Как запросить акт сверки через диадок

Чтобы не ошибиться во взаиморасчётах, юридические лица и ИП составляют акт сверки по итогам периода.

Закон не требует оформлять акт сверки, но жизнь и логика бизнеса настаивают, что это нужно делать. Рассказываем, для чего нужны акты сверки и как они помогают предпринимателям вернуть средства или не переплачивать лишнего.

Перед сдачей отчетности мы лихорадочно начинаем искать ошибки, сверяться с поставщиками и покупателями, перебираем накладные, счета-фактуры – и все равно не можем быть уверены, что наши декларации с достоинством встретят любые требования ИФНС. Однако возможности программы «1С» помогут облегчить сверку документов.

Журнал «Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение» № 8/2020

Налогоплательщики имеют право на осуществление совместной с налоговыми органами сверка расчетов с бюджетом по налогам, сборам, пеням и штрафам. Результаты такой сверки могут быть оформлены либо справками (о состоянии расчетов по налоговым платежам или об исполнении обязанности по уплате таких платежей), либо соответствующим актом.

Поясним различия между указанными документами, а также рассмотрим порядок их получения.

Мы уже писали о закрывающих документах в Google Ads. Яндекс.Директ тоже выдает документы для бухгалтерии, но тут свои нюансы. Из статьи вы узнаете, кто, как и когда может получить документы для отчетности в Директе, и как избежать проблем.

Закрывающие документы в Директе: кто их может получить

Виды закрывающих документов в Директе (и как их получить)

Какие документы предоставляет система

Как заказать оригиналы документов

Как заказать копии актов на электронную почту

Другие операции с закрывающими документами

Как выдать доступ бухгалтеру

Как заказать акт сверки

Закрывающие документы в Click.ru: Яндекс.Директ, Google Ads, ВК и myTarget в едином окне

Отчетные документы — это головная боль рекламодателей. В каждой рекламный системе свои тонкости, и Google Ads — не исключение. Мы детально разобрали, как получить закрывающие документы в Google Рекламе, кому они доступны и какими бывают.

Закрывающие документы в Google Ads: для чего нужны, кто может получить

Виды закрывающих документов в Google Ads

Какие настройки аккаунта влияют на набор закрывающих документов

Закрывающие документы для аккаунтов с кредитной линией

Закрывающие документы для аккаунтов с предоплатой

Операции с закрывающими документами в Google Ads

Как запросить бумажные копии счетов

Как посмотреть транзакции за период

Как получить закрывающие документы в Click.ru

Что такое акт сверки

Можно сказать, что это инвентаризация расчетов с контрагентами бизнеса. Если у компании много сделок, то часто деньги теряются из-за того, что вовремя не подписаны документы. И акт сверки помогает найти эти средства.

Как это происходит — бухгалтер или собственник отправляют акт сверки контрагентам со всеми расчетами. На той стороне смотрят и отвечают, что все расчеты верны или, наоборот, указывают на отсутствие какого-то документа. Например, вы отгрузили товар, но контрагенты не подписали накладную. Значит, они могут не оплатить счет за эту поставку. Акт сверки помогает убрать недочеты.

Кроме этого, акты сверки помогают найти деньги, которые ушли на переплату. У Неба есть клиент, который арендует сотни торговых мест, а это сотни договоров. Наши специалисты сверяются со всеми поставщиками, чтобы проверять не только оплату, но и сроки действия договоров. Иногда выясняется, что аренда уже кончилась, а наш клиент внес платеж, то есть переплатил. Когда много договоров, на переплаты могут уйти сотни тысяч рублей. В нашем случае акты сверки помогли вернуть около 300 тысяч рублей.

Операции с закрывающими документами в Google Ads

Вы можете запросить копии любых бумажных документов. Для этого в аккаунте Google Ads нажмите на «Инструменты и настройки». В разделе «Оплата» выберите «Сводка».

Перейдите в раздел «Транзакции» или «Документы». В раскрывающемся меню задайте диапазон дат, за которые хотите получить бумажную версию документа. Найдите нужный документ, нажмите стрелку возле него, в меню кликните «Запросить повторную отправку документа».

Запрос на получение бумажной версии документа создан. Он обрабатывается в течение 2-х суток. После этого документ отправляется почтой по указанному в настройках аккаунта юридическому адресу.

Важно! Система не присылает уведомлений о том, что запрос на получение бумажной версии документа прошел успешно. Поэтому не отсылайте повторно запросы.

Вы не сможете получать бумажные версии документов, если выбрали получение его электронной версии. Также Google не отсылает отсканированные копии документов. Но вы можете распечатать их в формате PDF.

На распечатанных документах в формате PDF не будет стоять подписи и печати. Но такой документ соответствует требованиям контролирующих органов и позволяет вести бухгалтерский и налоговый учет. Если вам нужен документ с подписью и печатью, то вам надо запрашивать его бумажную копию.

Как посмотреть транзакции за период

Перейдите в аккаунт Google Ads. На панели инструментов кликните на «Инструменты и настройка», в разделе «Оплата» выберите «Сводка».

В меню слева выберите «Транзакции». По умолчанию в сводке представлены данные за последние 3 месяца по всем транзакциям. Но вы можете сформировать отчеты за текущий месяц, прошлый месяц, текущий год, прошлый год, за все время существования аккаунта или задать период самостоятельно.

Также можно сформировать сводки по расходам, платежам, корректировкам и налогам. Для этого разверните список напротив вкладки «Все транзакции».

Для просмотра сведений о транзакции найдите карточку с нужной транзакцией.

В карточке представлены данные о транзакциях: дата, описание и сумма.

Для получения сведений о конкретной транзакции кликните на нее.

Как посмотреть и скачать документы

Если вы хотите посмотреть бухгалтерские документы, перейдите в раздел «Документы». Откроется список налоговых и бухгалтерских документов.

На странице «Документы» вы можете проводить такие действия:

• Скачивать документы по одному или массово.
• Фильтровать документы по дате оформления, сумме и номеру.
• Сортировать платежные документы в порядке убывания и возрастания.
• Создавать фильтры и использовать их в дальнейшей работе с документами.

