Заявка на оказание услуг – это официальная бумага, в соответствии с которой заказчик отдаёт распоряжение исполнителю, как, когда и в каком объёме необходимо выполнить услуги. Подавать документ необходимо заблаговременно, чтобы контрагент имел возможность тщательно подготовиться.
Файлы для скачивания:
Данный план – это определенная последовательность этапов работ и сроки их выполнения.
Такой план создается, как дополнение к документу о выполнении какого-либо вида работ. Это может относиться к строительству, машиностроению и т.д.
План должен быть простым, красиво оформленным, понятным. Но главная его цель – разбить работу на части.
Человек устроен таким образом, что он лучше воспринимает то, что видит. Поэтому нас всегда пугает большая работа. Чтобы ускорить процесс выполнения, целесообразно поделить всю работу на мелкие части.
В плане должны быть указаны ответственные лица, сроки выполнения, количество человеко-часов, а также подробные инструкции и рекомендации.
Такой график выполнения работ должен составляться исходя из данных ресурсов. Рассмотрим ситуацию на примере бригадира одной из строительных фирм. Вам необходимо облагородить квартиру, площадью 90 кв.м.
У вас имеются:
- 10 человек в подчинении (человеческие ресурсы)
- 7 кг. шпатлевки, 10 л. клея, 4 рулона обоев (материальные ресурсы)
- 6 суток на выполнение работ (время)
Исходя из имеющихся ресурсов, нужно начать построение плана. Ресурсы, кстати, стоит указать в плане. Это необходимо при вынужденном переносе срока сдачи.
И даже если вы разобьете всю работу на пункты, это не гарантирует сдачи Вашего проекта в срок. Дело в том, что лицо, выполняющее работу, стремиться выполнить все в последний момент. К примеру, работа, на которую назначен срок в десять суток, выполняется в последние два дня до конца срока.
Очевидно, что такой подход не обеспечит должного качества. Для контроля исполнителя возможно введение «контрольных точек», т.е. дополнительно разбить каждый пункт плана на подпункты.
В процессе выполнения работ могут возникать непредвиденные трудности, которые могут увеличить срок сдачи (увеличение объема работ, уменьшенное финансирование и т.д.). Чтобы у обеих сторон не возникло каких-либо претензий, все изменения стоит оформлять в письменном виде, причем в самом начале проекта. Согласитесь, позднее будет намного сложнее объяснить, почему устные договоры стоит заменить письменными.
В план обязательно должны входить пункты, которые бы регулировали переговоры между заказчиком и исполнителем. К примеру, описание ведения переговоров, передачи результатов, приема замечаний, уточнения задач, а также их исправления. Это необходимо, потому что обычно на общение с заказчиком уходит много времени в процессе выполнения проекта.
План-график выполнения работ
formadoc.ru — шаблоны документов, рекомендации и пошаговые инструкции
Заявки на оказание услуг
Некоторые виды работ, выполняемые исполнителем для заказчика, нуждаются в оформлении предварительной заявки на оказание услуг.
Такие требования выдвигаются потому, что определённые действия требуют или специальной подготовки, или создания определённых условий, которые нужны для выполнения работы.
Предварительная заявка на оказание услуг
Сам факт предварительного уведомления будущего исполнителя о том, что заказчику нужно выполнить определённую работу по большей мере является проявлением делового уважения и одним из этапов нормальной работы некоторых организаций.
Определённые виды услуг предоставляют ограниченное число компаний, и клиентов у таких компаний может быть довольно много.
Для того, чтобы упорядочить поток нуждающихся и организовать оптимальный рабочий процесс и введена предварительная заявка на ту или иную работу. Например, в обычном бытовом плане, это может выразиться в оставлении заявки на проведение ремонта в обслуживающую организацию.
Сама заявка не влечёт установления каких-либо взаимоотношений, но в отдельных случаях, если работа требует предварительной подготовки, и некоторых затрат.
Исполнитель может выставить требование о возмещении клиенту, который такую заявку оставил, но само соглашение без уважительных причин подписывать отказался. Специфическим случаем является и договор-заявка на перевозку, который считается самостоятельным соглашением со всеми вытекающими последствиями.
Что означает оставление заявки на оказание услуг
Так как тот факт, что лицо оставляет предварительную заявку у исполнителя означает, что клиент знаком с общими методами работы компании-исполнителя, знает её основную сферу деятельности и рассчитывает на конкретный результат.
Заявка, как правило, письменная. В ней указывается объем необходимых работ, некоторые характеристики, требуемые исполнителю для подготовки к проведению таких работ и оценке стоимости исполненного.
Для заявителя оставление заявки и принятие её означает, что тот в свою очередь, может рассчитывать на выполнение необходимого задания.
Иные виды заявок на оказание услуг
Здесь осветим обратную ситуацию, когда исполнителей довольно много, а заказчик, предоставляющий определённую работу – один. В такой ситуации может иметь место конкурс на выбор подходящего исполнителя.
Подающие предварительную заявку на оказание услуг компании или граждане в таких обращениях описывают собственные преимущества перед конкурентами, на которые может обратить внимание заказчик при выборе исполнителя работы.
Заявки, подаваемые в государственные органы, пишутся по тем же правилам, что и заявки в коммерческие организации.
