Закона № 44-ФЗ. Если такое требование указано и оно влечет ограничение количества участников закупки, для минимизации риска жалобы следует сопроводить указание конкретной плитки словами «или эквивалент».

Закупка с неопределенным объемом

Для экономии трудозатрат, оптимизации расходов и обеспечения непрерывных поставок заказчики вправе проводить закупки с неопределенным объемом. В документации заказчик устанавливает начальную цену единицы товара (работы, услуги), начальную сумму цен таких единиц и максимальное значение цены контракта (ч. 24 ст. 22, п. 9 ч. 1 ст. 42 Закона № 44-ФЗ). Закупки с неопределенным объемом чаще всего реализуются при закупке сырья, материалов, запасных частей, топлива, транспортных услуг. При этом Законом № 44-ФЗ не предусмотрен исчерпывающий перечень, который указывает, что допустимо покупать без фиксированного объема.

Чтобы понять, что это закупка с неопределенным объемом, надо внимательно изучить извещение. Также рекомендуется ознакомиться с проектом контракта: в нем заказчик указывает, что количество товара, объем работ или услуг будет определяться на основании заявок (ч. 1 ст. 34 Закона № 44-ФЗ).

Применение каталога товаров, работ, услуг (КТРУ)

Важно помнить, что при составлении технического задания (описания объекта закупки) заказчик обязан руководствоваться каталогом товаров, работ, услуг (п. 2 и 4 Правил использования КТРУ, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2017 № 145), в том числе при описании:

• Наименования объекта закупки. Указывается в извещении, в документации о закупке — при закрытых процедурах, в контракте и реестре контрактов.
• Характеристик объекта закупки. Позиция КТРУ может не содержать описания товара, работы, услуги, в указанном случае заказчик вправе самостоятельно установить характеристики объекта закупки (Письма Минфина России от 24.01.2022 № 24-03-08/4090, от 25.08.2020 № 24-06-05/74463).
• Наименования единицы измерения количества товара, объема работы, услуги. Если в КТРУ нет такой информации, заказчик вправе самостоятельно выбрать единицу измерения в соответствии с национальной системой стандартизации. Единицы измерения определяются в ОКЕИ (Письмо Минфина России от 07.02.2020 № 24-01-08/7999).

В случае описания предмета закупки без применения КТРУ должностное лицо заказчика может быть привлечено к административной ответственности по ч. 4.2 ст. 7.30 КоАП РФ при наличии жалобы от участников закупки или плановой проверки закупочной деятельности заказчика.

Как составляется ТЗ на тендер

За формирование ТЗ отвечает контрактная служба (контрактный управляющий). При этом к составлению техзадания рекомендуется привлечь юристов и экспертов, имеющих необходимый опыт в конкретной области закупок. Документ с ТЗ утверждается руководителем заказчика или другим уполномоченным лицом.

Техзадание прилагается к извещению в виде отдельного электронного документа «Описание объекта закупки». Оно отличается в зависимости от объекта заказа. При закупке товара заказчик указывает в техзадании наименование продукции, место поставки, а также сроки и условия поставки. В качестве источников для описания объекта можно использовать:

• государственные стандарты;
• рекламу и каталоги;
• публичные оферты;
• исполненные контракты;
• официальные информационные источники уполномоченных органов и др.

Как правило, документ с ТЗ содержит таблицу с характеристиками. Указывая характеристики, необходимо учитывать нормирование. Предельные характеристики обозначены в специальном перечне товаров, работ и услуг (Постановление Правительства Российской Федерации от 2 сентября 2015 года № 927). На его основе заказчики формируют свои списки и устанавливают требования к количеству и наивысшей цене товаров, а также к их свойствам. Перечень характеристик зависит от категории товара.

Образец бланка для технического задания на тендер

Образец технического задания для тендера (вариант 1)

Образец технического задания для тендера (вариант 2)

Основное назначение технического задания — определить требования к объекту закупки. Согласно ч. 4 ст. 23 Федерального закона № 44-ФЗ, наименование закупки должно указываться в соответствии с каталогом товаров, работ, услуг (КТРУ), утверждённым Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2017 года № 145.

Если объект закупки присутствует в КТРУ, заказчик должен описать его, как это предусмотрено каталогом. Если описание закупаемой продукции отличается от описания в КТРУ, заказчик обязан включить в него письменное обоснование.

Требования к выполнению ТЗ заказчик формирует на основании правил описания объекта закупки (ст. 33 Федерального закона № 44-ФЗ).

При составлении ТЗ необходимо основываться на положениях 44-ФЗ, а также в обязательном порядке соблюдать нормы законодательства (гражданского, бюджетного, антимонопольного).

Чтобы составить техзадание по 44-ФЗ, можно разбить документ на разделы:

• общая информация;
• сведения об объекте закупки;
• требования к исполнителю заказа;
• условия исполнения контракта;
• приложения к ТЗ (на усмотрение заказчика).

Составление ТЗ осуществляется ещё на предварительном этапе подготовки к торгам. Уверенно пройти все процедуры участнику поможет комплекс услуг Астрал.Торги. Вы можете подобрать как готовые решения, так и конкретный необходимый сервис. Для подключения оставьте заявку на нашем сайте.