Корректировочный акт сдачи-приемки услуг в Google Ads выглядит так:

Для чего используется

Обычно компании сверяют данные по определённым договорам или счетам-фактурам за конкретный период времени. Цель составления акта сверки — найти и зафиксировать расхождения по всем поступлениям денег.

Выявленная задолженность помогает сторонам договориться о сроках её погашения. Акт сверки вместе с договором, счетами-фактурами, накладными станет подтверждением нарушения сроков при обращении в суд.

Акт сверки взаиморасчётов нужно составлять ежегодно, чтобы вернуть долги, если они есть. Статья 196 Гражданского Кодекса устанавливает срок исковой давности по делам, связанным с возвратом задолженности. А по ст. 200 ГК РФ, подать заявление в суд можно не позже трёх лет с момента обнаружения задолженности.

Если в течение трёх лет вы ничего не сделаете, то должник в суде может сослаться на то, что срок давности истёк. Суд примет решение в его пользу, а вы не получите свои деньги.

Срок исковой давности можно прервать. Для этого нужно составить и подписать акт сверки в течение трёх лет после появления задолженности. Если должник, подписавший акт, так и не выплатил долг, то можно обратиться в суд, который вынесет решение о прерывании срока давности. И у вас будет ещё три года на взыскание задолженности.

Создайте акт сверки в Эльбе

Пользуйтесь всеми возможностями Эльбы 30 дней бесплатно.

Яндекс. Директ, Google Ads, ВК и myTarget в едином окне

Рекламодатели часто запускают рекламные кампании одновременно в Яндекс.Директе и Google Ads. Каждая из этих рекламных систем имеет свои правила предоставления документов, что усложняет процесс их сбора.

Решить эту проблему поможет Click.ru. Здесь вы можете получить комплект закрывающих документов для бухгалтерии в режиме единого окна — для Google Ads, Яндекс.Директ, myTarget и VK.

Что надо знать о закрывающих документах в Click.ru:

• Отношения между Click.ru и пользователем регулируются по договору-оферте.
• Закрывающие документы предоставляются ИП и юрлицам.
• В комплект документов входит: счет-фактура за оказанные услуги, акт сдачи-приемки услуг и акт сверки счетов.
• Система формирует электронные документы до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Электронные копии документов хранятся в системе, поэтому пользователь имеет к ним круглосуточный доступ.
• Бумажные оригиналы документов отправляются на юридический адрес компании. Также их можно получить в офисе Click.ru в Москве.

Посмотреть документы можно двумя способами: через главное меню аккаунта или профиль пользователя.

В разделе «Документы» просматривайте документы за нужный период и распечатывайте их.

Click.ru не только предоставляет комплект закрывающих документов в режиме единого окна, но и предлагает другие преимущества:

Виды закрывающих документов в Google Ads

Набор закрывающих документов зависит от выбранного варианта оплаты и страны, указанной в настройках аккаунта.

Доступные варианты оплаты для России:

1. Кредитная линия. Оплата рекламных расходов осуществляется заказчиком после получения счета за месяц. Этим способом оплаты пользуются крупные компании-рекламодатели и агентства, которые управляют аккаунтами Google Ads.

Требования к рекламодателю для подключения кредитной линии:

• Срок существования организации — от 1 года.
• Компания имеет активный аккаунт с хорошей репутацией.
• Рекламные расходы — не менее 5000 дол.США в месяц за любые 3 из 12 последних месяцев. Минимальный размер расходов на рекламу варьируется в зависимости от страны.

Если все требования выполняются, то рекламодатель должен связаться со службой поддержки и подать заявку на подключение кредитной линии.

2. Предоплата. Оплата услуги происходит до показа объявлений. Google постепенно расходует внесенную сумму на размещение рекламы. Платежи можно вносить несколькими способами: Яндекс.Деньги, перевод средств, Qiwi, ASSIST.

Важно! Если у вашей компании несколько аккаунтов, то для каждого из них Google предоставляет отдельный комплект закрывающих документов. Даже если эти аккаунты связаны с одним или несколькими управляющими аккаунтами.

Как посмотреть способ оплаты в настройках

Если вы хотите уточнить, какой способ оплаты указан в настройках аккаунта, то в «Инструментах и настройках» выберите раздел «Оплата» и перейдите в «Настройки». В пункте «Платежный аккаунт» найдите пункт «Как вы платите» — там указан способ оплаты.

Вы можете изменить способ оплаты. Например, для перехода с предоплаты на кредитную линию перейдите по ссылке «Изменить способ оплаты». В открывшемся окне отметьте пункт «Как подать заявку на кредитную линию». После этого откроется окно для подачи заявки. Заполните все пункты (название компании, юридический адрес, ИНН, контактные данные) и отправьте на проверку документы, которые подтверждают регистрацию вашей компании.

Если ваш аккаунт соответствует требованиям для подключения кредитной линии, то вы сможете изменить вариант оплаты.

Закрывающие документы для аккаунтов с кредитной линией

Для аккаунтов с кредитной линией Google предоставляет такие закрывающие документы:

• Счет-фактура (с НДС). В документе указываются фактические расходы по аккаунту за месяц. Электронная версия документа отправляется ежемесячно и датируется последним днем месяца.
• Акт сдачи-приемки услуг. Указываются фактические расходы по аккаунту за месяц. Акт сдачи-приемки услуг и счет-фактура содержат те же сведения о затратах и нумеруются одинаково.
• Акт сверки счетов. Документ содержит всю информацию о взаиморасчетах по аккаунту за определенный период (максимум — год). Учет ведется с 1 января.

Порядок предоставления документов рекламодателю:

• Электронные версии документов. Предоставляются автоматически. Документы за прошлый отчетный месяц доступны для скачивания в аккаунте с 3 по 7 число каждого месяца.
• Бумажные версии документов. Предоставляются по запросу, доступны после создания электронной версии документа. Запросы по предыдущему месяцу подаются после 20-го числа текущего месяца. Исключение — акт сверки счетов. Его бумажная копия высылается раз в год в январе.

Важно! Бумажные документы отправляются почтой по указанному юридическому адресу. Отправка почтой может занимать до 10 рабочих дней.