Причём некоторые виды услуг гражданам, госорганами могут оказываться безвозмездно, а так как почти всегда существует определённая очередь за бесплатными услугами, заявку на осуществление лучше оставить предварительно.
Когда имеет место
Взаимодействие с контрагентом по заявке имеет место в тех случаях, когда для подготовки к выполнению работ необходим какой-то промежуток времени. Это может быть размещение рекламы по городу, подготовка проектной документации по объекту строительства, вывоз мусора и отходов с территории предприятия и так далее. Вторая сторона должна быть уведомлена заблаговременно, чтобы успеть подготовить необходимые ресурсы.
Как отправить
Способ отправки заявки по идее должен быть прописан в условиях заключённого между сторонами договора. Если этот пункт по каким-то причинам был пропущен, для контрагента открываются следующие способы:
- лично в руки представителю второй организации;
- посредством электронной почты;
- через обычную почту.
Отметим, что крайне важно заверить факт получения заявки контрагентом. Для этого используют уведомление о вручении, вручение под подпись.
Оказание услуг по заявке
В силу действующего на территории Российской Федерации принципа свободы договора контрагенты вольны заключать любые соглашения, прямо не противоречащие действующему законодательству. В данном случае речь пойдёт о договоре возмездного оказания услуг по заявке. Это означает, что заказчик предварительно частично оплачивает часть суммы, а в последующем получает право утвердить сроки и место оказания услуг. Такая возможность гарантируется соответствующим пунктом, прописанным в договоре.
Отдельной ситуацией направления заявки, которой следует уделить должное внимание, является заявка без предварительного заключения договора. Её можно назвать скорее заявкой на подписание соглашения, являющейся предложением о сотрудничестве. Если получателя устраивает предложение отправителя, представители встречаются и обсуждают конкретные условия.
Объясняем, как правильно составить заявку
В первую очередь необходимо указать, кому и от кого направляется заявка. В шапке документа в дательном падеже прописываем ФИО руководителя компании-контрагента, её наименование. Здесь же в дательном падеже отмечаем те же сведения об отправителе.
Ниже по документу посредине листа бумаги пишем слово «заявка», присваиваем ей уникальный номер для документооборота и хранения, оставляем дату и место составления. Следующим шагом просим контрагента выполнить те или иные услуги, предусмотренные заключённым ранее договором, оставив на него ссылку, обозначаем временные рамки выполнения. Просим вторую сторону по факту оказания услуг составить соответствующий акт, предоставить один экземпляр заказчику для изучения и подписания.
На этом моменте работа с заявкой подходит к концу. Передаём её любым удобным способом, если конкретный не прописан в условиях договора. Не забываем заверить официальную бумагу автографом уполномоченного лица предприятия. Полномочия могут подтверждаться уставом общества, оформленной от имени руководителя фирмы доверенностью. В противном случае заявка не будет иметь юридической силы.
Что касаемо количества экземпляров, то здесь всё уникально. Нет никакой практической необходимости составлять заявку в двух и более экземплярах, одного будет вполне достаточно.
Форма документа
Действующее законодательство не предусматривает какой-то конкретной формы для составления такой разновидности документов как заявки, не заставляет пользоваться общеобязательными унифицированными бланками. Все официальные бумаги из этой категории принято писать в свободной форме.
Необходимо учесть, что свободная форма документа также предъявляет к его содержанию определённые требования, а именно:
- соблюдение официально-делового стиля языка, нейтрального тона;
- указание реквизитов (номер, дата, место);
- указание ссылки на законодательство, а также на пункт договора;
- объяснение нюансов заказа;
- подпись уполномоченного лица организации;
- расшифровка автографа.
Заявка обычно пишется на стандартном листе бумаги формата А4. Текст можно исполнить как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств.
Процедура
По факту выполнения услуг по заявке необходимо составить соответствующий подтверждающий документ – акт об оказании услуг. Именно эта официальная бумага подтвердит, что все обязательства по договору были исполнены надлежащим образом, а именно:
- исполнитель оказал услуги в полном объёме;
- заказчик оплатил услуги контрагента согласно условиям договора;
- стороны взаимных претензий не имеют.
Как правило, услуги по заявке оказываются на регулярной основе. Следовательно, составлять акт придётся после каждого эпизода.
Кто составляет заявку
Бремя по составлению заявки обычно возлагается на сотрудника предприятия, непосредственно ответственного за данное направление деятельности. Например, за вывоз мусора. Также доверить задачу можно юристу предприятия, если таковой имеется. В любом случае ответственный работник должен иметь общее представление о работе с официальными бумагами, обладать познаниями в сфере юриспруденции.
Юридическая сила
Стоит отметить, что сама по себе заявка не обладает никакой юридической силой, следовательно, не порождает у представителей сторон никаких прав и обязанностей. В случае, если исполнитель будет не согласен с требованиями заказчика, он имеет полное право отказаться от их выполнения. Однако всё вышесказанное актуально только в том случае, если заявка является самостоятельным документом, не являющимся приложением к договору. Если между сторонами уже было заключено гражданско-правовое соглашение, то в любом случае придётся исполнять взятые на себя обязательства.