Закрывающие документы для аккаунтов с предоплатой

Для аккаунтов с предоплатой предоставляются такие закрывающие документы:

• Счет-фактура (с НДС). Документ аналогичен счету-фактуре для аккаунтов с кредитной линией. Электронная форма документа составляется ежемесячно и датируется последним числом месяца.
• Акт сдачи-приемки услуг. Документ аналогичен акту сдачи-приемки услуг для аккаунтов с кредитной линией.
• Счет-фактур на аванс. Документ автоматически создается после каждого совершенного владельцем аккаунта платежа. В нем указывается полная сумма платежа с НДС. Номер документа начинается с буквы «А».
• Акт сверки расчетов. Документ содержит сведения обо всех взаиморасчетах между владельцем аккаунта и Google за определенный период. Этот период начинается с 1 января и не может быть более года.
• Предварительный счет. В отличие от предыдущих документов предварительный счет создается не в конце отчетного периода (месяц, год), а каждый раз, когда вы запрашиваете данные для платежа с переводом денежных средств. Для создания предварительного счета перейдите на страницу «История запросов» и нажмите «Внести платеж». Распечатайте документ для выполнения платежа.

1. Электронные версии документов. Предоставляются автоматически.

Счет-фактура за оказанные услуги, акт сдачи-приемки услуг и акт сверки расчетов за прошлый отчетный период доступны для скачивания в аккаунте с 3 по 7 число каждого текущего месяца.

Порядок получения электронных версий для остальных документов:

• Счет-фактура на аванс. Электронная версия доступна не позднее, чем через двое суток после получения вашего платежа.
• Предварительный счет. Создается вами перед осуществлением платежа.
• Условия использования. Документ можно запросить в любой момент. Доступен спустя 48 часов после регистрации аккаунта.

2. Бумажные версии документов. Документы предоставляются по запросу, доступны после создания электронной версии документа.

Для получения бумажных копий счета-фактуры за оказанные услуги и акта сдачи-приемки услуг запросы по предыдущему месяцу подаются после 20-го числа текущего месяца.

Порядок предоставления бумажных копий для остальных документов:

• Счет-фактура на аванс. Запрос на бумажную версию документа можно отправлять только через 10 рабочих дней после того, как платеж появился в аккаунте.
• Акт сверки расчетов. Бумажная копия высылается один раз в год — в январе.
• Предварительный счет. Бумажная копия не высылается автоматически. Доступна после осуществления денежного перевода.
• Условия использования. Запрос на бумажную копию можно сделать спустя 48 часов после регистрации аккаунта.

Как выглядит акт сверки

Недавно ФНС закрепила единую цифровую форму для этого документа. Но это история для тех, кто использует электронный документооборот. Да и то больше касается поставщиков услуг ЭДО. Если речь про бумажную форму, то можно использовать произвольную форму, например, которая печатается из Неба.

Кто участвует в составлении документа

Любая из сторон договора может запросить акт сверки взаиморасчётов. Его составляет бухгалтер по финансовым документам: счетам, счетам-фактурам, актам выполненных работ и т.д.

Перед отправкой документа контрагенту его подписывает главный бухгалтер, руководитель организации или другое уполномоченное лицо. Акт сверки будет иметь юридическую силу, если его подписал руководитель организации или у бухгалтера есть доверенность, которая позволяет ему подписывать все важные документы организации.

Алгоритм получения справок.

Как говорилось ранее, в п. 1 ст. 32 НК РФ упоминаются два вида справок:

• справка о состоянии расчетов по налоговым платежам;
• справка об исполнении обязанности по уплате налогов.

Административным регламентом (действует с 05.05.2020) определена следующая процедура выдачи справок налоговым органом.

* Согласно пп. 10 п. 1 ст. 32 НК РФ справка о состоянии расчетов должна быть передана учреждению в течение 5 дней, а справка об исполнении обязанности – в течение 10 дней со дня поступления в ИФНС соответствующего запроса. Эти же сроки продублированы в Административном регламенте.

** Если в письменном запросе не указан способ получения справки, она направляется налогоплательщику по почте (п. 82, 116).

Основания для оставления запроса налогоплательщика без ответа приведены в п. 18, 21 Административного регламента (п. 83, 101, 126, 138 данного документа). В их числе – отсутствие идентифицирующих сведений об учреждении, направившем запрос, отсутствие у лица, подписавшего запрос, полномочий на подобные действия, предоставление запроса, текст которого либо не поддается прочтению либо не позволяет определить суть предложения (вопроса). В этом случае налогоплательщику направляется письмо (уведомление) об отказе в предоставлении государственной услуги (п. 94, 111, 127, 139 Административного регламента).

При формировании справки об исполнении обязанности по уплате налогов запись «Не имеет неисполненной обязанности по уплате налогов, сборов, пеней, штрафов, процентов, подлежащих уплате в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах» делается в ней в случае отсутствия по данным ИФНС по состоянию на дату ее формирования недоимки, задолженности по пеням, штрафам, процентам, за исключением сумм (п. 118 Административного регламента):

• на которые предоставлены отсрочка (рассрочка), инвестиционный налоговый кредит в соответствии с налоговым законодательством;
• которые реструктурированы в соответствии с законодательством РФ;
• по которым имеется вступившее в законную силу решение суда о признании обязанности заявителя по уплате этих сумм исполненной.

Если на дату, на которую формируется обозначенная справка, за налогоплательщиком числится недоимка, задолженность по пеням, штрафам или процентам по данным хотя бы одной инспекции, то в справке будет сделана запись «Имеет неисполненную обязанность по уплате налогов, сборов, пеней, штрафов, процентов, подлежащих уплате в соответствии с законодательством о налогах и сборах» (п. 119, 136 Административного регламента).

Акт сверки взаиморасчётов — документ, который составляют две компании, чтобы согласовать платежи и понять, должен ли кто-то кому-то. Это не обязательный документ, но им часто пользуются бухгалтерские службы.

Обязан ли налогоплательщик проводить сверку расчетов с бюджетом?

Обязанность проверять состояние расчетов с бюджетом прямо не вменена ни одному из участников налоговых правоотношений: ни налогоплательщику (налоговому агенту), ни налоговому органу. Справедливость сказанного подтверждает содержание норм пп. 10 и 11 п. 1 ст. 32 НК РФ, в которых говорится об обязанности налоговых инспекторов представить налогоплательщику справку о состоянии расчетов по налогам (справку об исполнении обязанности по уплате налогов) или осуществить с ним совместную сверка расчетов с бюджетом.

Между тем отправной точкой для исполнения указанных обязанностей являются запрос или заявление самого налогоплательщика (например, бюджетного учреждения). Это также следует из вышеупомянутых норм. Причем последний вправе (но никак не обязан!) обратиться в налоговую инспекцию с подобным запросом или заявлением. Данное право налогоплательщика закреплено в п. 5.1 ст. 21 НК РФ.

Для чего нужны справки и акт сверки?

И справки (о состоянии расчетов и об исполнении обязанности), и акт сверки нужны прежде всего для выявления и устранения расхождений в сведениях о состоянии расчетов с бюджетом, которые имеются у налогоплательщика и инспекторов (что особенно актуально перед составлением отчетности по итогам года), поскольку от ошибок не застрахована ни одна из сторон налоговых правоотношений.

Более того, в регулярной проверке состояния расчетов с бюджетом заинтересованы обе стороны (несмотря на указанные выше право налогоплательщика и обязанность контролеров), поскольку такие действия позволят в дальнейшем избежать (не нужных никому) споров, связанных, например, с взысканием с учреждения налоговой задолженности.

Также поводом для получения справок или проведения сверки по налогам для учреждения могут стать следующие обстоятельства:

• Реорганизация. Согласно ч. 1 ст. 58 ГК РФ в передаточном акте или разделительном балансе должны содержаться достоверные сведения о налоговых обязательствах.
• Получение лицензий, кредитов (претенденты на получение лицензии или кредита, как правило, должны представить информацию о состоянии расчетов с бюджетом).
• Смена налоговой инспекции.
• Необходимость для внутреннего использования.

Как провести сверку по расчётам

Акт сверки составляют по одной из позиций:

• По наименованию или артикулу товара.
• По договору.
• По конкретной поставке.
• По определённому промежутку времени.

Лучше составлять акт после получения денег, закрывающих договор, или после того, как товар был поставлен.

Бывает, что акт сверки составляют при проведении инвентаризации имущества и средств организации. Обычно после проведения такой проверки обнаруживают дебиторскую или кредиторскую задолженность. По итогам инвентаризации нужно сразу составить акт сверки и отправить контрагенту.

Для чего нужны, кто может получить

Закрывающие документы — это документы, в которых обеими сторонами (рекламной системой Google Ads и рекламодателем) подтверждается факт завершения сделки.

Закрывающие документы подтверждают:

• Выполнение предмета договора.
• Завершенность сделки.
• Факт оплаты заказчиком (владельцем аккаунта) полученных услуг.

Google предоставляет закрывающие документы аккаунтам с налоговым статусом «Индивидуальный предприниматель» или «Юридическое лицо». После присвоения соответствующего статуса система автоматически ведет документооборот заказчика с учетом заданных параметров.

А что с физическими лицами?

Что надо знать, если у вас аккаунт со статусом «Физическое лицо» и вам надо получить закрывающие документы:

• Физическим лицам Google предоставляет один документ — кассовый чек. Он автоматически отправляется на электронную почту владельца аккаунта после каждой операции по оплате или возврату средств.
• Налоговый статус выбирается на этапе регистрации аккаунта и не подлежит изменению в дальнейшем. Поэтому если при регистрации вы выбрали статус «Физическое лицо», то не сможете изменить его на «Юридическое лицо» или «Индивидуальный предприниматель» и получить необходимые закрывающие документы.
• Для изменения налогового статуса заведите новый аккаунт с подходящим статусом (юрлицо или ИП). В этом случае получите закрывающие документы в новом отчетном периоде.

Как проверить налоговый статус?

Для проверки налогового статуса войдите в свой аккаунт, на панели инструментов кликните на «Инструменты и настройки». В разделе «Оплата» выберите «Настройки».

В настройках в разделе «Платежный профиль» найдите тип аккаунта.

Другие операции с закрывающими документами

Для удобства ведения бухгалтерского учета рекламодатель может выдать доступ к закрывающим документам бухгалтеру.

Условия предоставления доступа:

• Доступ может получить бухгалтер, у которого есть аккаунт в Яндексе. При этом на нем не должно быть зарегистрировано рекламных кампаний.
• Можно предоставить доступ нескольким бухгалтерам. Но один бухгалтер может быть подключен только к одному юрлицу.
• Бухгалтер не может предоставлять доступ другим бухгалтерам.

Как предоставить доступ:

Как заказать акт сверки

Акт сверки — документ, который составляется для сверки взаиморасчетов между рекламодателем и Яндекс.Директом за определенный период. Регулярные акты сверки формируются по окончанию месяца, квартала и года.

Акт сверки отправляется в формате PDF на электронную почту после 10-го числа следующего месяца.

Порядок действий для получения регулярных актов сверки:

1. Зайдите на страницу «Акты» в Яндекс.Балансе.

2. Внизу страницы нажмите «Заказать регулярный бухгалтерский акт сверки».

3. В открывшемся окне установите период формирования актов (ежемесячно, ежеквартально или в конце года).

4. Укажите плательщиков, для которых нужно создавать акты сверки.

5. Нажмите кнопку «Заказать».

В Яндекс.Балансе вы можете сформировать акт сверки за любой период по всем плательщикам.

Как это сделать:

• Перейдите на страницу «Акт сверки онлайн».
• Укажите период, за который хотите получить документ в электронном виде.
• Нажмите кнопку «Вывести». Также вы можете загрузить отчет в формате Excel. Для этого кликните на ссылку «Расширенный отчет в формате Excel».

Использование отчета «Сверка данных счетов-фактур»

После настроек заходим в отчет и проваливаемся во вкладку «Запросы поставщикам», выбираем «Все» (эти три пункта классифицируют запросы: в первом отразятся те, которые вы сочтете требующими внимания, во втором уже запрошенные, в третьем – все), появляется список контрагентов; в нем выбираем период, контрагента, указываем его электронную почту и кликаем «Запросить реестры». Запрос отправляется на почту поставщика, и он высылает нам файл с данными.

Для того чтобы узнать, получен ли файл, заходим во вкладку «Ответы поставщиков» и щелкаем по значку обновления (закругленная зеленая стрелка). Полученный файл загружаем в программу: выбираем поле «Незагруженные» и кликаем «Загрузить».

Обратите внимание: один и тот же контрагент с одинаковыми КПП и ИНН может быть заведен в базе два раза, например, если он проходит как поставщик и как покупатель, или по иной причине. В этом случае программа выдаст сообщение: «Обнаружена ошибка при загрузке реестров поставщиков». Чтобы исправить эту ошибку, заходим в наш почтовый ящик, открываем письмо с файлом и сохраняем вложение в какую-нибудь папку. Далее выбираем вкладку «Загруженные», в правом углу экрана нажимаем «Еще» – «Загрузить из файла», выбираем сохраненный из почты файл, далее выбираем «Загрузить реестр».

Теперь можем приступать непосредственно к сверке. Переходим во вкладку «Сверка», выбираем период, контрагента и нажимаем «Сверить». Если у вас вверху появившейся таблицы есть зеленая строка с надписью: «Расхождений данных поставщика с нашими данными не обнаружено», то можно вздохнуть спокойно – ваши книги идентичны. Если появилась красная строка с надписью: «Обнаружены расхождения данных поставщика с нашими данными. Показать», переходим к соседнему полю «С расхождениями». Ошибка может быть в номере, дате, сумме. Отчет покажет документ, который есть у вас, но его нет у поставщика, либо он есть у поставщика, а не у вас. Например, в отчете отразилось два документа – ваш и поставщика, даты совпадают, сумма тоже, а вот номер у вас отличается. Щелкаем по этому документу и проваливаемся в него, вносим необходимые правки, проводим, закрываем, и повторно нажимаем «Сверить». В итоге, делаем с каждым обнаруженным расхождением, пока не покажется зеленая полоса с надписью об отсутствии расхождений.

Виды закрывающих документов в Директе (и как их получить)

Яндекс.Директ предоставляет следующие бухгалтерские документы юрлицам и ИП:

• счет на оплату;
• акт об оказанных услугах;
• счет-фактура.

Счет на оплату

Документ является основанием для оплаты рекламодателем услуг.

Как найти счет:

• Зайдите на страницу «Счета» в Яндекс.Балансе.
• Укажите тип даты. Счета можно искать по дате выставления и по последней оплате.
• Выберите период, за который хотите найти счета. Для этого кликните на кнопки «развернуть список» напротив полей «С» и «По». В календаре выберите даты начала и окончания периода.
• Воспользуйтесь расширенным поиском, если хотите найти счет по номеру, статусу, сервису, номера заказа и другим параметрам.

Нажмите «Показать счета». Система сформирует таблицу с результатами поиска, в которой будет представлен счет.

Пример счета в Яндекс.Директе

Акт об оказанных услугах и счет-фактура

Акт об оказанных услугах — первичный учетный документ, который подтверждает факт оказания услуг Яндекс.Директом юрлицу или ИП. Содержит данные о стоимости и объеме услуг.

Счет-фактура формируется на основании составленного акта.

Акт и счет-фактура формируются отдельно по каждому счету. Происходит это, когда Яндекс.Директ выполнил свои обязательства перед рекламодателем и оказал услугу в рамках выставленного счета на оплату. Например, если счет был выставлен и оплачен на 50 тыс. руб., то как только вы израсходуете эти деньги, это станет основанием для формирования акта.

Но не всегда окончание календарного месяца совпадает с полным выполнением обязательств Яндекс.Директа перед рекламодателем по счету. В этом случае по окончании месяца система предоставляет клиенту:

• промежуточный акт и счет-фактуру — на сумму фактически израсходованных средств;
• авансовый счет-фактуру на сумму счета.

Эти документы передаются в бухгалтерию. Далее уже, по факту выполнения обязательств, система отправляет акт и счет-фактуру на всю сумму.

Обратите внимание, что номер и название рекламной кампании в акте и счете-фактуре не указываются.

Порядок предоставления счетов, актов и счета-фактуры

• Система автоматически отправляет рекламодателю копии документов на электронную почту. Бумажные оригиналы отправляются по юридическому адресу компании.
• Электронные копии актов и счетов отправляются на электронную почту раз в неделю по вторникам. Они полностью совпадают с оригиналами документов, но не имеют подписей и печатей.
• Бумажные оригиналы счетов, актов и счетов-фактур отправляются спустя 3–5 дней после электронной рассылки.

Важно! Некорректно указанный юридический адрес — одна из причин задержки в получении бумажных документов. Поэтому убедитесь, что в Яндекс.Балансе верно указан юридический адрес, и у вас есть возможность получать почту по нему (это особенно актуально для арендованных адресов).

Для компаний на ЭДО документы доступны только в системе электронного документооборота. В этом случае Яндекс.Директ не отправляет закрывающие документы по электронной почте или Почтой России.

Как заказать оригиналы документов

Оригиналы документов автоматически отправляются на юридический адрес, который указывает юрлицо или ИП во время регистрации аккаунта.

Для избежания задержек и проблем при получении документов рекламодателю стоит созвониться с отделом бухгалтерии Яндекса и подтвердить свои почтовые реквизиты.

Вся история взаиморасчетов между рекламодателем и Яндексом хранится в Яндекс.Балансе. В своем кабинете вы можете не только находить счета и акты за определенное число, но и заказывать оригиналы документов вручную. Это нужно, например, в случае их утери бухгалтерией и других форс-мажорных обстоятельств.

Порядок заказа оригиналов документов:

• Зайдите на страницу «Акты».
• Установите период, за который хотите получить документы.
• Выберите данные поиска в расширенном поиске. Обязательно укажите плательщика. Для сужения поиска заполните такие поля: номер акта или номер счета, вид договора, название сервиса, тип оплаты.
• Нажмите «Вывести».

В форме «Заказать оригиналы документов» закажите оригиналы для всех или для определенных документов. В первом случае в результатах поиска выберите «Получить все оригиналы», во втором — выберите «Получить выбранные оригиналы» и отметьте нужные акты.

Система обработает заказ в течение трех рабочих дней. Оригиналы закрывающих документов будут отправлены по указанному почтовому адресу.

Важно! Электронные копии документов идентичны оригиналам и имеют те же номера, даты и суммы. Поэтому для избежания задержек в заполнении бухгалтерской отчетности используйте информацию из копий закрывающих документов.

Как заказать копии актов на электронную почту

Заказ копий актов также осуществляется в Яндекс.Балансе на странице «Акты». Копии документов отправляются на электронную почту.

Алгоритм поиска нужных документов такой же, как и при поиске оригиналов:

• Укажите период, за который хотите получить отчетность. Максимальный период получения отчетности — не более одного квартала.
• В расширенном поиске обязательно укажите плательщика. При необходимости введите номер акта или номер счета, вид договора, название сервиса, тип оплаты.
• Нажмите кнопку «Вывести». В результатах поиска отметьте документы, которые хотите получить.

Документы на электронную почту отправляются в формате PDF. В одном письме может быть находиться до 10 документов. Если вы отметили большее количество документов, то система отправит несколько писем.

Для отправки копий документов укажите свой электронный адрес и введите капчу. Система отправляет документы в течение одного дня после их заказа.

Вы можете получить закрывающие документы за прошедший день последнего месяца после сверки всех сформированных счетов и актов за отчетный период. Обычно сверка проводится с 1 по 6 число текущего месяца.

Алгоритм получения акта сверки.

Акт сверки расчетов по налогам, в отличие от справок, в которых указываются данные только из карточек РСБ налоговиков, является двусторонним документом, так как в нем отражается информация каждой из сторон.

Срок проведения сверки и оформления акта по ней при отсутствии расхождений между данными налогового органа и налогоплательщика не должен превышать 10 рабочих дней. При выявлении расхождений – не более 15 рабочих дней. В установленных сроках не учитываются дни на доставку актов сверки налогоплательщикам по почте (п. 3.1.2 Регламента, п. 14 Временного порядка).

Как упоминалось ранее, инициатором проведения сверки расчетов в равной степени могут быть как налогоплательщик (учреждение), так и контролеры.

Если проверку инициирует инспекция, то она формирует акт, основываясь на своих сведениях, и направляет его для согласования налогоплательщику.

Акт сверки подписывается, чтобы выявить и устранить расхождения в расчетах между налогоплательщиком и инспекцией. Нормы Налогового кодекса не дают налоговикам права составить акт по собственной инициативе или отказаться от его подписания (см. Постановление АС МО от 14.03.2019 № Ф05-1914/2019 по делу № А41-45928/2018).

Если сверку инициирует налогоплательщик, то он подает в инспекцию соответствующее заявление в произвольной форме (поскольку форма его не установлена законодательно) лично или по почте (п. 3.4.1 Регламента).

Получив заявление, инспекция должна сформировать акт сверки расчетов по налогам на основе имеющихся у нее данных о начисленных и уплаченных налогах (пенях, штрафах) в течение 5 рабочих дней (п. 3.4.3 Регламента, п. 18 Временного порядка).

Дальнейшие действия налогоплательщика при сверке расчетов по налогам (не зависящие от того, кто именно инициировал проведение сверки) таковы.

По результатам сравнения данных из акта проверки, направленного налоговым органом, со сведениями, имеющимися у налогоплательщика, возможны два варианта развития событий.

• Расхождения в сведениях не выявлены. В этом случае акт сверки подписывается обеими сторонами. Один экземпляр акта будет находиться у налогоплательщика, другой – в налоговом органе (п. 3.4.5 Регламента).
• Выявлены расхождения в сведениях. В этом случае вначале устанавливаются причины расхождений. Они могут быть обусловлены рядом причин, например:

• ошибками или неточностями, допущенными налогоплательщиком при отражении в учете начисления и уплаты налогов (пеней, штрафов). Подобные расхождения устраняются внесением корректировок в учет налогоплательщика;
• ошибками, допущенными при заполнении платежных поручений. Большая часть таких ошибок исправляется путем подачи в инспекцию заявления об уточнении платежа (абз. 2 п. 7 ст. 45 НК РФ). Если в платежных документах были неправильно указаны счет Федерального казначейства или наименование банка получателя, налог придется уплатить заново (пп. 4 п. 4 ст. 45 НК РФ).

После устранения выявленных расхождений составляется новый акт, который подписывается обеими сторонами.

Если расхождения устранить не удалось, в акте сверки делается пометка, что расхождения не устранены. Отсутствие такой оговорки в акте будет означать согласие налогоплательщика с отраженной в акте недоимкой (п. 22 Постановления Пленума ВАС РФ от 22.06.2006 № 25).

Между тем такой акт предназначен только для информирования плательщика о состоянии его расчетов и не подлежит возврату в налоговый орган с заполненными графами «Данные налогоплательщика», «Расхождения», «Результаты совместной сверки». Он не подлежит возврату в инспекцию в целях проведения совместной сверки расчетов по налогам, сборам, страховым взносам, пеням, штрафам, процентам в электронной форме (п. 2.22 Методических рекомендаций). Поэтому в случае несогласия с данными, отраженными в электронном акте, для проведения полноценной сверки и устранения расхождений целесообразным будет снова подать заявление о проведении сверки, но уже на бумажном носителе.

Как создать акт в Эльбе

Например, если у ИП в Эльбе есть исходящая накладная, входящий акт и поступление в разделе «Деньги» от одного ООО, то акт сверки будет выглядеть так:

По этому акту ООО должен ИП 119 400₽, и если ООО его подпишет, то согласится с задолженностью.

Статья актуальна на 

24.01.2023

Настройка сервиса «Сверка данных счетов-фактур»

Сервис «Сверка данных учета НДС» находится во вкладке «Покупки», подраздел «Расчеты с контрагентами». Появился он в программе «1С» уже довольно давно, но почему-то не стал широко известен. На мой взгляд, в плане помощи при подготовке к сдаче НДС – это один из самых полезных сервисов. Например, у нас есть поставщик, с которым в квартал проходит до 5000 операций. Если сверять суммы операций получается, то сверять данные счетов-фактур в каждом поступлении было бы очень непросто.

Чтобы упростить задачу, заходим в отчет, выбираем «Настройки».

Далее настраиваем учетную запись: указываем электронную почту, на которую должны приходить файлы и имя отправителя. После этого переходим к настройкам сервера, если они не были определены автоматически, а такое может быть, если вы используете корпоративную почту, тогда обратитесь к сотруднику технической поддержки вашей организации. Проверьте, чтобы все три вкладки были заполнены («Отправка писем», «Получение писем», «Прочие настройки»).

Каждый месяц мы начинаем сверять взаиморасчеты, используя акт сверки. Отчет этот настолько привычный, что можно упустить новые возможности, которые разработчики реализуют в программе.

В программе «1С:Бухгалтерия 8», ред. 3, акт сверки находится в разделе «Продажи» – «Расчеты с контрагентами».

Во-первых, нужно проверить, какие счета учета расчетов выбраны и, если нужно, добавить требуемые или удалить ненужные, а далее сверять отдельно покупки и продажи. Это удобно в том случае, если у вас много операций с одним контрагентом, например, по продаже и всего пара операций покупок у него же. Выискивать эту пару в огромном акте сверки долго, проще сформировать акт по 60 счету.

Во-вторых, в акте сверки можно выводить счета-фактуры.

Сверить суммы в счете-фактуре покупателя или поставщика с вашими не получится, но вы увидите, что они у вас тоже есть (или есть у вашего клиента) и вовремя начнете бить тревогу, если их нет.

В-третьих, можно сформировать акт в разрезе договоров. Для многих фирм и ИП это очень важно, так как учет ведется по нескольким договорам сразу.

Как сделать акт сверки

Общепринятой стандартной формы составления акта нет. Документ оформляют в свободной форме или по собственному шаблону.

Обычно акт состоит из вводной части, в которой указывают название документа, дату его составления, назначение и реквизиты организаций, которые его подписали, и таблицы, в которых указывают даты перечисления денег и поступления товаров, реквизиты подтверждающих документов, суммы дебета и кредита.

Акт распечатывают в двух экземплярах. Каждая из сторон получает свой.

Подписанные и заполненные акты направьте контрагенту. Контрагент проверяет информацию, указанную в документе. Если расхождений нет, то контрагент подписывает акт, один экземпляр оставляет себе, второй — отправляет обратно.

С 2016 года документы можно не заверять печатью. Но лучше это сделать, потому что без печати акт сверки будет недействителен в суде.

Чтобы вторая сторона скорее подписала акт сверки, укажите сроки, в которые контрагент должен вернуть второй экземпляр обратно.

Как часто сверяться

Здесь все зависит от объема и количества сделок. Можно делать акт сверки 1 раз в год вместе с бухгалтерским балансом, чтобы убедиться в точности всех цифр. В балансе имущество и финансы компании отражены в пассивах и активах. И сумма активов должна быть равна сумме пассивов. Например, в балансе указано, что контрагенты должны вам 1 миллион, но в реальности этих денег может и не быть.

Но если сделок много, то сверяться лучше чаще. Наш клиент занимается розничной торговлей продуктами. Ежедневно магазины принимают 25-30 поставок продуктов и наши специалисты делают акт сверки с каждым поставщиком каждый месяц. Во-первых, так проще. Если делать раз в квартал, то можно банально запутаться в данных. Во-вторых, при таком количестве сделок лучше оперативно находить расхождения.

Например, поставщик привозит 50 пакетов молока, но продавец делает вычерк в накладной, так как 1 пакет поврежден. Водитель подписывает вычерк (это зафиксировано на бумаге), но забывает сообщить об этом своей компании. Акт сверки помогает устранить все эти неточности и показать, что магазин должен деньги за 49 пакетов, а не 50. За квартал таких ошибок накопится сотни и будет затруднительно все это утрясать.

Вы можете отдать сверку на аутсорсинг, чтобы не терять свое время и избежать ошибок. Небо часто оказывает такую услугу своим клиентам. Стоимость зависит от количества контрагентов и частоты проведения.

Некоторые клиенты задают вопрос, что будет, если  контрагенты не хотят платить и делают все, чтобы не выйти на контакт? Например, так поступают крупные ретейлеры, чтобы максимально долго держать деньги в обороте.

Если акт сверки показывает расхождение, то мы 2-3 раза запрашиваем необходимые документы. Если ответа нет, то передаем эту задачу менеджерам на стороне заказчика. Они уже вместе с руководством пытаются достучаться до должника. Такого взаимодействия достаточно, чтобы  снять 80% работы с заказчика, и эффективно решать задачу сверки.

Закрывающие документы в Директе

Закрывающие документы Яндекс.Директа подтверждают факт завершения сделки между системой и рекламодателем. Система формирует и отправляет документы автоматически.

Закрывающие документы нужны для подтверждения:

• Выполнения обязательств сторонами.
• Юридической легальности и завершенности сделки.
• Затрат рекламодателя — для составления отчетности.

В Яндекс.Директе получить закрывающие документы могут индивидуальные предприниматели (ИП) и юридические лица.

После регистрации в системе ИП или юрлица работают по двустороннему договору-оферте. Этот договор вступает в силу между сторонами с момента оплаты рекламодателем первого счета на услугу. Он обладает полной юридической силой и не требует подписания.

Распространенная ошибка рекламодателей — неправильный выбор организационно-правовой формы на этапе регистрации аккаунта.

Если ваш аккаунт зарегистрирован на физическое лицо, то вам надо знать следующее:

• Яндекс.Директ не предоставляет физическим лицам закрывающих документов, таких как счет и акт.
• Кассовый чек — единственный документ, который получает физлицо от системы. Этот документ отправляется на электронную почту и подтверждает оплату услуги.
• Для получения бухгалтерских документов физическое лицо должно зарегистрировать новый аккаунт на юрлицо или ИП.

Внимательно заполняйте анкету во время регистрации. Укажите свою страну и выберите организационно-правовую форму. Внесите данные об организации, укажите платежную информацию, юридический и почтовый адрес, контактное лицо, представителя, информацию о сайте или приложении.

С момента подтверждения регистрации система начнет автоматически формировать и отправлять документы на указанный адрес. Договор-оферта будет акцептован после оплаты счета на услуги системы.

Как получить закрывающие документы в Click

Индивидуальные предприниматели и юридические лица получают в Click.ru все необходимые закрывающие документы для бухгалтерии — не только по Google Ads, но и другим рекламным системам (Яндекс.Директ, ВК, myTarget).

После регистрации в системе юридическое лицо начинает работать по договору-оферте. Этот договор не подписывается и не заверяется печатью. Если пользователю необходимо получить договор с печатями и подписями, то между ним и Click.ru заключается двусторонний договор. Он заключается в письменном виде, имеет подписи руководителей и мокрые печати.

Click.ru предоставляет такие закрывающие документы:

• Счет-фактура за оказанные услуги.
• Акт сдачи-приемки услуг.
• Акт сверки счетов.

Порядок получения закрывающих документов в Click.ru:

• Документы формируются в системе не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.
• Электронные версии документов доступны в аккаунте системы.
• Оригиналы документов вы получаете тем способом, который указали при регистрации юридического лица. Доступно два способа: по почте на адрес юр.лица или в офисе Click.ru в Москве.

Как посмотреть закрывающие документы

Вариант 1. Через профиль пользователя:

Пролистайте страницу профиля вниз. В разделе «Участники расчетов» зайдите в отчетные документы. Для этого кликните на ссылку «Посмотреть».

На странице «Документы» выберите участника расчетов и задайте период, за который хотите посмотреть документы.

Например, вам надо посмотреть отчетные документы. В разделе «Отчетные документы» кликните на доступные ссылку в столбце «Период». Развернется список с доступными документами. Кликните на ссылку, которая ведет к нужному документу (Столбец «Тип документа»).

Вариант 2. Через главное меню аккаунта. Для этого кликните на «Финансы» и перейдите в «Отчетные документы».

Далее вы перейдете в раздел «Документы», в котором можете просматривать документы за нужный период и распечатывать их.

Подключайтесь к Click. ru — получайте закрывающие документы в режиме единого окна

Вы можете сразу получить весь комплект документов для бухгалтерии для кампаний в Google Ads, Яндекс.Директе, ВКонтакте и myTarget.

Экономьте время и пользуйтесь другими преимуществами от управления кампаниями через Click.ru:

• Автоматизированные инструменты для быстрого запуска кампании. Сервис предлагает инструменты медиапланирования для быстрого сбора ключевых слов и минус-слов, парсер Wordstat для сбора частотностей слов, парсер фраз-ассоциации для расширения семантики, генератор объявлений и другие инструменты.
• Автоматическое управление ставками в Яндекс.Директе. Автобиддер назначает ставки так, чтобы вы получали заданный процент трафика.
• Повышение качества объявлений и оптимизация кампаний с помощью Рекомендатора Google Ads. Получайте рекомендации по подбору ключевиков и минус-слов, корректировке заголовков, текстов и ссылок объявлений, корректировке ставок на устройствах.
• Вознаграждение до 18%. Ведите кампании в Google Ads и Яндекс.Директе через Click.ru и получайте вознаграждение до 12% от рекламного оборота; вознаграждение по кампаниям в myTarget и ВКонтакте — до 18%.

Есть ли у акта сверки юридическая сила?

Нет, акт сверки по российским законам не является документом с юридической силой. Суды, в первую очередь, принимают во внимание акты и накладные, то есть первичные документы. Акт сверки будет лишь дополнением, а без «первички» и вовсе бумажкой без силы. Но есть нюанс.

Есть такое понятие — срок исковой давности. Если вам должны, то есть 3 года, чтобы взыскать долги. И если вы убедите контрагента подписать акт сверки, то срок исковой давности начнет отсчитываться с даты акта сверки.

И тут есть лайфхак из реальной жизни: например, крупная компания 2,5 года не оплачивала долг поставщику. Торговый представитель поставщика пришел к сотрудникам этой компании и уговорил подписать акт сверки. Для подписи нужен сотрудник с печатью. Например, в этом случае печать была у продавца. Суть в том, что подписанный акт сверки,продляет время для взыскания долга.

Вместо заключения.

Итак, проведение сверки расчетов по налогам не является обязательной процедурой. Однако подобное мероприятие позволяет своевременно выявить и устранить расхождения в сведениях о состоянии расчетов с бюджетом, которые имеются у налогоплательщика-учреждения и налогового органа. Ведь вернуть или зачесть налоговую переплату учреждение вправе лишь в течение трех лет (со дня уплаты налога или со дня, когда оно узнало или должно было узнать о факте излишнего взыскания налога). После истечения срока исковой давности решить вопрос о возврате или зачете переплаты намного сложнее. (Кстати, аналогичный трехлетний срок ст. 48 НК РФ установлен для взыскания налоговой недоимки.)

В то же время справка (о состоянии расчетов по налоговым платежам или об исполнении обязанности по уплате налоговых платежей) или акт сверки не являются безусловным основанием для возврата (зачета) налоговой переплаты (см. Постановление АС ПО от 18.08.2017 № Ф06-23272/2017 по делу № А55-18404/2016). Названные документы лишь указывают на наличие переплаты, но не доказывают факт и момент ее возникновения. Для ее возврата необходимы убедительные доказательства факта и момента излишней уплаты (взыскания) налога.

Примеры из арбитражной практики свидетельствуют о том, что наличие переплаты по налогу должно быть подтверждено следующими документами (см., например, Определение ВС РФ от 28.07.2016 № 305-КГ16-8620 по делу № А40-135619/2015):

• решение о начислении налогов, пени, штрафа;
• платежные документы, инкассовые поручения, подтверждающие перечисление со счета налогоплательщика денежных средств в бюджет.

Если же налогоплательщик не представит указанные документы, то ему, скорее всего, откажут в возврате (зачете переплаты). Об этом свидетельствует, например, Постановление АС МО от 12.02.2018 № Ф05-19042/2017 по делу № А40-10733/2017.